Cómo reducir los costes de TI y alinearlos al negocio sin riesgo

En un contexto en el que hay que reducir los costes de TI y existe un aumento de la exigencia de retorno y mayor exposición al riesgo, Byte TI, junto a Asus y Econocom, organizó en Barcelona un encuentro para estudiar cómo realizar una reorganización inteligente del gasto. En el almuerzo participaron Xavier Altafulla, jefe del Área de Sistemas y Tecnologías de la Información del Museo Nacional de Arte de Catalunya; Alberto Martínez, CIO de Servihabitat; Óscar Zapata, responsable comercial de Econocom; Joan Codina, CTO de la Fundación de Salud y Comunidad; Albert Sierra, CIO de la Cámara de Comercio de Barcelona; Félix Pastor, SYS Commercial Business Development Manager de Asus; Isidro Sánchez, IT Manager de Jotun; y Miquel Martí, director IS&T de Veolia.

Reducir costes de TI sin comprometer el negocio es hoy uno de los grandes ejercicios de equilibrio para cualquier director de tecnología. Entre la presión por contener el OPEX, la necesidad de justificar cada inversión y un entorno cada vez más exigente en ciberseguridad, la TI vive instalada en una tensión permanente entre eficiencia, innovación y control.

Durante años, hablar de eficiencia tecnológica era casi sinónimo de migrar a la nube. Hoy, esa fórmula ya no se acepta sin matices. Xavier Altafulla, Jefe del Área de Sistemas y Tecnologías de la Información del Museo Nacional de Arte de Catalunya puso sobre la mesa una idea que cada vez gana más espacio en la conversación de los CIO: “la nube pública puede dejar de ser la opción más barata cuando el consumo crece, los precios se vuelven menos previsibles y las condiciones de contratación limitan la visibilidad a medio plazo”.

Ese giro de escenario obliga a revisar viejos dogmas. La eficiencia ya no consiste únicamente en trasladar cargas de trabajo a un proveedor externo, sino en determinar qué conviene modernizar, qué merece permanecer en un CPD propio y qué aplicaciones pueden optimizarse antes de dar el salto. En ese contexto, la palabra clave es gobernanza: sin control del consumo, sin disciplina financiera y sin una lectura precisa del uso real, la nube puede convertirse en una promesa cara.

Alberto Martínez, CIO de Servihabitat, describió con claridad la presión que sufren muchas compañías cuando el negocio cambia de ciclo. En su caso, “la contracción del sector y la reducción de márgenes han obligado a reducir OPEX de manera ineludible”. Pero su visión va más allá del recorte: la TI también debe transformarse para acompañar al negocio en su propio ajuste de costes. Es ahí donde entra en escena la automatización. Martínez explicó cómo “procesos cargados de tareas manuales, documentos y validaciones han encontrado en la inteligencia artificial generativa una vía para ganar eficiencia. La automatización no solo reduce tiempos y errores; también libera recursos para tareas de mayor valor y mejora el retorno global. De esta forma, la IA ya no se presenta como una apuesta futurista, sino como una herramienta concreta para convertir gasto rígido en capacidad operativa más flexible”.

Su advertencia, sin embargo, es muy reveladora: no toda migración tiene sentido. Cuando la infraestructura heredada está sobredimensionada o las cuentas no salen, el business case de la nube puede no cerrarse. Y ahí es donde el CIO debe ejercer de arquitecto financiero además de tecnólogo.

El valor de justificar

En organizaciones con menos margen de maniobra, cada euro cuenta todavía más. Joan Codina, CTO de la Fundación de Salud y Comunidad, habló desde la realidad de una entidad con múltiples proyectos, dos CPDs y un equipo de sólo cuatro personas en IT. “En un entorno como este, la eficiencia no es una estrategia abstracta, sino que es una condición de supervivencia. Cada iniciativa debe encajar al milímetro, y cualquier inversión pasa por una revisión exigente”.

Por su parte, Albert Sierra, CIO de la Cámara de Comercio de Barcelona, coincidió en esa necesidad de justificar con rigor tanto el gasto como la inversión. En su caso, “la presión es doble: por un lado, hay que explicar por qué se gasta; por otro, demostrar que cada proyecto genera valor real para la organización. Con ello, quiere decir que sólo salen adelante los proyectos que tienen alineación entre TI y negocio. No se trata de imponer prioridades desde tecnología, sino de construirlas en común”.

Ese punto es fundamental porque marca una diferencia importante entre la TI que acompaña y la TI que solo soporta. La primera se gana la confianza del negocio mostrando resultados. La segunda se limita a pedir presupuesto.

Hablar el idioma del negocio

Óscar Zapata, responsable comercial de Econocom, aportó una visión muy interesante sobre la comunicación entre la dirección tecnológica y la alta gerencia. Según explicó, «el CIO de hoy necesita dominar un lenguaje que vaya más allá de la tecnología pura. Tiene que hablar de eficiencia, de dependencia de hiperescalares, de retorno y de FinOps. El reto ya no es exclusivamente técnico, sino que también es lingüístico y político”.

Esa idea apareció de nuevo en varias intervenciones. El problema no es únicamente demostrar que una inversión es correcta, sino lograr que quienes toman las decisiones entiendan por qué lo es. En ese sentido, la TI se ha convertido en una disciplina de traducción permanente: traducir complejidad técnica a impacto empresarial, traducir ahorro a competitividad, traducir riesgo a prioridad.

Para Félix Pastor, SYS Commercial Business Development Manager de Asus, “también es importante poner el acento en otro factor que suele aparecer en segundo plano, pero que pesa mucho en la cuenta final: la obsolescencia. Prolongar la vida útil de determinados activos puede parecer una buena idea a corto plazo, pero muchas veces termina generando más coste operativo, más riesgo y menos capacidad de respuesta. En este sentido, el ecosistema de partners y resellers tiene un papel esencial para extender la calidad del servicio sin dejar desatendida esa parte más invisible del mantenimiento tecnológico”.

El peso de la eficiencia

Miquel Martí, director IS&T de Veolia, trabaja en un entorno donde la TI convive con infraestructuras críticas, servicios de agua, energía y residuos, además de múltiples interlocutores públicos e industriales. En un escenario así, cada inversión debe justificarse por su aportación al negocio, por su capacidad de mejorar la eficiencia o por su papel en la continuidad operativa. Martí insistió en que “la obsolescencia es una de las partidas más difíciles de explicar, pero también una de las más delicadas de ignorar. Además, el gobierno del cloud es ya una pieza central del modelo tecnológico de la compañía. Estar totalmente en cloud implica que la disciplina financiera no puede relajarse: FinOps, sourcing y control del consumo se convierten en herramientas de gestión cotidiana, no en iniciativas puntuales”.

El planteamiento de Martí revela una tendencia cada vez más clara en las empresas maduras como es que la eficiencia no consiste en hacer menos, sino en estructurar mejor la forma en que se consume la tecnología. La diferencia es sutil, pero decisiva.

La conversación también dejó espacio para una realidad muy concreta: la de los procesos de compras y auditoría, que en muchas compañías convierten cualquier proyecto en un ejercicio de transparencia continua. Sierra explicó que en su organización “existen auditorías frecuentes y una necesidad permanente de documentación lo que obliga a pensar muy bien cada movimiento y a demostrar que el valor prometido es real”.

Martí añadió que, en algunos casos, “son los propios directivos quienes terminan defendiendo ante compras los proyectos impulsados por TI. Esa imagen es potente porque muestra que la tecnología, cuando se alinea de verdad con el negocio, deja de ser un área que pide permiso y pasa a convertirse en una palanca que otros departamentos también respaldan”.

En paralelo, Óscar Zapata recordó que “la automatización ya es una conversación transversal en empresas y administraciones. Y no es casualidad: automatizar es una de las pocas maneras de ganar velocidad, precisión y ahorro al mismo tiempo. En una época de presupuestos vigilados, esa combinación vale oro”.

Ciberseguridad: el coste de no invertir

Si hay un terreno donde el ahorro mal entendido puede salir caro es el de la ciberseguridad. Albert Sierra fue muy claro al respecto: “La IA también puede servir para mostrar el coste de no tener una estrategia sólida de ciberseguridad. Cuando la dirección no percibe el riesgo, el presupuesto en seguridad se ve como un gasto. Cuando se entiende el impacto de un incidente, pasa a ser un seguro de continuidad”.

El propio Sierra recordó una interrupción que sufrió la organización durante dos días tras un ciberataque. Desde entonces, la concienciación cambió de forma radical. Ese tipo de experiencias suele tener un efecto pedagógico mucho más potente que cualquier presentación. Alberto Martínez fue en la misma línea al señalar que “el consejo siempre cree que se puede asumir el riesgo, pero necesita saber qué implica rebajar la inversión en seguridad y qué nuevas vulnerabilidades se abren al hacerlo”.

Isidro Sánchez, IT Manager de Jotun, resumió esa lógica con una fórmula muy gráfica: “Para justificar la ciberseguridad, hay que pensar en los días de paro que se evitarán. En un entorno con fabricación y OT, el argumento no es teórico. Cada hora de indisponibilidad tiene impacto directo en producción, servicio y reputación”.

La última reflexión de Sierra cerró el círculo con una recomendación muy práctica: “Es importante contar con una buena póliza de ciberseguridad. Porque hoy la gestión del riesgo no termina en la tecnología; también alcanza a los mecanismos de cobertura y a la forma en que se prepara la organización para responder a un incidente”.

Reducir costes de TI ya no es una operación contable, sino una tarea estratégica. Implica decidir con precisión dónde se puede ahorrar, cómo se protege el negocio y qué inversiones sostienen de verdad la competitividad. Entre la nube, la automatización, la IA, la obsolescencia y la ciberseguridad, la ecuación es compleja, pero también más madura que nunca. Y precisamente por eso exige una TI capaz de hablar el idioma del negocio sin perder de vista el riesgo.