Automatizar procesos para impulsar la productividad

Automatizar procesos se ha consolidado como una palanca clave para que las organizaciones ganen productividad, reduzcan costes y mantengan la agilidad en un entorno cada vez más competitivo. No se trata solo de robotizar tareas repetitivas, sino de rediseñar los flujos de trabajo para liberar el potencial creativo y estratégico de los equipos humanos, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor. En este contexto, el encuentro patrocinado por Yooz e IFS puso el foco en cómo identificar cuellos de botella, elegir las tecnologías adecuadas y aprovechar la inteligencia artificial para convertir la automatización en un verdadero motor de escalabilidad y resiliencia empresarial.

En opinión de Gonzalo Valle, Customer Success Director en IFS, «el grado de automatizar procesos varía enormemente según el sector y la naturaleza de la empresa. La industria manufacturera, especialmente automoción, electrónica, farmacéutica, alimentación y logística y distribución, presenta un nivel muy maduro gracias al uso intensivo de robots y sistemas de control, mientras que muchas compañías de servicios mantienen procesos críticos aún poco automatizados, sobre todo en la prestación efectiva del servicio al cliente».

Según Christian Muñoz, Product Evangelist en Yooz, «también es determinante el tamaño de la organización. Los grandes grupos empresariales suelen disponer de recursos y proyectos para automatizar en profundidad sus procesos, pero en las pymes los niveles de automatización son mucho más desiguales, a pesar de que el 87% de las empresas españolas declara tener algún proceso automatizado, dato que oculta grandes diferencias por áreas internas».

​Departamentos avanzados y áreas rezagadas al automatizar procesos

El portavoz de Yooz subrayó que la automatización no avanza al mismo ritmo en todos los departamentos. Marketing y ventas han adoptado desde hace años herramientas automatizadas, mientras que las áreas financieras han quedado habitualmente en segundo plano, con flujos todavía manuales pese a ser muy repetitivos y críticos para el negocio.

Muñoz destacó que “procesos como las cuentas a pagar siguen siendo, en muchos casos, de los últimos en automatizarse, pese a su gran impacto operativo y de control. Buena parte de las compañías llega a proyectos de automatización financiera empujada por la presión de los inversores y del comité de dirección, que demanda información casi en tiempo real y mayor visibilidad sobre la situación económica”.

Por su parte, el representante de IFS identificó algunos factores decisivos para que un proyecto de automatización prospere y genere el retorno esperado. En su opinión, “el primero es contar con una visión estratégica clara, alineada con los objetivos del negocio y con un patrocinio explícito de la dirección, evitando iniciativas dispersas sin respaldo ejecutivo”. Además, Valle insistió en “la importancia de priorizar los procesos adecuados: aquellos muy repetitivos, de alto volumen, propensos al error y donde el retorno sea tangible y medible. A esto suma una gestión del cambio sólida, que incluya a quienes deciden, a quienes operan las herramientas y a los equipos que deberán utilizar los nuevos flujos automatizados en el día a día”

Tecnología, datos y sistemas legacy

Entre los factores de éxito al automatizar procesos, Valle destaca la gobernanza del dato y la ciberseguridad, “ya que la automatización suele cruzar entornos IT y OT y exige datos fiables, bien gestionados y protegidos, especialmente cuando se incorporan capacidades de inteligencia artificial. Otro elemento crítico es la elección tecnológica: apostar por plataformas escalables y actualizadas resulta esencial para evitar el sobrecoste y la rigidez de los sistemas legacy, cuya obsolescencia complica las integraciones y acorta los plazos de amortización de cada proyecto”.

Muñoz coincide en que “muchos departamentos financieros siguen anclados en ERPs on‑premise próximos a quedarse sin soporte, lo que genera una “bomba de tiempo” tecnológica y financiera. Las inversiones en automatizar procesos sobre plataformas obsoletas suelen requerir desarrollos adicionales, encarecer los proyectos y limitar su capacidad de evolución futura”.

La importancia de la planificación

Desde la óptica de Christian Muñoz de Yooz, “el primer paso imprescindible antes de implantar cualquier solución es conocer a fondo el problema que se quiere resolver. Muchas iniciativas arrancan sin un diagnóstico preciso de los procesos internos, lo que complica el diseño de flujos automatizados coherentes y alineados con el valor que se busca obtener”. El portavoz de Yooz afirmó también que “al automatizar procesos resultan decisivos el análisis del retorno de la inversión y la construcción de business cases sólidos para convencer tanto a los equipos internos como a los inversores. Además, el “timing” es clave: las organizaciones funcionan muchas veces apagando fuegos y necesitan aprovechar ventanas de relativa calma para implantar la automatización con rapidez, antes de que nuevas urgencias vuelvan a bloquear recursos y atención”.

Errores frecuentes al automatizar procesos

Preguntado por los fallos más habituales, Valle mencionó la tendencia a asumir que todo saldrá bien desde el primer momento, especialmente cuando se incorpora inteligencia artificial. “Confiar ciegamente en los resultados sin aplicar pensamiento crítico ni revisar la calidad de datos, modelos y mediciones conduce a proyectos que no alcanzan los objetivos prometidos”, aseguró.

El portavoz de Yooz añadió otros dos errores recurrentes: “el abuso del término inteligencia artificial como argumento de venta y la dependencia de sistemas heredados sin soporte ni actualizaciones. Muchas empresas creen estar automatizando con soluciones supuestamente basadas en IA que en realidad no aplican algoritmos avanzados, lo que redunda en frustración y desconfianza cuando los resultados no se corresponden con las expectativas”.

Automatizar procesos se ha consolidado como una palanca clave para que las organizaciones ganen productividad, reduzcan costes y mantengan la agilidad

Desde la experiencia de IFS, los sectores más avanzados en automatizar procesos industriales siguen siendo automoción, electrónica, farmacéutica, alimentación y logística y distribución, incluyendo grandes cadenas de supermercados altamente robotizadas en sus operaciones internas. Valle precisa que “también las empresas B2C con muchas interacciones con el cliente están apostando fuerte por automatizar, aunque en ámbitos como los servicios en campo todavía existe un amplio margen de mejora”.

Por su parte, el portavoz de Yooz señaló que, “en cuentas a pagar, la tendencia hacia la automatización es transversal a casi todos los sectores. Sin embargo, observa que algunas industrias muy avanzadas en producción han dejado más rezagados los procesos financieros, mientras que compañías de servicios, startups y scale‑ups tecnológicas suelen mostrar mayor vocación de automatizar procesos de extremo a extremo sus operaciones administrativas”.

¿Es la automatización apta para todas las empresas?

En cuanto a la universalidad de estas soluciones, Valle distingue entre la aptitud técnica y la capacidad real de uso. Las herramientas pueden ser, en teoría, válidas para cualquier tipo de empresa, pero la madurez digital, los condicionantes legales y la preparación de áreas como Recursos Humanos o el departamento jurídico determinan si la organización está realmente en condiciones de aprovecharlas.

El representante de IFS recuerda que “no se puede empezar la casa por el tejado. Sin una base digital sólida, cualquier intento de desplegar automatización avanzada será frágil y difícil de escalar. Además, introduce un criterio económico fundamental: el volumen de operaciones, ya que sin un nivel suficiente de tareas a automatizar el retorno de la inversión puede no justificarse, por muy atractiva que resulte la tecnología”.

Adaptación y desarrollos a medida

Según Christian Muñoz, «en torno al 97% de los casos una herramienta de automatización estándar puede adaptarse a los procesos de una empresa, siempre que exista compatibilidad tecnológica básica. Solo en situaciones muy específicas, con flujos extremadamente singulares, tiene sentido plantear desarrollos a medida que cubran necesidades que las soluciones de mercado no alcanzan».

El portavoz de Yooz adviertió de que “hay organizaciones que desean automatizar procesos financieros cuando todavía no manejan un volumen de operaciones que justifique el proyecto. En estos casos, la automatización “por moda” o por imagen termina generando inversiones difícilmente rentables, pese a que desde el punto de vista de marca se intente transmitir la idea de un departamento financiero totalmente actualizado”.

Respecto al papel de la inteligencia artificial, Valle distingue dos grandes ámbitos de uso. Por un lado, los casos de uso embebidos en procesos concretos de negocio, donde distintos tipos de IA se integran para mejorar decisiones y automatizar tareas específicas; por otro, el auge de los agentes de IA capaces de coordinar acciones entre sistemas diversos, añadiendo lógica autónoma allí donde antes solo había scripts o RPA estático.

En opinión del representante de IFS, estos enfoques abren un nuevo nivel de flexibilidad, pero exigen datos de calidad, modelos explicables y una infraestructura tecnológica preparada para soportarlos. Sin esa base, la promesa de aplicaciones avanzadas como el mantenimiento predictivo se convierte en una visión “romántica” que ignora el trabajo previo necesario en mantenimiento, sensorización, analítica y gestión de activos.