Cifra archivos en Google Docs y evita que Google los lea

Mantener la seguridad y privacidad al navegar por Internet o usar cualquier servicio online es imprescindible. Esto nos ayuda a evitar intrusos en nuestras cuentas o que puedan acceder a información personal. Vamos a ver qué podemos hacer para tener documentos cifrados en Google Docs. Es una plataforma muy utilizada para tener archivos de texto y es importante que no estén accesibles para cualquiera. Tenemos varias opciones para lograrlo.

Pasos para tener documentos cifrados en Google Docs

El objetivo es evitar que un posible intruso pueda leer esos documentos que tenemos almacenados. Por ejemplo, pongamos que hay información confidencial de una empresa o datos personales que no queremos que queden expuestos en la red. Para evitar eso siempre podemos cifrar los archivos y de esta forma protegerlos.

Hay que tener en cuenta que Google Docs no cuenta con una opción nativa para cifrar esos documentos. Sin embargo sí podemos subirlos ya cifrados a la plataforma. Podemos usar herramientas externas para ello. Es un proceso sencillo, como vamos a ver.

Herramientas de cifrado

La primera opción que tenemos para cifrar archivos de Google Docs es utilizar herramientas de cifrado. Vamos a tener que instalar programas independientes y, desde nuestro equipo, cifrar esos documentos que posteriormente subiremos a la plataforma de Google. Existen diferentes alternativas.

Una de ellas es AES Crypt. Este programa funciona de forma muy sencilla: ciframos el archivo, lo subimos a Google Docs y, posteriormente, la persona que quiera abrirlo va a tener que descifrarlo. Solo así podrá tener acceso al contenido. Vamos a lograr que esté totalmente protegido y evitar que puedan acceder intrusos.

Otra opción similar es VeraCrypt. Es uno de los programas más populares. Se trata de un software de código abierto que permite cifrar esos archivos y después subirlos a Google Docs, pero también cifrar particiones o discos externos. Es una aplicación bastante completa que podemos tener en cuenta.

Un programa más que permite cifrar documentos de Google es Axcrypt. Cuenta con un cifrado AES de 128 o 256 bits. Cualquier archivo que se proteja con esta aplicación va a estar totalmente protegidos y será imposible acceder al contenido. Está pensado para su integración en la nube, con servicios como Google Drive.

Cifrar el archivo con Word

Este método es aún más sencillo. No vamos a tener que instalar ninguna de las aplicaciones anteriores, sino simplemente cifrar los archivos directamente desde Microsoft Office. Vamos a ponerle una contraseña a ese archivo y, posteriormente, lo subimos a Google Docs y estará protegido.

Poner una clave a un documento en Word es sencillo y solo hay que seguir una serie de pasos. Cuando hayamos escrito el documento y lo queramos subir, tenemos que darle a Archivo, Guardar como y en la ventana que se nos abre, en la parte de abajo junto a Guardar, veremos la opción de herramientas. Hay que pinchar en el apartado de Opciones generales.

Se abrirá una nueva ventana donde tendremos que poner la contraseña de apertura o de escritura, con la que vamos a cifrar ese archivo. Con esa clave evitaremos que cualquiera que tuviera acceso a ese documento pudiera abrirlo y leer el contenido que hay dentro.

Nuestro consejo es poner contraseñas que sean realmente fuertes y complejas. No debemos nunca usar claves básicas, como suelen ser 123456 (que siguen siendo muy usadas), nuestro nombre, fecha de nacimiento y similares. Es imprescindible que sea totalmente aleatoria y única.

Proteger la cuenta de Drive

Otro consejo más para mantener seguros los archivos de Google Docs, aunque no sea directamente cifrarlos, es proteger correctamente la cuenta de Drive. Es necesario evitar intrusos y para ello podemos utilizar una buena contraseña que nos proteja, así como usar las aplicaciones oficiales.

Con esto lograremos que cualquier documento o archivo en general que tengamos en Drive esté seguro. Evitaremos intrusos y que la información almacenada pueda filtrarse y terminar en malas manos.

Consejos para alojar contenido con seguridad

Más allá de cifrar los archivos para Google Docs, queremos dar algunos consejos generales para alojar contenido con total seguridad. Así evitaremos que puedan quedar disponibles para cualquiera en la red en caso de alguna filtración o problema. No importa si usamos Google Drive o cualquier otra opción.

Usar aplicaciones oficiales

Lo primero es utilizar siempre programas que sean oficiales. Debemos descargarlos desde fuentes legítimas, que sean de garantías, y evitar cualquier otra alternativa que pueda ser un peligro. Esto nos aportará seguridad y evitaremos problemas, además de lograr que el funcionamiento sea óptimo.

Es cierto que a veces podemos encontrarnos con aplicaciones que tienen algunas características añadidas y pueden parecer interesantes. Sin embargo, pueden haber sido creadas para robar datos o no estar actualizadas y ser un problema para nuestra privacidad al tener vulnerabilidades.

Tener los equipos protegidos

Por supuesto, también es esencial tener los dispositivos correctamente protegidos. Es esencial contar con un buen antivirus que pueda prevenir la entrada de amenazas. Por ejemplo Windows Defender, Avast o Bitdefender son algunas opciones que podemos tener en cuenta.

Más allá de un antivirus, existen otras herramientas que igualmente pueden ayudar a crear una barrera de seguridad. Por ejemplo un firewall o incluso complementos para el navegador. Así estaremos más protegidos y evitaremos riesgos que puedan suponer la filtración de archivos en Google Docs o cualquier plataforma.

Mantener todo actualizado

Tener las aplicaciones y sistemas actualizados va a ayudar a corregir muchos fallos de seguridad que puedan aparecer. Por ejemplo, puede que una aplicación obsoleta tenga alguna vulnerabilidad que permita a un atacante acceder a los archivos que tenemos almacenados y poder leer el contenido.

Para evitar esto, siempre debemos instalar todos los parches. Por un lado mejoraremos la seguridad, pero también aprovecharemos al máximo los recursos disponibles y lograremos que funcione lo mejor posible.

Sentido común

Un consejo más es evitar cometer errores. Por ejemplo entrar en enlaces de terceros que nos llegan por e-mail o redes sociales y no sabemos realmente si puede ser una estafa. Tal vez iniciemos sesión en Google Docs desde esos links y estamos entregando en bandeja nuestros datos a un ciberdelincuente.

La mayoría de ataques hoy en día requieren de la interacción del usuario. El atacante necesita que demos un paso, que realicemos algo. Por ejemplo hacer un clic, descargar un archivo, instalar algo… Es imprescindible siempre mantener el sentido común y no cometer errores de este tipo.

En definitiva, siguiendo estos pasos puedes cifrar archivos para Google Docs. Hemos visto también algunos consejos genéricos para mantener en todo momento la seguridad al usar este tipo de plataformas y no tener ningún problema que pueda poner en riesgo la privacidad y permitir que un atacante pueda acceder al contenido.

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