Analizamos las 5 mejores plataformas de automatización de procesos

En estos instantes, las empressas están aumentando su presupuesto en automatización de procesos, sin embargo, su uso es desigual. Así lo recoge el estudio ‘Enterprise Automation Index 2025’: elaborado por la compañía Redwood Software, ha contado con la participación de 285 profesionales especializados en automatización procedentes de sectores como finanzas. Industria y comercio minorista. Según el citado informe, el 73,2% de las empresas ha incrementado su inversión en plataformas de automatización en el último año y un 61,3 % de los encuestados considera que sus herramientas están infrautilizadas. Entre los motivos figurados se encuentran (entre otros) la implantación de soluciones aisladas y la fragmentación de las estrategias a implantar. La investigación refleja además los siguientes datos de interés: un 36,6 % de las organizaciones sostiene que la automatización ha disminuido sus costes al menos un 25%, y el 48,6% asegura haber logrado una mejora de la eficiencia de sus procesos en ese mismo porcentaje o superior.

¿Qué aporta esta tecnología a las empresas?

Las plataformas de automatización de procesos son soluciones que ejecutan de forma automática una gran parte de las tareas y las actividades que forman parte del día a día de una empresa. Su función, por lo tanto, es conectar aplicaciones, datos y trabajadores para que un proceso continúe sin que sea necesario realizar manualmente cada una de las acciones. Ahora bien, no todas parten del mismo enfoque ni cubren las mismas necesidades. Mientras, que, por ejemplo, existen soluciones que automatizan tareas puntuales otras que van un paso más allá al coordinar procesos completos, integrar las distintas herramientas implicadas y analizar cómo se desarrollan para localizar aspectos que pueden mejorarse. Incluso las hay que pueden conectar sistemas, es decir, integrar herramientas como ERPs, CRMs, correo electrónico, aplicaciones de recursos humanos o sistemas financieros.

En cuanto a los beneficios, las plataformas de automatización de procesos ahorran tiempo y ayudan a reducir los posibles errores que pueden aparecer al limitar la introducción y la transferencia manual de datos. Asimismo, permiten que se agilicen ciertos procesos o trámites: por ejemplo, una tarea puede pasar automáticamente de un empleado o sistema al siguiente cuando se cumple una determinada condición. También contribuyen a reducir costes, ya que permiten destinar menos tiempo a determinadas actividades y aprovechar mejor los recursos disponibles. Por último, facilitan conocer en qué punto se encuentra un proceso y detectar posibles retrasos o cuellos de botella.

El papel de la IA

Está tecnología está ampliando las capacidades de las plataformas de automatización de procesos. Los estudios de Gartner ‘Agentic Automation — AI Agents Drive Enterprise Process Automation’’ y ‘Enhancing Workflow Technology With AI Agents — Aspirations and Reality’ profundizan en la incorporación de agentes de IA a las soluciones de automatización y tecnologías de workflow. Con ello, estas plataformas pueden ir más allá de ejecutar acciones previamente definidas y emplear la IA para interpretar información, gestionar determinadas tareas y participar en diferentes fases de un proceso. Los agentes pueden, por ejemplo, recibir una instrucción, consultar la información necesaria en distintos sistemas y ejecutar las acciones correspondientes dentro del flujo de trabajo.

5 plataformas de automatización de procesos

Appian Platform

Se trata de una plataforma de automatización de procesos basada en IA. En concreto, esta tecnología actúa como una capa nativa dentro de su arquitectura para automatizar la lógica de negocio, procesar datos complejos y acelerar el desarrollo. Entre los pilares que determinan cómo funciona esta inteligencia artificial se encuentran los agentes de IA, el aprendizaje automático práctico (extracción y predicción) y el llamado Contexto de Modelo (MCP) para acceder de manera segura a sistemas externos como Snowflake, consultando datos o activando acciones.

Asimismo, sobresale Composer, la funcionalidad que emplea IA para acelerar el desarrollo de aplicaciones. En este caso, los equipos de negocio y TI pueden llevar a cabo revisiones y validaciones antes de iniciar cualquier proceso de compilación. A partir de ahí, Composer genera la aplicación mediante el desarrollo basado en modelos de Appian SAIL, lo que facilita crear aplicaciones estandarizadas, gobernables y fáciles de mantener.

Todo ello permite a las empresas optimizar sus procesos de principio a fin. Y es que mientras algunas buscan mejorar su productividad, otras necesitan reforzar el cumplimiento de las normativas o acelerar la comercialización de sus productos; mejoras que contribuyen a ofrecer una mejor experiencia al cliente o reforzar la capacidad de las organizaciones para competir en un entorno cada vez más exigente. Así, el software de Appian conecta flujos de trabajo, unifica datos y optimiza procesos para lograr estos resultados.

Lo consigue a través de cinco capacidades principales. La primera es la coordinación y automatización de cualquier tarea con flujos de trabajo integrados, automatización robótica de procesos e IA. Le sigue la unificación de los datos de la organización con una estructura que los hace accesibles tanto para los trabajadores como para la inteligencia artificial. La tercera de estas capacidades está relacionada con la modernización de las aplicaciones heredadas y la ampliación del valor de los sistemas centrales, y la cuarta con la mejora de la experiencia del usuario en la web, en dispositivos móviles y en navegadores. Finalmente, las compañías obtienen una visibilidad sobre el rendimiento de sus procesos gracias a la inteligencia de procesos para que cumplan y superen los objetivos que se marcan.

Respecto a los beneficios, las empresas interesadas en esta plataforma de automatización disfrutan de unos procesos más rápidos y eficaces que ayudan a impulsar la innovación y también a lanzar nuevos productos al mercado con una mayor rapidez. Asimismo, están preparadas para responder mucho más rápido a las cambiantes demandas del mercado adaptándose con agilidad gracias al desarrollo basado en especificaciones. Otra de las ventajas está ligada al mejor cumplimiento normativo porque mantienen sus procesos alineados con la normativa para evitar riesgos y sanciones. Pueden, asimismo, realizar cambios a gran velocidad para cumplir con los nuevos requisitos normativos. A estos beneficios se suman otros importantes como la reducción de los errores (delegar las tareas repetitivas a herramientas de automatización se traduce en un trabajo más preciso) y tiempo liberado para el empleado (puede dedicarlo a tareas más importantes y, con ello, incrementar su productividad)

Más información: appian.com/es

Microsoft Power Platform

El Gigante de Redmond participa en esta comparativa de la mano de Power Platform, su plataforma integral de desarrollo que permite automatizar procesos, crear aplicaciones empresariales, analizar datos y desarrollar agentes inteligentes impulsados por inteligencia artificial. Esta filosofía ayuda a las organizaciones a diseñar flujos de trabajo que conectan personas, datos y aplicaciones, así como automatizar tareas repetitivas, gestionar aprobaciones, sincronizar información entre sistemas e integrarse con cientos de aplicaciones y servicios empresariales. Además, cuenta con capacidades de automatización robótica de procesos (RPA) que permiten automatizar tareas incluso en aplicaciones heredadas que no disponen de conectores modernos.

Uno de sus principales diferenciales es su enfoque low-code. ¿Qué significa esto? Los usuarios pueden crear aplicaciones y automatizaciones sin necesidad de contar con conocimientos avanzados en programación, lo que reduce de manera significativa los tiempos de desarrollo y fomenta la innovación dentro de las compañías; esta democratización de la tecnología es la que precisamente facilita que los equipos resuelvan necesidades concretas de forma rápida, mientras los departamentos de TI mantienen el control, la seguridad y la gobernanza de las soluciones desarrolladas. 

Por su parte, la integración nativa con servicios como Microsoft 365, Dynamics 365, Azure y Microsoft Teams amplía las posibilidades de automatización y promueve la creación de procesos de extremo a extremo. Una capacidad que ayuda a que los negocios consoliden datos procedentes de múltiples fuentes y construyan flujos de trabajo que ‘atraviesen’ diferentes departamentos y sistemas tecnológicos. Por ejemplo, los trabajadores pueden automatizar tareas y procesos rutinarios en aplicaciones como Excel, Outlook y SharePoint con conectores de flujo de nube de la herramienta Power Automate. O usar el conector de Microsoft Dataverse (esta plataforma de datos basada en la nube está incluida en Power Platform) para ‘conectarse’ a datos ya existentes en tablas virtuales y crear soluciones de Dataverse (pueden contener reglas, tablas, columna, aplicaciones…). Las posibilidades no acaban aquí dado que se plantea otra alternativa: que puedan extraer datos que provienen de diferentes orígenes para crear soluciones individuales empleando no solo conectores de Microsoft, sino editores independientes. Incluso es posible reutilizar conectores para ahorrar tiempo y recursos de desarrollo, teniéndolos actualizados gracias a las funcionalidades optimizadas de administración del ciclo de vida de las aplicaciones.

La incorporación de inteligencia artificial representa otro de los grandes avances de la plataforma: a través de las capacidades de IA integradas y de herramientas como Copilot Studio, las organizaciones pueden desarrollar asistentes conversacionales y agentes inteligentes que ayuden a automatizar procesos complejos, mejorar la atención a empleados y clientes, y acelerar la toma de decisiones. 

En materia de seguridad, se blinda con varios mecanismos para que las organizaciones protejan sus datos. Entre ellos se encuentran las características de administración de acceso a identidades de Power Platform, incluyendo el acceso condicional, Privileged Identity Management, el enlace de cookies de IP, el acceso pormenorizado de aplicaciones y el uso compartido sin problemas del acceso para un control y protección definitivos. Se proporciona, asimismo, seguridad de aislamiento de red, cifrado en reposo y claves administradas por el cliente (CMK).

Más información: www.microsoft.com/es-es/power-platform

Praxedo

Especializada en Field Service Management, es decir, gestión y optimización del trabajo de campo, Praxedo es una firma tecnológica que desde su creación en 2005 ayuda a compañías de más de 50 sectores a organizar, planificar y supervisar las órdenes de trabajo que realizan sus equipos técnicos en campo, conectando a los profesionales que están sobre el terreno con los equipos de oficina. Para ello, ha desarrollado una solución SaaS (Software as a Service) que automatiza las tareas de coordinación del Field Service y donde se incluye la planificación de órdenes de trabajo teniendo en cuenta la ubicación, habilidades y disponibilidad del personal técnico; enfoque que les permite proporcionar una respuesta a retos como las urgencias de última hora, la necesidad de información fiable en movilidad y la coordinación constante entre equipos.

Con la llegada de la nueva versión de su plataforma, Praxedo amplía el uso de la IA en la gestión diaria de las intervenciones técnicas y da la bienvenida a una interfaz de planificación renovada y personalizable. Así, una de las novedades principales es la reformulación automática de los comentarios introducidos durante las intervenciones, diseñada para reducir la carga burocrática de los técnicos. De esta forma, con un solo clic, la IA corrige gramática, puntuación y tono del texto sin modificar su significado para generar un informe más claro y profesional.

Asimismo, esta nueva versión ofrece un análisis de fotografías mediante IA: gracias a ello, comprueba, a partir de criterios definidos para cada actividad, si una imagen permite verificar correctamente una instalación, una pieza sustituida o el resultado final del trabajo. A ello se suma el análisis global de coherencia del parte de trabajo. Esto quiere decir que la plataforma contrasta la descripción de la incidencia, las mediciones, el código de cierre, las observaciones y las fotografías para detectar posibles contradicciones entre los distintos datos registrados. De este modo, los técnicos pueden dedicar menos tiempo a tareas administrativas, mientras que los equipos de back office disponen de informes más completos y fiables que facilitarán la revisión de las intervenciones y agilizarán su validación, así como el envío al cliente y la posterior facturación.

Por su parte, con la actualización de la interfaz de planificación se ha querido facilitar la asignación de trabajos y la gestión de las agendas de los técnicos. Los planificadores pueden ahora aplicar nuevos filtros, consultar la carga de trabajo de cada recurso y localizar con mayor rapidez al profesional más adecuado para cada intervención.

Otra de las novedades es el Prediagnóstico, que permite recopilar información sobre una avería antes de desplazar al técnico. Mediante un formulario enviado por correo electrónico o SMS, el cliente describe el problema y adjunta fotografías o vídeos. De esta forma, se pueden anticipar las competencias y los materiales necesarios, reducir desplazamientos innecesarios y aumentar las probabilidades de resolver la incidencia en la primera visita. Praxedo ha reforzado además su Módulo Proyectos que posee una vista cronológica de las tareas, intervenciones y plantillas reutilizables para estandarizar procesos recurrentes.

Más información: www.praxedo.es

ServiceNow AI Control Tower

La creciente incorporación de la inteligencia artificial en las empresas plantea un importante reto: trasladar sus capacidades a resultados concretos de negocio. Dentro de este marco, en organizaciones que operan con numerosas aplicaciones y sistemas, la proliferación de agentes de IA puede añadir nuevas capas de complejidad si funcionan de forma aislada o sin mecanismos comunes de control y gobernanza.

ServiceNow aborda este desafío con AI Control Tower, una solución construida sobre ServiceNow AI Platform y diseñada para ofrecer a las compañías una capa común de control sobre sus sistemas, sus agentes y sus flujos de trabajo de IA, con independencia de dónde se ejecuten. AI Control Tower ha ido ampliando, a este respecto, sus capacidades para cubrir de extremo a extremo cinco ámbitos: descubrir, observar, gobernar, asegurar y medir la IA desplegada en la organización.

En primer lugar, permite identificar los activos de inteligencia artificial existentes en las empresas, incluidos aquellos que se encuentran fuera del entorno de ServiceNow a través de más de 30 integraciones empresariales que abarcan proveedores cloud como Amazon Web Services, Google Cloud y Microsoft Azure, y aplicaciones como SAP, Oracle y Workday. Esta visibilidad se extiende también a identidades no humanas y dispositivos conectados.

A partir de esa visibilidad, la solución incorpora observabilidad continua para monitorizar el comportamiento de los agentes mediante métricas y alertas en tiempo real y conocer cómo actúan durante su ejecución. La gobernanza abarca, además, agentes, modelos, conjuntos de datos, prompts y sistemas tradicionales de machine learning, con controles automatizados de riesgo y cumplimiento y marcos alineados con estándares como NIST y el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.

En materia de seguridad, AI Control Tower extiende la gobernanza de identidades y accesos a los sistemas y agentes de IA, aplicando permisos específicos y el principio de mínimo privilegio. Si un agente se desvía de su cometido o intenta actuar más allá de los permisos asignados, la solución puede detectarlo y detenerlo en tiempo real.

El control alcanza, por otro lado, a la dimensión de medición económica. Los paneles financieros permiten conocer cuánto se está gastando en IA y medir el retorno de la inversión con el objetivo de identificar dónde aporta valor y dónde pueden existir ineficiencias a medida que aumenta su implantación. Estas capacidades se apoyan en el contexto operativo de ServiceNow, sustentado por su CMDB y Context Engine. Por la plataforma de ServiceNow pasan cada año 100.000 millones de flujos de trabajo y más de siete billones de transacciones, lo que proporciona contexto sobre las relaciones entre activos, servicios, personas y procesos de la organización.

En conclusión, con AI Control Tower, ServiceNow plantea una capa unificada desde la que descubrir, observar, gobernar, asegurar y medir la IA empresarial. El objetivo es que las organizaciones puedan ampliar el uso de modelos y agentes manteniendo visibilidad sobre cómo funcionan, qué permisos tienen, qué riesgos plantean, cuánto cuestan y qué valor generan, conectando ese control con los procesos y flujos de trabajo en los que finalmente actúa la IA.

Más información: www.servicenow.com/es

YoozPay

En un contexto en el que los equipos financieros buscan ganar eficiencia, reducir riesgos y mejorar el control sobre sus operaciones, la automatización del ciclo P2P se ha convertido en una palanca estratégica para las empresas. Con más de 7.000 clientes y presencia en más de 50 países, Yooz se posiciona en este ámbito como una solución impulsada por IA que gestiona el ciclo P2P de extremo a extremo.

Con YoozPay, la compañía da un paso más e incorpora la ejecución de pagos dentro del mismo entorno, cerrando así el ciclo financiero desde la compra hasta el pago al proveedor. Esta evolución amplía el alcance de la plataforma y refuerza su papel en una de las fases más críticas de la operativa financiera: el pago a proveedores. Y es que tanto en España como en el resto de Europa, los retrasos en los pagos siguen generando costes significativos para las compañías, desde pérdida de tiempo y falta de visibilidad sobre los vencimientos hasta errores operativos, posibles sanciones…

Yooz permite automatizar el tratamiento de facturas, la conciliación línea a línea con pedidos, la validación mediante workflows inteligentes, la detección de fraudes con inteligencia artificial y la generación automática de asientos contables. Con la incorporación de YoozPay, la solución también ofrece flexibilidad en la ejecución de pagos, con opciones para pagos individuales o masivos, campañas programadas y operaciones urgentes ante situaciones imprevistas.

Todo ello se integra en una experiencia de usuario sencilla y centralizada que permite a los equipos financieros gestionar el ciclo completo de compras en un único lugar, sin alternar entre distintas herramientas – ERP, banco o soluciones de pago -, lo que reduce la carga operativa y mejora la productividad.

La ejecución de pagos suele concentrar algunos de los mayores riesgos del ciclo Purchase-to-Pay: fraude, errores de validación, falta de trazabilidad o incumplimiento de los requisitos regulatorios. Para responder a estos desafíos, YoozPay integra el pago directamente en la plataforma de Yooz y lo gestiona en un entorno seguro y controlado. Cada operación queda registrada y supervisada de principio a fin, gracias a mecanismos como la autenticación reforzada de usuarios, la verificación de beneficiarios antes de cada transacción, el cifrado de datos alojados en Europa y la monitorización en tiempo real de las operaciones. De este modo, las organizaciones pueden combinar automatización, control y cumplimiento normativo sin introducir complejidad adicional en sus procesos.

Además de automatizar la ejecución de pagos, YoozPay proporciona a los departamentos financieros una visión completa de su actividad. Desde un espacio centralizado, los equipos supervisan en tiempo real el estado de cada transacción, controlan vencimientos pendientes y consultan la disponibilidad de fondos. A ello se suman capacidades analíticas para evaluar el cumplimiento de los plazos de pago, identificar los medios de pago más utilizados y anticipar posibles retrasos. Todo ello facilita un seguimiento más preciso de las operaciones y contribuye a reforzar la relación con los proveedores. La funcionalidad está disponible en toda la zona SEPA, opera en euros y no exige cambios en la domiciliación bancaria

Más información: www.getyooz.com/es

Conclusiones

Las plataformas actuales de automatización de procesos combinan flujos de trabajo, integración de sistemas, análisis de procesos, RPA e inteligencia artificial para que las organizaciones sean más ágiles, eficientes y estén preparadas para adaptarse a nuevos escenarios. Así, las cinco soluciones propuestas parten de enfoques diferentes y responden a necesidades concretas, desde la gestión financiera hasta el trabajo de campo o la supervisión de los sistemas de IA.

Appian Platform y ServiceNow AI Control Tower sobresalen sobre el resto. La primera reúne en un mismo entorno automatización, gestión y unificación de datos, modernización de aplicaciones e inteligencia de procesos, con la IA integrada en diferentes partes de la plataforma. ServiceNow, por su parte, pone el foco en un reto cada vez más relevante: controlar el crecimiento de los agentes y sistemas de IA dentro de las organizaciones, ofreciendo visibilidad, seguridad y medición sobre su funcionamiento.

Por su parte, Microsoft Power Platform sobresale fundamentalmente por tres características: su enfoque low-code, la integración nativa con servicios como Microsoft 365, Dynamics 365, Azure y Microsoft Teams, y sus capacidades de IA integradas y herramientas como Copilot Studio. Praxedo, mientras tanto, orienta sus capacidades al Field Service Management donde la planificación, el análisis de intervenciones y el prediagnóstico permiten optimizar el trabajo de los técnicos. YoozPay, por último, concentra su especialización en el ciclo financiero y amplía la automatización hasta la ejecución y supervisión de los pagos a proveedores. En conjunto, todas ellas muestran cómo la automatización se está adaptando a distintos proces