La madurez SAP no se improvisa: cuándo y cómo construir un equipo interno

Por qué no todas las empresas necesitan un equipo SAP desde el primer día

En la carrera por la eficiencia y la escalabilidad, muchas empresas ven en SAP una palanca decisiva para su transformación digital. Sin embargo, el reto no termina con la implementación. La verdadera diferencia se juega en cómo se gestiona, evoluciona y aprovecha el sistema a lo largo del tiempo.

“No todos necesitan un equipo SAP interno desde el día uno”, afirma Robert Huertas, Director de Servicios Gestionados SAP en VISEO, quien lleva más de dos décadas acompañando a organizaciones de distintos sectores en ese camino. Su experiencia deja clara una lección: el éxito no depende solo de la tecnología, sino de cómo se alinean los procesos, las personas y las buenas prácticas.

Del diagnóstico a la transformación: identificar los “gaps” ocultos

Según Huertas, uno de los errores más comunes es intentar adaptar SAP a los procesos existentes sin revisar si estos siguen siendo los adecuados. “Muchas organizaciones buscan que el sistema se amolde a su forma de trabajar, cuando debería ser al revés. SAP incorpora años de mejores prácticas que, si se aprovechan bien, pueden transformar completamente la eficiencia operativa”, explica.

Detectar esas desviaciones —los llamados “gaps”— requiere una mirada metódica: entrevistas con áreas clave, análisis de procesos y comprensión profunda del negocio. Los puntos críticos suelen repetirse: metodologías de trabajo obsoletas, falta de documentación y equipos internos con bajo nivel de especialización.

Donde realmente se ahorra: conocimiento, no solo costes

El ahorro en SAP no se mide solo en euros. “Cuando los flujos están bien definidos, documentados y automatizados, los problemas se resuelven más rápido y los equipos ganan autonomía”, apunta Huertas. La colaboración estrecha entre el partner y el cliente permite que los equipos internos adquieran conocimiento, filtran mejor las incidencias y reducen la dependencia del soporte externo.

Ese cambio cultural, más que tecnológico, es el que termina consolidando la eficiencia a largo plazo.

Outsourcing o equipo propio: una cuestión de madurez

No existe una fórmula única. Para Huertas, el tamaño y el grado de madurez de la organización son los factores que determinan si conviene tener especialistas SAP inhouse o externalizar.

“Para una empresa en crecimiento, contar con un partner externo que acompañe la evolución de la solución suele ser más rentable y flexible. En cambio, cuando la operación se estabiliza y el volumen de transacciones crece, tiene sentido construir un equipo interno más robusto”, comenta.

Monitorizar los procesos críticos y aplicar mejoras estructurales redujo los problemas recurrentes y liberó tiempo para proyectos estratégicos

En cualquier caso, la clave está en no perder el control del conocimiento. Documentar y transferir continuamente lo aprendido evita la dependencia total del proveedor y prepara a la empresa para la siguiente fase de su evolución digital.

De la reacción a la prevención

Un ejemplo claro lo vivieron con una compañía del sector transporte que operaba bajo un modelo puramente reactivo. “Su gestión SAP se basaba en apagar incendios”, recuerda Huertas. Al adoptar un enfoque gestionado con foco en la mejora continua, el cliente pasó de resolver incidencias a prevenirlas. “Monitorear los procesos críticos y aplicar mejoras estructurales redujo los problemas recurrentes y liberó tiempo para proyectos estratégicos”, añade.

Lo que no se debe subestimar

En su experiencia, el error más costoso suele ser dimensionar mal el servicio. “A veces las empresas se centran solo en el precio y no en el nivel de cobertura que realmente necesitan: horarios, experiencia o herramientas preventivas. Y eso termina saliendo más caro a medio plazo.”

Su consejo es directo: definir los objetivos desde el inicio y elegir un partner con flexibilidad y visión a largo plazo. Porque el verdadero valor no está en mantener el sistema funcionando, sino en hacerlo evolucionar junto con el negocio.

Robert Huertas, Director de Servicios Gestionados SAP en VISEO