Por qué nada desbanca al ERP y al CRM

El mercado de los sistemas ERP y CRM está viviendo una transformación profunda gracias a la digitalización y la incorporación de tecnologías como la IA y la computación en la nube. Una de las principales tendencias es la fusión entre ERP y CRM, y es que, ahora, las plataformas están integrando datos empresariales de manera unificada, lo que facilita la interconexión de procesos de producción, ventas, servicio al cliente y otros departamentos.

Esta integración está eliminando las barreras entre los diferentes silos de datos, permitiendo a las empresas adoptar herramientas que integran diversas fuentes de información y conectan distintos departamentos. El resultado; una mayor colaboración y un uso más eficiente de los datos.

Estas innovaciones, originalmente accesibles solo para grandes y medianas empresas debido a altos costos, ahora, gracias a modelos de pago por uso y operación en la nube, han pasado a ser también herramientas accesibles para pymes. Además, como explica Fernando Ruiz, Director de Desarrollo de Negocio en Grupo Aitana-Opentix, aparecen nuevos requisitos legales que demandan mayor control y eficiencia en los procesos empresariales y que están impulsando esta evolución, “por ejemplo, Grupo Aitana-Opentix cuenta con más de 500 clientes medianos y grandes y más de 1200 pymes que ya utilizan ERP y/o CRM, lo que sugiere un crecimiento continuo del mercado, especialmente entre las pymes”.

Por su parte, Juan Chinchilla, director de la Unidad de Negocio de Business Applications de Microsoft España explica que ellos ponen a disposición de sus clientes Microsoft Dynamics 365, “que elimina los silos tradicionales entre los sistemas ERP y CRM, ofreciendo flexibilidad, escalabilidad y menores costos iniciales. Al integrar la IA generativa de Copilot, dotamos a Dynamics 365 de capacidades para impulsar la automatización, el análisis de datos y la toma de decisiones. Esto proporciona capacidades avanzadas para prever tendencias y optimizar procesos, actuando como un factor diferenciador clave”.

Siguiendo estos datos, en el mercado podemos agrupar las tendencias de los fabricantes en tres grandes bloques: en primer lugar, la adaptación a los cambios legales y su impacto en el usuario de software de facturación; en segundo lugar, el incremento funcional al adoptar nuevas tecnologías que permiten la automatización y la mejora de la experiencia de usuario y por último, la propia tecnología del ERP, que sigue acelerando su viaje hacia el cloud

Actualmente, en palabras de Francesc Núñez, ERP Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España, las principales novedades legales se están centrando en los cambios en el proceso de facturación, entre ellas la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, «que hacen que el ERP y, en concreto, la gestión de la facturación pongan el foco en el cambio legal. Así, la influencia de estas normativas en el comportamiento del ERP es una tendencia importante debido al gran impacto de la relación directa entre estos sistemas y las Administraciones implicadas”

El mercado de los sistemas ERP y CRM está viviendo una transformación profunda gracias a la digitalización y la incorporación de tecnologías como la IA y la computación en la nube

La irrupción de nuevas tecnologías, como la IA, constituye también una tendencia clara, así lo destaca Josep María Lozano Rochel, SMB & HCM Director en Sage Iberia, “la integración de inteligencia artificial y machine learning para automatizar procesos y mejorar la eficiencia. También se sigue observando un incremento en el uso de soluciones móviles y en la nube, que permiten a las empresas acceder a sus datos desde cualquier lugar. La analítica avanzada y el big data están transformando la forma en que las empresas gestionan sus operaciones y relaciones con los clientes, proporcionando información muy valiosa para realizad análisis predictivos”, dice.

Por último, la migración al cloud también se está produciendo en la propia tecnología del ERP, posicionándose como otra de las tendencias de los fabricantes. Además, existe una creciente tendencia en las empresas a buscar una integración total entre sus soluciones de software, lo que, en opinión de Eva Mirás, Directora Comercial de Zucchetti, les lleva a las empresas a centrarse en encontrar un socio tecnológico que las acompañe en todo el proceso de transformación digital. “En Zucchetti somos conscientes de esta necesidad. Por eso, mantenemos una vigilancia tecnológica constante en nuestros centros de I+D+i locales que nos permite asesorar a nuestros clientes y proveerles en cada momento de las soluciones más avanzadas para sus necesidades”.

Retos al adoptar soluciones ERP/CRM

El principal reto al que se enfrenta una organización a la hora de implantar un nuevo ERP o sustituir el que usa, tanto on-premise como cloud, es la gestión del cambio. “Implementar una herramienta de la magnitud de un ERP implica una adaptación a nuevos procesos, y para conseguir el éxito, es imprescindible una buena gestión del cambio que esto conlleva.

En la implantación de una herramienta tan global, normalmente subyace un cambio en la cultura empresarial, empezando por la gestión de las personas, que básicamente tienen que sentirse parte de esa evolución y participar de la misma, no como una imposición sino como una oportunidad de mejora en sus tareas y en conjunto de la organización”, así lo resalta Núñez.

Otro reto consiste en la capacitación del personal, “Es importante asegurarse de que el proveedor de software elegido imparte la formación y posterior soporte necesarios para adaptarse a las nuevas herramientas. Una tarea crucial para mejorar las competencias del equipo y reducir la ansiedad”, añade Mirás.

La seguridad de los datos es otra preocupación importante. Especialmente, como subraya Lozano Rochel, con el aumento de las amenazas cibernéticas, “además, la adaptación a nuevas tecnologías y la personalización de las soluciones para satisfacer necesidades específicas pueden ser complejas y costosas”.

Una estrategia adecuada

La implementación exitosa de una solución ERP o CRM requiere una estrategia bien estructurada y meticulosa. Primero, se debe realizar un análisis exhaustivo que involucre a los responsables de cada área de la empresa para comprender sus necesidades y cómo la solución puede resolverlas.

Luego, se planifican objetivos claros, se selecciona la tecnología adecuada y se elabora un cronograma realista que incluya todas las fases del proyecto: instalación, configuración, capacitación y despliegue.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, para el Director de Desarrollo de Negocio en Grupo Aitana-Opentix, proporcionar soporte continuo minimiza la resistencia y asegura una adopción fluida, “es importante realizar un seguimiento y evaluación constantes de la implementación, monitoreando el rendimiento del sistema, recogiendo feedback y haciendo ajustes necesarios para optimizar el uso del ERP o CRM. Un enfoque de mejora continua asegura que la solución evolucione con las necesidades de la empresa”,

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Aunque, no hay que olvidar que esta estrategia debe contar con el apoyo de la alta dirección y seleccionar un proveedor confiable, así como, “la formación del personal y la gestión del cambio son esenciales para asegurar una adopción exitosa. Además, es importante realizar pruebas exhaustivas y monitorear continuamente el rendimiento del sistema para realizar ajustes necesarios”, resume el SMB & HCM Director de Sage Iberia.

De on-premise a cloud

En los últimos tiempos se están imponiendo las soluciones alojadas en la nube, que ofrecen una mayor accesibilidad, seguridad y escalabilidad, lo que es especialmente útil para empresas sin infraestructura propia. La tecnología cloud supone también un ahorro significativo en costos, permitiendo delegar la gestión al proveedor de software y contratar soluciones como servicio con modelos de pago por uso.

Además, en opinión de Mirás, estas soluciones eliminan ineficiencias y problemas de seguridad asociados a servidores propios y herramientas de ofimática tradicionales, “permitiendo acceso y actualización de datos en tiempo real, lo que facilita la colaboración y reduce errores y duplicidades”.

De todas formas, la elección entre soluciones en la nube y on-premise depende de las necesidades y recursos de la empresa. Pues, en algunos casos, las soluciones on-premise pueden ofrecer mayor control y personalización, “lo que es crucial para algunas empresas. Es importante evaluar factores como la seguridad, el coste y las necesidades de personalización antes de tomar una decisión”, señala Josep María Lozano Rochel, SMB & HCM Director en Sage Iberia.

Entonces, ¿cómo se puede migrar de forma exitosa de un modelo on-premise a un modelo cloud?. Tal y como señala el director de la Unidad de Negocio de Business Applications de Microsoft España, para migrar exitosamente de un modelo on-premise a la nube, es crucial seguir una estrategia bien definida.

“Primero, se debe realizar un análisis exhaustivo de los sistemas actuales para identificar los más adecuados para la migración, evaluando los beneficios a corto y largo plazo e integrando los sistemas en la nube. La nube ofrece ventajas significativas como acceso a herramientas innovadoras, optimización de procesos y mejora de la productividad. La migración debe incluir medidas de seguridad robustas para proteger los datos y garantizar la continuidad del negocio. Además, es esencial proporcionar formación y soporte continuo a los empleados para minimizar la resistencia al cambio y aprovechar todas las nuevas funcionalidades”.

Siguiendo este punto, contar con una solución en consonancia con las necesidades de cada empresa a es primordial. Por ello, desde SAP cuentan con RISE with SAP, y GROW with SAP, “RISE with SAP ofrece todos los productos, herramientas y servicios necesarios para cualquier empresa, con SAP S/4HANA Cloud Private Edition y servicios gestionados de infraestructura y soporte. Incluye perfiles especializados que acompañan al cliente en cada etapa del proceso. Por su parte, GROW with SAP, dirigido a clientes del mercado medio, ofrece mejores prácticas preconfiguradas, IA, automatización para resultados rápidos, servicios de adopción acelerada, una comunidad global de expertos y recursos de aprendizaje gratuitos, facilitando la migración con estandarización y despliegue rápido”, explican desde la compañía.

IA y Machine Learning

La integración de tecnologías como IA y Machine Learning con ERP/CRM puede mejorar significativamente la eficiencia y la toma de decisiones. Las empresas deben seleccionar plataformas que soporten estas tecnologías y trabajar con proveedores que ofrezcan soluciones integradas.

En esta línea, por ejemplo, Sage está lanzado Sage Copilot, un asistente de productividad impulsado por IA generativa. Sage Copilot automatiza tareas administrativas, identifica errores y proporciona información práctica en tiempo real, ayudando con previsiones, gestión del flujo de caja y generación de facturas mediante lenguaje natural. Cómo destaca Josep María Lozano Rochel, SMB & HCM Director en Sage Iberia, esta herramienta permite a las empresas liberar tiempo y recursos, mejorando la productividad y facilitando la toma de decisiones. “De todos modos, es crucial capacitar al personal en el uso de estas tecnologías puesto que tan importante como la herramienta en sí, será la capacidad de realizar buenas preguntas por parte del usuario”.

Siguiendo este punto, Microsoft Dynamics 365 engloba múltiples aplicaciones de negocio en la nube, conectando los procesos de producción, ventas, marketing, atención al cliente, y gestión de finanzas y talento, con plena integración de IA. Un buen ejemplo reciente es el de Michelin, que adoptó Microsoft Dynamics 365 Business Central para sus subsidiarias y pymes, logrando una implementación rápida y económica. Esta solución facilitó la integración de nuevas adquisiciones, alineando sus sistemas financieros con los estándares de Michelin.

“Y para implementar estas tecnologías, las empresas están recurriendo a soluciones de low code para desarrollar procesos que identifiquen y automaticen la integración de información en el ERP. Nosotros ponemos a disposición Power Platform, nuestra suite de herramientas low code que incluye Power BI, Power Apps, y Power Automate, herramientas permiten a los usuarios, sin necesidad de perfiles técnicos especializados, crear aplicaciones personalizadas, automatizar flujos de trabajo y analizar datos de manera eficiente”, finaliza Juan Chinchilla, director de la Unidad de Negocio de Business Applications de Microsoft España.

La seguridad en entornos basados en la nube

Para manejar la seguridad en entornos de ERP/CRM basados en la nube, las empresas deben adoptar un enfoque multifacético que aborde tanto la tecnología como la gestión de riesgos. La creciente migración al cloud implica más frentes que atender, aumentando la complejidad operativa y la exposición a amenazas cibernéticas.

Para mitigar estos riesgos, es esencial implementar soluciones avanzadas de ciberseguridad que utilicen IA para automatizar y mejorar la detección de amenazas, reducir el tiempo de respuesta y realizar análisis predictivos.

Desde Microsoft ofrecen Copilot for Security, “nuestra solución de seguridad que utiliza IA generativa para analizar grandes volúmenes de datos y cerrar brechas de seguridad con mayor precisión. En un entorno donde el cibercrimen crece a un ritmo del 15% anual, superando a las economías de India y China, la seguridad de los datos debe ser una de las máximas prioridades de las empresas”, detalla Chinchilla.

Además de la tecnología, las empresas deben seguir prácticas de gestión de seguridad rigurosas. Esto incluye la capacitación continua de empleados en ciberseguridad, la implementación de controles de acceso estrictos y la realización de auditorías de seguridad periódicas… En resumen , para Lozano Rochel, esta cultura de seguridad debe ser para todos los usuarios, “estas acciones de las empresas pueden ayudar a la gestión, pero en último término es el fabricante quien tiene gran parte de responsabilidad para garantizar la seguridad, por lo que resulta importante la elección del partner adecuado”.

Cómo elegir una solución ERP/CRM

A la hora de elegir una solución ERP/CRM podemos destacar tres factores: el primero es la propia empresa y su preparación; el segundo hace referencia al propio ERP, y el tercero se centra en el partner tecnológico.

Respecto al primero, la empresa debe hacer un análisis de la situación actual y sus áreas de mejora: una correcta identificación de la situación actual de la empresa y de las áreas o procesos que se quieren mejorar son el primer paso para la elección del sistema más adecuado. “Es importante considerar que el liderazgo interno en el proceso de implantación de cualquier herramienta que suponga un cambio es fundamental y que parte del trabajo de este equipo interno es la liderar el cambio, incluyendo la gestión de las personas en este cambio”, incide Mirás.

En relación con las características del ERP, hay que tener en cuenta que las características funcionales, por supuesto, deben encajar con las necesidades, pero no solamente; también son importantes la escalabilidad, la seguridad y las garantías del producto. El ERP debe ser el compañero de viaje de la empresa, por lo tanto, se debe pensar en el crecimiento de la compañía y en cómo el ERP puede acompañar en ese crecimiento.

Finalmente, respecto a la elección del fabricante o partner, es clave buscar un socio adecuado para garantizar el éxito en el proyecto. Una vez la gestión interna de la empresa determina la necesidad de implementar un ERP y prepara el equipo para implementarlo, hay que salir al mercado para buscar opciones.

También es importante que la solución elegida reciba actualizaciones y mejoras continuas para mantenerse relevante. “Mientras que la personalización puede ser necesaria, es preferible minimizarla para facilitar el mantenimiento y las actualizaciones”, destaca Ruiz.

Así como que el proveedor que lo desarrolle tenga la solidez, el conocimiento, la experiencia y la capacidad de innovación necesarias para estas soluciones. “En el caso de SAP, lleva más de 50 años recogiendo las mejores prácticas, cuenta con 400.000 clientes en todo el mundo, y sus soluciones abordan aproximadamente el 99% de las necesidades de las empresas de los diferentes sectores”, ejemplifican desde la compañía.

ERP personalizado o uno estándar

La elección entre un ERP personalizado y uno estándar depende de las necesidades específicas de cada empresa. Un ERP personalizado ofrece la ventaja de adaptarse perfectamente a los procesos y requerimientos únicos de la organización, lo que puede mejorar la eficiencia y competitividad. Sin embargo, “su implementación puede ser más costosa y llevar más tiempo”, subrayan desde Zucchetti.

Por otro lado, un ERP estándar es más rápido de implementar y suele ser más económico, además de contar con actualizaciones y soporte continuo por parte del proveedor. Por lo que, la mejor opción depende de la complejidad de los procesos empresariales y del presupuesto disponible.

Sobre esto, difieren las opiniones, desde el Grupo Aitana-Opentix, dicen que, sin duda, optar por un ERP estándar con el menor número de personalizaciones necesarias para cumplir con los requisitos de negocio es la mejor opción en la mayoría de los casos.

“Un ERP estándar ofrece numerosas ventajas. En primer lugar, es mucho más sencillo de mantener y actualizar. Los proveedores de ERP estándar lanzan actualizaciones regulares que incluyen mejoras de funcionalidad, parches de seguridad y cumplimiento con nuevos requisitos legales… Además, un ERP estándar tiende a tener un retorno de inversión (ROI) mucho más corto. Al minimizar las personalizaciones, se reduce el tiempo y los costes asociados con la implementación inicial, así como los costes continuos de mantenimiento y soporte. Esto permite a las empresas obtener beneficios más rápidamente y a un menor coste total de propiedad”, expresan.

En contraposición, desde Wolters optan por la la combinación de ambos modelos, “de cara a las funcionalidades más transversales de un ERP, una solución estándar garantiza la puesta al día, sobre todo en los cambios legales como la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, que afectan a la facturación y obligan a una actualización continua de los ERP, que hasta ahora vivían un poco más al margen de las novedades normativas. En este sentido, contar con un estándar de mercado de un fabricante solvente en cambios legales es toda una garantía. Por otro lado, el ERP debe ser adaptable o conectable con otros módulos que solucionen el día a día de los procesos de la empresa, por complejos que estos sean”, recalcan.