De la evidencia digital al compliance probatorio en el ámbito laboral

El continuo avance tecnológico ha hecho que la prueba digital ocupe hoy un lugar central en el ámbito laboral, donde buena parte de la relación entre empresas y personas trabajadoras se articula a través de correos electrónicos, plataformas digitales internas, publicaciones en redes sociales on line y mensajes mediante diversos sistemas de comunicación. Ya no estamos ante simples elementos probatorios de carácter accesorio, sino ante pruebas esenciales capaces de acreditar decisiones empresariales, instrucciones internas, comportamientos o incumplimientos relevantes de las personas trabajadoras en la relación laboral.

La evidencia digital fija el cuándo, el cómo y el quién con una precisión que ningún otro medio probatorio es capaz de igualar, hasta el punto de convertir un mensaje, un audio o un correo electrónico en la prueba fundamental para inclinar definitivamente el resultado de un juicio.

En este contexto, resulta esencial entender bien su encaje jurídico para poder, no sólo obtener lícitamente y asegurar debidamente la evidencia digital, sino también para su correcta aportación en juicio. El Tribunal Supremo ha recordado que, en este ámbito, el correo electrónico tiene naturaleza de “prueba documental” a efectos del artículo 193.b) LRJS, permitiendo sustentar la revisión de los hechos probados cuando concurren garantías de autenticidad, integridad y suficiencia literal. Así lo señaló en la sentencia de 9 de mayo de 2023 (Rec. 1222/2020), al subrayar que “Si no se postula un concepto amplio de prueba documental, llegará un momento en que la revisión fáctica casacional quedará vaciada de contenido si se limita a los documentos escritos, cuyo uso será exiguo”.

Sin embargo, este reconocimiento no es completamente extrapolable a otras evidencias o pruebas digitales. Las sentencias del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 12 de febrero de 2024 y del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía de 2 de octubre de 2025 recuerdan que los pantallazos de WhatsApp, las transcripciones manuales de chats y los archivos de audio requieren un tratamiento procesal específico. En ambos casos, se señaló que estos elementos de prueba cuando, previa impugnación de contrario, se presentan sin una pericial que acredite su autenticidad y sin una mínima corroboración contextual, no constituyen prueba documental idónea a efectos de revisión fáctica. Tal y como se ha subrayado también por la sentencia del Tribunal de Justicia de la Comunidad Valenciana de 12 de diciembre de 2023, “ni las fotografía, ni los pantallazos, ni en suma, las conversaciones de whatsapp tienen valor documental a los efectos del recurso de suplicación […]”, constatando a continuación que “la jurisprudencia señala que, aunque tales conversaciones de WhatsApp se transcriban en papel, no son documentos a efectos de revisión de los hechos probados, sino mera transcripción del contenido de una prueba electrónica […]”

Este enfoque resulta coherente con la necesidad de garantizar la seguridad jurídica en un entorno donde la facilidad técnica para generar, editar o reproducir contenidos digitales exige que los tribunales extremen el rigor al admitir su validez probatoria. En consecuencia, cualquier estrategia procesal basada en chats o audios, en caso de ser esenciales para la defensa, deberían acompañarse de un informe pericial técnico o, en su caso, de una acta notarial, así como de la correlativa prueba testifical para reforzar su credibilidad, teniendo en cuenta que se trata de una prevención de garantía procesal “pero no constituye una obligación pues el precepto establece que el tribunal valorará las reproducciones según las reglas de la sana crítica” (STSJ Cataluña 4-2-26, Rec. 2074/2025).

El marco normativo que regula la aportación de la prueba digital en el proceso laboral combina las reglas específicas de la LRJS (art. 87 a 90) con las previsiones supletorias de la LEC (art. 299.2 y 382 a 384). Esta interacción normativa nos obliga, como abogados, a planificar la estrategia probatoria desde el inicio, anunciando, en su caso, en los escritos de demanda o en el de aportación de prueba, la existencia de soportes electrónicos, periciales y reproducciones audiovisuales, a fin de permitir su práctica en juicio.

La práctica procesal laboral actual exige un enfoque de compliance probatorio que comienza en la fase pre procesal

Por su parte, la reciente Sentencia de la Audiencia Nacional de 19 de enero de 2026 (Rec. 291/2025) añade un elemento procesal adicional: la interpretación del plazo del artículo 82.5 LRJS. Según esta resolución, aunque el precepto establece que la prueba documental y pericial deberá presentarse con diez días de antelación al juicio, la Audiencia concluye que, en realidad, el plazo efectivo es de nueve días hábiles hasta las 15:00 horas. Cualquier aportación posterior será extemporánea salvo que concurra una de las excepciones tasadas del artículo 82.5 LRJS, como la imposibilidad no imputable o el carácter sobrevenido de la prueba. En el caso analizado, la Sala inadmitió la documental presentada fuera de ese límite temporal, recordando que el incumplimiento del plazo determina la inviabilidad de valorar dicha prueba.

Junto a estas consideraciones procesales, la práctica procesal laboral actual exige un enfoque de compliance probatorio que comienza en la fase pre procesal. La empresa debe disponer de una política interna de tratamiento de las evidencias digitales que regule la preservación, integridad y acceso a los soportes electrónicos. Ello implica identificar los dispositivos implicados, asegurar su conservación con métodos de hashing, documentar la cadena de custodia y garantizar que su extracción se realiza por medios técnicos fiables. En caso de denuncias internas o investigaciones preliminares, resultará esencial coordinar la actuación del área de compliance con la asesoría jurídica para evitar la obtención ilícita de una evidencia y que pueda quedar excluida del proceso.

Del mismo modo, el análisis preliminar debe incluir una identificación de los testigos relevantes para tener un marco contextual que permita al órgano judicial valorar su credibilidad, así como una valoración de la necesidad de protocolizaciones notariales o informes periciales para validar la autenticidad de correos, chats o audios, con la finalidad de evitar el riesgo en caso de impugnación de la autenticidad de la prueba digital aportada.

En la fase procesal, la estrategia debe ser igualmente rigurosa. La parte que pretenda apoyarse en evidencia digital debe anunciar su existencia en los escritos introductorios y aportar, en el momento oportuno, los elementos que permitan su reproducción en sala. Resulta aconsejable llevar el dispositivo original, pen drive y una trascripción literal de su contenido, así como practicar testifical de las personas que participaron en las comunicaciones. Los correos electrónicos, conforme a la doctrina de la Sala IV TS, deben presentarse con sus metadatos y cabeceras completas, lo que permite verificar la fecha, la identidad de los interlocutores y la trazabilidad de los datos.

Por su parte, la impugnación de autenticidad por la contraparte obliga a activar los mecanismos previstos en la LEC, pudiendo la parte que haya presentado el documento pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto. Si del cotejo o de otro medio de prueba se desprendiere la autenticidad del documento, las costas y gastos origine el cotejo o comprobación serán exclusivamente de cargo de quien hubiese formulado la impugnación, sin perjuicio de una eventual multa por temeridad de 120 a 600 euros (art. 326.2 LEC). Por tanto, la preparación de estas incidencias debe planificarse de antemano, evitando improvisaciones que puedan poner en riesgo la admisibilidad o eficacia de la prueba digital, o bien unos costes extras por una impugnación no planificada.

En conclusión, la prueba digital en el ámbito laboral ya no se trata de un simple complemento tecnológico al proceso, sino de un elemento estratégico del que, en muchos casos, dependerá el éxito de litigio. Un correcto compliance probatorio permitirá anticipar estas exigencias, garantizando que la evidencia digital llegue al juicio en condiciones de ser valorada de forma correcta, consolidando una práctica procesal que responda a la realidad tecnológica de las relaciones laborales del siglo XXI.