ERP: la necesaria renovación del departamento de contabilidad

Los sistemas ERP viven una etapa de transformación acelerada. Así lo refleja el último informe de Gartner, que destaca que más del 60% de las organizaciones están migrando hacia soluciones en la nube, buscando mayor flexibilidad operativa y escalabilidad. Esta evolución tecnológica no se limita a la infraestructura: también están ganando protagonismo herramientas avanzadas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la automatización robótica de procesos (RPA), que están redefiniendo la forma en que se gestionan los datos contables.

En esta línea, Francesc Núñez, Product Manager de ERP en Wolters Kluwer Tax & Accounting España, confirma que “los sistemas ERP actuales están en constante evolución, integrando tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, sistemas de aprendizajes automáticos y la explotación avanzada de información”. A su juicio, estos avances están empujando a los fabricantes a desarrollar sus soluciones directamente en la nube.

Profundizando en el papel central del ERP dentro de las organizaciones, Cristina Luño, responsable de Marketing en Yooz España, destaca que se han convertido en “el eje vertebrador de la gestión empresarial, con arquitecturas modulares altamente sofisticadas que cubren casi todas las áreas de una organización”. No obstante, matiza que su verdadero potencial se alcanza “cuando se complementan con soluciones especializadas”.

En esta misma línea de transformación transversal, María Vázquez, directora de Soluciones Empresariales de Microsoft España, subraya que “el ecosistema ERP se encuentra en plena transformación, impulsado por la digitalización y la demanda de plataformas integradas que conecten todas las áreas del negocio”.

Por su parte, Alejandro Salvador, responsable de Exact Iberia y Polonia, apunta al papel determinante de la nube como motor del cambio. “Los ERP han evolucionado significativamente, especialmente gracias a la adopción de soluciones en la nube que permiten operar desde cualquier lugar”, explica.

En opinión de Francisco Bernal, desde el área de Consultoría de Negocio en Grupo Aitana, la tecnología que está marcando el paso es la IA, “es el presente y futuro de los sistemas ERP”. A su juicio, el impacto ya es tangible: “Hoy en día, ya es posible realizar pedidos mediante comandos de voz, detectar automáticamente incongruencias en los datos o automatizar conciliaciones bancarias con un nivel de precisión muy superior al de los sistemas tradicionales”.

También cobra real importancia la inteligencia conectada como base de la gestión empresarial del futuro. Tal y como afirma, Sonsoles Cotelo, Solution Advisory Manager en SAP España “las organizaciones necesitan sistemas interconectados e inteligentes capaces de predecir, adaptarse y actuar de forma autónoma. Para ello, resulta esencial una base integrada que unifique datos, aplicaciones e inteligencia artificial”. Desde SAP, explica, esta estrategia se materializa en una oferta cloud —SAP S/4HANA Cloud— basada en tres pilares: integración, IA y datos, que permite a las empresas adaptarse con agilidad a los cambios del mercado y operar de forma coordinada con otras aplicaciones empresariales.

El ecosistema ERP se encuentra en plena transformación, impulsado por la digitalización y la demanda de plataformas integradas

En este mismo contexto de innovación, Justino Martínez Salinas, CEO de Zucchetti Spain, remarca que “la evolución de los sistemas ERP es ya una realidad palpable”, y subraya que “estamos dejando atrás los ERP tradicionales para dar paso a soluciones inteligentes que integran tecnologías como la Inteligencia Artificial, Big Data, Realidad Aumentada y el Internet de las Cosas”. Martínez pone el foco en la necesidad de contar con plataformas interoperables que automaticen procesos y conecten todas las áreas del negocio, consolidando así el ERP como el núcleo de la estrategia empresarial moderna.

Desde Sage Iberia, José María Lozano, HR, Payroll & Digital Business Senior Manager, coincide en que los nuevos ERP están transformando radicalmente el entorno contable y de gestión. “Sage Copilot ayuda a automatizar tareas como el envío de recordatorios de pago y la generación de informes, proporcionando insights clave y sugiriendo acciones para tomar decisiones más inteligentes y rápidas”, señala. Además, añade que tecnologías como el Blockchain o el Machine Learning están potenciando la transparencia, la seguridad y la capacidad predictiva de los sistemas, impulsando una toma de decisiones cada vez más basada en datos y en tiempo real.

Cómo escoger e integrar un ERP

Elegir el ERP adecuado para el departamento contable es una decisión estratégica que influye directamente en la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. Según un estudio reciente de PwC, los responsables financieros priorizan funcionalidades como la automatización de asientos contables, la conciliación bancaria en tiempo real y el análisis predictivo. Sin embargo, uno de los mayores retos sigue siendo la integración con herramientas ya implantadas, como los sistemas de facturación o las plataformas de gestión fiscal.

Francesc Núñez, recalca que “la automatización contable debe contemplar tanto los procesos internos como los datos externos, como los bancarios, que pueden contabilizarse automáticamente”. Para lograrlo, considera imprescindible que “el ERP ofrezca APIs que garanticen una conexión lógica y segura con otras herramientas”.

Por su parte, Cristina Luño, coincide en la importancia de la integración, pero introduce un matiz crucial: “Incluso los ERPs más completos presentan limitaciones en procesos específicos como Cuentas a Pagar”. Por ello, defiende una arquitectura combinada en la que “la excelencia operativa se logra cuando se combina un sólido núcleo ERP con soluciones especializadas que profundicen en procesos críticos”.

A su vez, María Vázquez, apunta que la clave está en que el ERP “ofrezca un enfoque modular, trazabilidad financiera y análisis en tiempo real”, y subraya el valor de una integración fluida con ecosistemas ya consolidados como Microsoft 365.

Siguiendo esta línea, Alejandro Salvador destaca tres pilares fundamentales para mejorar la eficiencia contable: “la digitalización y automatización de procesos para reducir errores, una gestión financiera avanzada con visibilidad en tiempo real y la capacidad de cumplir con normativas como el GDPR o la Ley Antifraude”. Para ello, apuesta por soluciones escalables e integrables, capaces de crecer al ritmo del negocio.

Respecto a la integración, Cotelo explica que “el ERP se conecta de forma nativa con áreas clave como RRHH, cadena de suministro o compras, y puede ampliarse mediante APIs, conectores personalizados o plataformas iPaaS”.

Transformar los datos

El valor de los datos contables ha dejado de limitarse al cumplimiento de obligaciones fiscales. Con la incorporación de herramientas analíticas en los sistemas ERP, esta información se convierte en un activo estratégico: alimenta la planificación financiera, optimiza el control de costes y proyecta escenarios futuros con mayor precisión. Según un estudio de Deloitte, el 74% de las organizaciones que han implementado capacidades analíticas en sus ERP afirman haber mejorado su toma de decisiones.

Luño destaca el impacto transformador de las soluciones especializadas al integrarse con el ERP, “no solo automatizando el procesamiento de facturas, sino también proporcionando insights clave como tiempos de procesamiento, análisis por proveedor o patrones de aprobación”. Esto permite a las empresas obtener una visión detallada de su salud financiera, mejorando el reporting, señala.

Vázquez resalta la capacidad de herramientas como Power BI para integrar datos en dashboards visuales e interactivos, mientras que la IA, a través de plataformas como Power Platform, acelera la extracción de datos relevantes.

Sobre esto, Salvador añade que los ERP actuales ya integran cuadros de mando en tiempo real, “lo que, apoyado en inteligencia artificial, optimiza la toma de decisiones estratégicas al analizar grandes volúmenes de datos rápidamente”.

Por otro lado, Cotelo subraya la importancia de la centralización y el análisis predictivo, “destacando que los ERP modernos integran datos financieros, de ventas e inventarios en un sistema único, permitiendo una toma de decisiones ágil y segura”.

En cuanto al valor estratégico de los ERP modernos, Bernal incide en su capacidad analítica avanzada: “Los ERP actuales permiten obtener información analítica directamente desde las operaciones del negocio, sin necesidad de procesos manuales o exportación a hojas de cálculo”. Este análisis multidimensional facilita una visión granular de la rentabilidad por centros de coste, productos, clientes o proyectos. Además, organiza la información alineada con criterios contables, permitiendo comparativas históricas, simulaciones de escenarios y un seguimiento presupuestario sencillo. A lo que añade que, “integrados con Business Intelligence, los ERP actuales no solo proporcionan dashboards dinámicos, sino que también identifican patrones históricos y generan recomendaciones para modelos de planificación financiera más precisos”.

Qué considerar para medir el ROI

La inversión en un sistema ERP debe ir acompañada de resultados tangibles. Entre los principales indicadores que se utilizan para calcular el retorno de inversión (ROI) destacan «la reducción de los tiempos operativos», «la disminución de errores contables», «el ahorro en costes de auditoría» y «la mejora del cumplimiento normativo». Sin embargo, cada vez se presta más atención a factores cualitativos, como «la mejora en la experiencia del usuario» o «la capacidad del sistema para liberar al equipo de tareas repetitivas y de bajo valor».

Desde Yooz, subrayan la importancia de medir beneficios concretos y fácilmente cuantificables. Según explican, «sus clientes han logrado reducir hasta un 80% el coste por factura procesada y liberar entre un 50 y un 70% del tiempo destinado a tareas manuales, permitiendo que el equipo se enfoque en funciones estratégicas». También ponen sobre la mesa un aspecto menos visible pero clave: el “coste de oportunidad evitado”. En su opinión, «una solución especializada puede acelerar la rentabilidad en áreas específicas sin necesidad de esperar al retorno global del ERP».

Por parte de Exact, destacan dos métricas especialmente relevantes: «la reducción de costes operativos» y «el incremento de la productividad del personal». Desde la compañía señalan que, “cuando un ERP permite ejecutar tareas con mayor precisión y en menos tiempo, el ahorro de recursos es inmediato y sostenido en el tiempo».

SAP, por su parte, incide en que los ERP en la nube ofrecen ventajas claras desde el inicio, comenzando por «una inversión inicial notablemente inferior respecto a las soluciones on-premise». En el caso de SAP S/4HANA Cloud en su edición pública, «la reducción de costes puede alcanzar el 50%, y el tiempo para empezar a generar valor se acorta entre un 40 y un 60%». A esto se suman mejoras relevantes como «la reducción de errores financieros», «el aumento de la eficiencia operativa» y «una toma de decisiones más ágil gracias al acceso a datos en tiempo real».

Garantizar la privacidad y protección de los datos

Con el crecimiento de la presión regulatoria y el aumento de las amenazas cibernéticas, la seguridad y la protección de datos se han consolidado como prioridades esenciales dentro de los sistemas ERP. Como señala KPMG, el 85% de las empresas que han adoptado un ERP en la nube han reforzado sus políticas de seguridad y privacidad para cumplir con normativas como el GDPR.

“La seguridad se ha convertido en un factor crítico en los ERP cloud”, comenta Francesc Núñez, quien añade que “es esencial una política de seguridad en todo el ciclo de vida del ERP, desde su concepción hasta la protección contra ataques remotos”.

La seguridad se ha convertido en un factor crítico en los ERP cloud

Desde su perspectiva, Cristina Luño refuerza este enfoque, asegurando que “el enfoque más efectivo es el integral y multicapa, con cifrado, autenticación reforzada, gestión granular de accesos y sistemas de detección de anomalías basados en IA”. En este sentido, la propuesta de Yooz añade un valor extra, al incluir digitalización certificada homologada por la AEAT, lo que refuerza la legalidad y trazabilidad de todos los procesos.

Alejandro Salvador también subraya la importancia de adoptar medidas prácticas: “Auditorías periódicas, políticas de anonimización de datos, doble autentificación y medidas de protección avanzadas son claves para garantizar la privacidad. La seguridad ya no es un extra, es un requisito”.

Por su parte, Cotelo incide en que “los sistemas cloud de SAP ofrecen medidas avanzadas de seguridad: controles de red, auditorías periódicas, gestión de accesos, continuidad de negocio, respuesta ante incidentes y cumplimiento normativo”. Además, pone especial énfasis en el uso riguroso de la IA: “SAP no utiliza los datos de clientes para entrenar modelos LLM, y aplica técnicas de anonimización garantizando que los datos críticos se usen únicamente bajo los términos acordados”.

A esta visión se suma Francisco Bernal, desde Grupo Aitana, quien subraya que la responsabilidad no recae únicamente en los fabricantes. “Fabricantes como Sage o Microsoft ya aseguran que sus soluciones ERP cumplen con las normativas más estrictas en materia de protección de datos, incluido el GDPR”. Sin embargo, advierte que “el cumplimiento también depende de cómo se configuren internamente los sistemas”. Por ello, defiende la necesidad de “establecer políticas claras de roles y permisos, evitar la exportación indiscriminada de información sensible y mantener los sistemas actualizados”.

La adaptación del personal contable

El éxito de un nuevo ERP no solo depende de la tecnología, sino también de las personas. Prueba de ello es que un 70% de las implantaciones de ERP fracasan parcialmente por falta de alineación con los usuarios finales, según un informe de McKinsey. En relación con este dato, la capacitación, la comunicación constante y la implicación del equipo desde las fases iniciales son factores clave.

Cristina Luño señala que “la resistencia al cambio es uno de los mayores obstáculos en departamentos con procesos muy establecidos”, por lo que recomiendan implementaciones progresivas, orientadas a quick wins y con un enfoque muy centrado en el usuario final. “Las implantaciones más exitosas son aquellas en las que el usuario percibe que la tecnología le libera de tareas tediosas y le permite crecer profesionalmente”.

Desde Exact, Salvador propone un enfoque muy práctico: “Comunicación clara de beneficios, entornos de prueba, involucración directa del personal desde el inicio y soporte continuo por parte del proveedor. Esas son las claves para gestionar bien el cambio”.

Cotelo aporta una visión complementaria: “El respaldo de la dirección es crucial para motivar al personal contable y que la implantación del ERP se vea como una prioridad estratégica. Además, una planificación con tiempos realistas, formación constante y comunicación clara son las claves para vencer la resistencia al cambio”.

Tendencias futuras

La próxima generación de soluciones ERP ya está tomando forma, con una clara orientación hacia la inteligencia aumentada, la hiperautomatización y la conectividad total entre plataformas. De hecho, se prevé que para 2026, más del 80% de los sistemas ERP incorporen capacidades de IA para la contabilidad predictiva y el control financiero en tiempo real. Pero, ¿qué cambios se avecinan y cómo pueden las empresas prepararse para este nuevo escenario?

Francesc Núñez señala que “la evolución de los ERP va hacia procesos más automatizados y revisiones inteligentes, no tanto tareas manuales”, anticipando una transformación en la forma en que se gestionan los procesos dentro de las organizaciones.

En paralelo, Cristina Luño refuerza esta visión, indicando que “el futuro no pertenece a sistemas monolíticos con automatización limitada, sino a ecosistemas integrados donde soluciones como Yooz resuelven procesos específicos con una efectividad incomparable”. Para ella, el futuro de los ERP radica en la flexibilidad y la capacidad de adaptarse a necesidades concretas de manera eficiente.

Alejandro Salvador, por su parte, subraya varios factores cruciales: “La obligatoriedad de la factura electrónica, la escalabilidad del cloud, la movilidad desde dispositivos móviles y la RPA serán las bases de los ERP del futuro”. Aconseja a las empresas que se preparen “trabajando en su digitalización y apostando por soluciones que evolucionen al ritmo del entorno legislativo y tecnológico”.

Desde SAP, Cotelo agrega que “el futuro pasa por la integración completa de los ERP cloud con el resto de aplicaciones del negocio, apoyándose en IA generativa mediante agentes como Joule, que guiarán a los usuarios en procesos complejos”. También destaca las iniciativas de SAP como RISE with SAP y GROW with SAP, diseñadas para facilitar la transición ordenada y eficiente hacia la nube, reforzando el compromiso de la compañía con la evolución tecnológica de sus clientes.