Transformar la contabilidad del caos al orden

El departamento de contabilidad tiene por delante diferentes retos. En numerosas ocasiones cuentan con procesos anticuados. Por eso, Byte TI, junto con Yooz, organizó un encuentro en el que se trataron temas como la automatización, la eliminación de errores y riesgos o cómo garantizar procesos financieros más eficientes, seguros y fiables.

Las empresas que siguen gestionando sus errores contables de forma manual se enfrentan a errores, retrasos y riesgos innecesarios. Y la automatización no solo elimina estos problemas, sino que también permite a los equipos financieros centrarse en tareas estratégicas de mayor valor. Amelie Laurensou, Sales Manager en España de Yooz, explicó que “Yooz es una empresa basada en la nube que lleva unos 15 años trabajando sobre el reconocimiento automático de documentos y que está homologada por la Agencia Tributaria para todo lo que es la certificación de la digitalización. Y nuestro enfoque principal es reinvertir mucho de nuestro core de I+D en optimizaciones de machine learning y de inteligencia artificial para siempre estar al día y dar un paso adelante para temas de automatización”.

El enfoque principal de la compañía es aportar valor a los departamentos financieros para reducir al mínimo las tareas tediosas. Su solución procesa más de 200 millones de documentos y su éxito radica en que se trata de una solución potente que se combina con una puesta en marcha muy simple, rápida para ofrecer a todas las empresas, sin importar tamaño e industria, una solución muy simple, muy económica y sin riesgos, para justamente automatizar y digitalizar el proceso de las cuentas a pagar.

Para Laurensou, “los errores más recurrentes que se cometen en los departamentos de contabilidad son la falta de visibilidad, los procesos que no son óptimos y que van a generar retrasos de pago, de gestión y estar en un entorno con un riesgo de fraudes, porque el que va a querer terminar va a tener menos precaución a nivel de los riesgos. Y también el caos está en entender las nuevas normativas y estar al día de aquellas para poder cumplir con lo que el Estado nos pide”.

Datos clave

La portavoz de Yooz expuso una serie de cifras que dibujan cuál es la situación de los departamentos de contabilidad. Por ejemplo, un 42% de los responsables financieros consideran que la validación de factura es la principal causa de retrasos a nivel de pagos de proveedores. Ante esto responde la Ley Crea y Crece, que quiere luchar contra la morosidad y que viene de una constatación de que los retrasos de pago de proveedores es un reto. Otro de los retos es que el 78% de los departamentos todavía que gestionan sus cuentas manualmente, pues desconfían de la precisión de los datos sobre cuántas facturas se procesan. Laurensou además incidió en que “lo más increíble para mí, es que nadie es capaz de responder cuántas facturas se contabilizan al mes de forma manual. Un 68% de los CFO indican que la falta de visibilidad de los datos hace la optimización de costes más difícil, lo que dificulta la gestión de la contabilidad. Así que el reto no es solamente dar el paso hacia la automatización, sino elegir la solución que más se adapta a los retos de una empresa, porque todos van a tener niveles distintos de automatización”.

Para la portavoz de Yooz además hay otros retos asociados pues más del 70% de los CFO asumen que ahora hay responsabilidades que van más allá de finanzas, como es su impacto en el departamento de Recursos Humanos. “Es importante, por tanto, aportar valor eligiendo la inversión más correcta para llegar hacia el éxito. Porque la tecnología va a ser la que posibilite el cambio y que se automaticen los procesos de forma efectiva”.

Los errores más recurrentes que se cometen en los departamentos de contabilidad son la falta de visibilidad, los procesos que no son óptimos

La ventaja de la solución de Yooz es que permite automatizar procesos de forma muy sencilla. Y no sólo facturas, sino también un currículum o cualquier otro documento que requiera una aprobación. Además, la nueva Ley Crea y Crece modifica de forma sustancial la forma en la que las empresas y autónomos emiten sus facturas y éstas tienen que ser en formato electrónico de forma obligatoria. Con la implementación de la solución de automatización de Yooz, permitirá anticiparse a la obligatoriedad, cumplir con requisitos legales futuros y mejorar la eficiencia y la competitividad del negocio.

Además de intentar agilizar los cobros, la nueva ley es un paso más en la lucha contra el fraude. Pero, la factura electrónica nada tiene que ver con la automatización. ¿Cuál es la diferencia? La clave está en que si se automatizan las facturas, ¿quiere decir que ya todas ellas son electrónicas? Si se emiten y reciben facturas electrónicamente, ¿quiere decir que no necesito automatizar el procesamiento de las mismas? Una factura electrónica, es una factura que se emite o se recibe en un formato estructurado que facilita la lectura del documento por los robots o por los sistemas informáticos. Con ello, pueden ser tramitadas de manera igualmente automatizada por sistemas informáticos de pago y contabilidad de receptor. Los formatos estructurados son los lenguajes XML, Facturae o Edifact. Una factura electrónica no es una factura que llega por correo electrónico ni una factura que llega en PDF. Son formatos muy concretos.

Es a partir de este punto cuando los procesos de automatización entran en juego. La solución de Yooz, permite, de forma sencilla, optimizar y simplificar la gestión de facturas a través de herramientas y sistemas automatizados. El software de la compañía permite capturar, procesar, aprobar y a contabilizar las facturas de manera eficiente y sin intervención manual. Es decir, mientras que la factura electrónica se centra en la forma en la que se presenta y almacena el documento, la automatización de facturas se enfoca en mejorar y agilizar los procesos asociados a la gestión de facturas, utilizando tecnología para optimizar el flujo de trabajo, desde la recepción hasta el pago.