“ClickUp transforma la productividad empresarial al conectar equipos, procesos e inteligencia artificial”

Entrevista a Mary Bornaghi, Partner & Channel Account Manager de ClickUp y José Ignacio Camarena, CEO de Right Decisions y Partner Certificado de ClickUp

1. ¿Qué es ClickUp y por qué es distinto a otras herramientas de productividad que ya usan las empresas?

Mary Bornaghi (M.B.): ClickUp es una plataforma que reúne en un solo lugar todo lo que un equipo necesita para trabajar: proyectos, tareas, documentos, comunicación, objetivos, conocimiento e inteligencia artificial. Lo que nos diferencia es que todo está conectado y la IA tiene acceso al contexto real del trabajo. No es una IA genérica: entiende los proyectos, procesos y datos del equipo, y ofrece respuestas y acciones mucho más relevantes.

2. ¿Por qué ClickUp es una buena opción para grandes compañías? ¿Es también adecuada para pymes y startups? ¿Qué le dirías a aquellos que aún gestionan proyectos con email, WhatsApp y hojas de cálculo?

(M.B.): ClickUp escala tanto para grandes empresas como para pymes y startups. En organizaciones grandes aporta gobernanza, permisos y visibilidad entre equipos; para empresas pequeñas, permite centralizar el trabajo en una sola plataforma. Y a quienes siguen trabajando con email, WhatsApp y Excel les diría algo muy sencillo: el problema no es solo la herramienta, es la falta de visibilidad. Centralizar quién hace qué, cuándo y cómo es el primer paso.

3. Desde tu experiencia en ClickUp, ¿por qué es importante no solo elegir una buena plataforma, sino diseñar bien su implantación?

(M.B.): Una buena plataforma mal implantada puede generar frustración y acabar afectando a la adopción. Antes de configurar nada, hay que entender cómo trabaja realmente cada equipo: qué funciona, qué no y qué información necesitan compartir. Después se diseña la estructura, se forma a los usuarios y se acompaña el cambio. Un partner certificado, como Right Decisions, ayuda a acelerar la adopción, simplificar el proceso y evitar que una buena herramienta termine infrautilizada.

4. Desde Right Decisions acompañáis a empresas en la adopción de ClickUp. ¿Cómo ayudáis a las organizaciones a definir y mantener buenos flujos de trabajo?

José Ignacio Camarena (J.C): Nuestro punto de partida es entender el negocio, no la herramienta. Nos sentamos con cada equipo, analizamos sus procesos reales y diseñamos una estructura que facilite la colaboración sin añadir complejidad innecesaria. Después acompañamos la formación, recogemos feedback y ajustamos lo necesario. El objetivo es que ClickUp se integre realmente en la forma de trabajar de la organización, y no sea simplemente una herramienta impuesta desde arriba.

5. ClickUp incluye IA y automatización. ¿Cuáles son los usos de IA que más impacto real están teniendo en equipos de marketing, ventas, operaciones o RRHH?

(M.B): Los casos con más impacto son resumir reuniones y documentos, generar contenidos y encontrar información dentro del conocimiento de la empresa. En ventas, por ejemplo, la IA puede preparar un briefing de una cuenta antes de una llamada; en marketing, adaptar contenidos a distintos canales; y en operaciones o RRHH, responder preguntas sobre procesos y políticas. La clave, que la diferencia de otras soluciones del mercado, es que la IA de ClickUp no trabaja en el vacío: tiene acceso al contexto real del equipo.

6. Muchas empresas piensan que “ya se apañan solas”. ¿Qué errores típicos veis cuando intentan implantar ClickUp sin acompañamiento y qué consecuencias tienen?

(J.C): Hay tres errores muy habituales. El primero es trasladar exactamente a ClickUp lo que ya hacían antes, sin cuestionar si ese proceso funciona realmente. El segundo es crear desde el principio una estructura demasiado compleja, con demasiados campos, automatizaciones y vistas. Y el tercero es centrarse en la configuración técnica y olvidar que las personas necesitan formación y tiempo para cambiar hábitos. El resultado puede ser una plataforma muy potente que el equipo utiliza solo parcialmente o termina abandonando. El acompañamiento ayuda a priorizar, simplificar y hacer que la adopción sea progresiva y sostenible.

7. ¿Podrías poner un ejemplo práctico, aunque sea anonimizado, de una empresa española en la que la intervención del consultor haya sido decisiva?

(J.C.): Un caso representativo es el de una empresa mediana con varios departamentos que empezó utilizando la solución para gestionar tareas, pero cada equipo lo había configurado de una manera diferente. No había suficiente visibilidad entre áreas y los equipos seguían dependiendo del email para coordinarse. Nuestro trabajo fue analizar los procesos comunes, diseñar un modelo compartido respetando las particularidades de cada departamento y crear dashboards y automatizaciones para conectar la información. El objetivo no era simplemente configurar la solución, sino conseguir que la herramienta respondiera a las necesidades reales del negocio.

Así, ClickUp pasó de ser una herramienta más a formar parte de la forma habitual de trabajar de la organización.

8. Para cerrar, mirando a los próximos 2–3 años, ¿cómo creéis que va a evolucionar el trabajo en las empresas españolas y qué papel jugarán plataformas como ClickUp y la figura del partner?

(M.B): En los próximos dos o tres años, la IA va a dejar de ser algo que utilizamos puntualmente y estará cada vez más integrada en el trabajo diario.

En ClickUp ya lo estamos viendo: la IA puede resumir, buscar, generar contenido y automatizar tareas dentro del mismo entorno donde ocurre el trabajo. El verdadero valor está en hacerlo con contexto, conectando la IA con la información real de la empresa. Eso permitirá trabajar con menos tareas manuales y tomar decisiones con más información.

(J.C.): Y para que esa transformación funcione, las empresas necesitarán adaptar sus procesos, formar a sus equipos y gestionar el cambio. La tecnología avanza muy rápido, pero las organizaciones necesitan tiempo para incorporarla de forma sostenible. Nuestro papel como partner certificado será cada vez más el de traductor: convertir las capacidades de la tecnología en formas de trabajar concretas, sencillas y alineadas con los objetivos del negocio.