Por qué optar por una solución cloud para la automatización de facturas

El departamento financiero se enfrenta al desafío de aumentar la productividad y la eficiencia en sus procesos contables. Y hoy es posible lograrlo gracias a las tecnologías avanzadas de automatización de procesos en cloud. Para ello Byte TI organizó un encuentro junto con Yooz para conocer las ventajas del uso de la nube en la automatización de las facturas.

Una solución en la nube aporta grandes beneficios en materia de eficiencia, productividad, accesibilidad y seguridad de los datos. También a la hora de automatizar las facturas. Durante el encuentro analizamos cuál debe ser el papel del CIO en el asesoramiento del departamento financiero, qué opción, si on-premise o cloud es mejor y a qué problemas se enfrentan las empresas a la hora de mejorar la eficiencia en los procesos de la función financiera.

Christian Muñoz, Product Evangelist de Yooz, explicó que Yooz es una empresa que se dedica al desarrollo de soluciones de automatización para todo el proceso de las cuentas a pagar dentro de las compañías. Se trata de es una empresa nacida en la nube en el año 2010 y que en la actualidad tiene presencia en Estados Unidos y en Europa. Anualmente, tiene un crecimiento de 40% sostenido y está homologada por la AEAT. La compañía tiene presencia en más de 40 países y cuenta con más de 5 000 clientes y 200 000 empresas que nos llevan a tener un total de 300 000 usuarios. Su propuesta tecnológica es una solución que procesa más de 200 millones de documentos y su éxito radica en que se trata de una solución potente que se combina con una puesta en marcha muy simple, rápida para ofrecer a todas las empresas, sin importar tamaño e industria, una solución muy simple, muy económica y sin riesgos, para automatizar y digitalizar el proceso de las cuentas a pagar.

Para Muñoz, la tesitura en la que se encuentran los departamentos de TI es que “hace años se podía decir que el rol del CIO era estar seguro que el mantenimiento del equipo tecnológico funcionaba, que todo estaba bien mantenido, que todas las herramientas tecnológicas dentro de la compañía funcionaban perfectamente. Y ese era un rol que era más de operación y muy poco estratégico. Sin embargo, actualmente esta ola de desarrollo tecnológico ha empujado a que haya un cambio en su trabajo. Hoy en día los CIOs se ven obligados no solamente a tener este conocimiento operativo de la empresa, sino que ahora ha avanzado a un puesto donde tiene herramientas o conocimientos más estratégicos, donde debe de tener un conocimiento más grande de lo que sucede. Entre sus obligaciones está la de conocer muy bien cómo funciona el negocio para dar asesoramientos a otros departamentos, también al departamento de contabilidad”.

El Product Evangelist de Yooz dio un ejemplo claro con la ley antifraude y de la ley Crea y Crece: “El CIO tiene que saber cómo va a impactar esa ley en la organización y qué medidas ha de tomar”.

Una solución cloud

Para Muñoz, aparte de tener los datos en servidores externos, lo que beneficia a la mayor inversión en hardware y a los consumos, la nube “tiene como ventaja principal una gran relación coste-beneficio. Además, el servicio lo presta alguien externo con lo que no se necesita tener a alguien dedicado a esa labor de gestionar las aplicaciones y sistemas. Por supuesto, la nube ofrece también unos niveles de seguridad muy elevados y proporciona una mayor flexibilidad”.

En el caso de una solución de automatización de facturas en la nube como la que propone Yooz, las ventajas también son claras y es que todo se ejecuta a través de unos pocos clics. “Con ello -afirma Muñoz- se reducen los gastos hasta en un 80% a veces, se gana en trazabilidad y esa trazabilidad nos va a ayudar en seguridad contra los fraudes. Por supuesto el riesgo para la empresa es cero”.

El problema para el CIO se encuentra en cómo elegir una solución de automatización en la nube. Para el portavoz de Yooz, hay varios elementos a tener en cuenta. El primero de ellos es que “la solución sea interoperable y se pueda integrar con otros sistemas contables como los ERPs o CRMs. Eso es muy importante porque este tipo de herramientas que están en el cloud tienen la capacidad de generar datos. Y como están en el cloud, pueden generar tantos datos como sea necesario. Gracias a esos datos una herramienta como la que nosotros ponemos a disposición de los clientes es capaz de crear analíticas, reportes, dashboards para que se tomen decisiones estratégicas dentro de la compañía. Otro elemento importante es que puedaofrecer trazabilidad de principio a fin para que se pueda ver que hay una seguridad, que no hay fraudes. Esto también te lo da una herramienta de automatización de cuentas a pagar”.

El problema para el CIO se encuentra en cómo elegir una solución de automatización de facturas en la nube

Estos dos, serían los elementos más importantes, pero también es bueno que esa solución de automatización de cuentas a pagar cuente con una gran base de clientes que confirme que se trata de una herramienta fiable”

Muñoz consideró otro punto esencial como es que la solución ayude “a tener una detección automática de intentos de fraude. Esto es muy importante porque actualmente, la prioridad número uno de muchas de las compañías es cubrirse contra los fraudes, porque actualmente tecnológicamente los fraudes están en aumento. Por ello, es también importante que el proveedor tenga una gran calidad en soporte del cliente,”

Todas esas características se incluyen en la solución de Yooz ya que funciona de forma transversal en todo el proceso de cuentas a pagar de tu compañía.Un software de automatización de cuentas a pagar como el de Yooz no sólo va a ofrecer esta serie de ventajas, sino que va a permitir a las empresas cumplir con los requerimientos que son impuestos por la Agencia Tributaria. Al automatizar los procesos, la empresa también puede evitar cuellos de botella y mejorar relaciones con proveedores y con clientes.

Tal y como explicó Muñoz, con la incorporación de esta solución “se produce un aumento de la productividad al automatizarse las tareas repetitivas del proceso financiero. En el momento en el que se automatizan esas labores, se reducen los costes de gestión hasta en un 80%. De igual forma, se va a mejorar la precisión y la rapidez, porque los detalles de cada factura se van a extraer automáticamente y esto va a evitar errores de introducción de datos comunes en los procesos manuales. Y además, todos los documentos se van a procesar a través de una única plataforma. Yooz favorece una trazabilidad accionable y esto va a facilitar una visión más clara de la situación financiera al integrar informes precisos de transacciones y conciliaciones con el sistema de ERP de la organización con lo que va a mejorar el rendimiento de los costes. La plataforma de automatización va a validar automáticamente datos de facturas, asegurando el cumplimiento normativo y detectando actividades fraudulentas en una fase muy temprana de un proceso de validación”.