Implementar una estrategia de gestión documental

La gestión documental en las empresas desempeña un papel crucial en la optimización de procesos, la toma de decisiones y los cumplimientos normativos. En un entorno donde la información fluye rápidamente y la innovación es constante, la eficiente gestión de documentos se convierte en un componente estratégico para el éxito empresarial.

En este contexto, la gestión documental no se limita simplemente a la organización y almacenamiento de archivos, sino que abarca la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de información de manera efectiva. De este modo, las TI con su enfoque en la digitalización y automatización, adoptan sistemas avanzados que permiten una gestión eficiente de documentos, facilitando el acceso rápido a la información relevante y mejorando la colaboración entre equipos.

Además, la seguridad de la información cobra una importancia especial en este ámbito, donde la confidencialidad y la integridad de los datos son fundamentales. La implementación de políticas de gestión documental garantiza la protección de la propiedad intelectual, el cumplimiento de regulaciones y la mitigación de riesgos asociados a la pérdida de información.

“Según uno de nuestros recientes estudios, el 41% de los españoles admite que la mala gestión de la información está teniendo un efecto perjudicial en su rendimiento en el trabajo, y un 26% siente que está teniendo un impacto negativo en su satisfacción laboral. Por todo ello no solo es necesario que las organizaciones tomen conciencia sobre la importancia de una estrategia de gestión documental, sino que estas deben de valorarla y aplicarla lo más pronto posible para cuidar y retener a sus empleados”, explica Mario Montesinos, Global Head of Value Engineering en OpenText.

Gestión documental en las empresas

En España, al igual que en muchas partes del mundo, las empresas están progresando en su conciencia sobre la importancia de una gestión documental eficaz, particularmente en el entorno de los Recursos Humanos. Muchas empresas son conscientes de la necesidad de actualizarse, pero la magnitud de la transformación puede resultar abrumadora. Las compañías con procesos desfasados suelen reconocer la importancia de la modernización, aunque a menudo se encuentran con desafíos al intentar implementar cambios significativos.

En palabras de José Manuel Villaseñor, Partner director de Cezanne HR en España, la resistencia al cambio, la falta de recursos o la ausencia de una comprensión clara de los beneficios a largo plazo a veces dificultan la adopción de nuevas estrategias. “A pesar de ello, con la presión creciente para mejorar la eficiencia, seguridad y agilidad en la gestión de documentos, muchas empresas están reevaluando sus prácticas. La conciencia sobre los riesgos de mantener procesos desactualizados y la necesidad de una gestión documental más eficiente está en ascenso. Las compañías están explorando activamente soluciones y herramientas que les permitan mejorar sus procesos de Recursos Humanos, aunque el ritmo de adopción puede variar significativamente entre diferentes sectores y tamaños de empresas”, explica.

Y es que, la necesidad acuciante de mejorar la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de la información actúa como catalizador para empujar la revisión de procesos, la actualización de las soluciones de software de las empresas y la toma de decisiones orientadas a la digitalización.

Definir e implementar una estrategia de gestión documental, tiene varias ventajas. Pablo Serna, Director of Product Management de Cegid en España enumera las siguientes: la reducción de riesgos asociados a la pérdida de documentos, la mejora en la colaboración y comunicación interna, la optimización de la productividad a través de flujos de trabajo automatizados y la capacidad de adaptación a entornos cambiantes. A lo que añade, “la implementación de soluciones modernas de gestión documental no solo permite una mayor organización y accesibilidad de la información, sino que también ofrece la capacidad de integrar y conectar con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (especialmente el aprendizaje automático), que pueden potenciar la capacidad predictiva y la eficiencia operativa”.

Definir e implementar una estrategia de gestión documental, tiene varias ventajas. Una de ellas es la reducción de riesgos asociados a la pérdida de documentos

Partimos de la base de que, según un estudio realizado por la firma de análisis Coleman Parkes para Couchbase, las grandes empresas españolas van a destinar de media 30 millones de euros a la digitalización en 2023. Esta cifra refleja, por un lado, la conciencia cada vez mayor de las organizaciones de apostar por la digitalización, y, por tanto, fortalecer e incluso cambiar por completo su estrategia de gestión documental si no quieren quedarse atrás. Y, por otro lado, la importancia de que la innovación requiere de una inversión económica para contar con las herramientas y tecnologías adecuadas para conseguirlo. “Implementar una correcta gestión documental no solo permite mejorar la productividad, el ahorro de costes, la seguridad, la transparencia, el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente, sino que, indirectamente, también repercute en la proactividad y felicidad de los trabajadores de la empresa”, sentencia el Global Head of Value Engineering de OpenText.

Beneficios clave

En líneas generales, la implementación de una estrategia de gestión documental contribuye a una mayor eficiencia, transversalidad y accesibilidad de la informacion, aumento de la productividad, contribuir a ser más sostenibles (menos papel), más seguridad, pero sobre todo flexibilidad y adaptabilidad, dos características importantisimas en el contexto cambiante e incierto en el que nos movemos.Desde Cegid enumeran 3 ventajas:

• Menos papel, mayor eficiencia operativa. La eliminación del papel es algo más que evidente entre los beneficios y casi no sería necesario mencionarlo. Sin embargo, organizar la documentación en nuestro ordenador de manera “local” tampoco es la solución. Aquí debemos hablar del verdadero beneficio que es almacenamiento digital de documentos y la digitalización de los sistemas internos en la nube. De esta forma, la información se organiza de manera más eficiente. Por ejemplo, no teniendo la necesidad de crear varias versiones del mismo documento para compartirlo lo que libera tiempo para las tareas de valor añadido.
• Impulso a la seguridad. El software de gestión documental permite establecer permisos y niveles para un control de accesos que garantice la protección de lainformación y evite su acceso no autorizado. También proporciona copias de seguridad automatizadas, lo que evita cualquier fuga de datos.
• Estandarización de los procesos internos . Al disponer de la documentación en una plataforma compartida, además de facilitar el trabajo en equipo y evitar la duplicación de esfuerzos, diferentes personas pueden tener un acceso rápido y seguro a la información relevante, agilizando la comunicación interna y los procesos hasta el punto de simplificarlos y estandarizarlos.

Villaseñor lo resume en que la gestión documental en empresas tecnológicas aporta beneficios clave para la eficiencia operativa y la competitividad, “facilita un acceso rápido a la información, mejorando la toma de decisiones y la capacidad de respuesta. Además, reduce errores y pérdidas, promueve la colaboración entre equipos, garantiza el cumplimiento normativo, ahorra tiempo mediante la automatización, fortalece la seguridad de la información y facilita la analítica de datos. En conjunto, estos elementos no solo modernizan los procesos, sino que también optimizan la productividad y la seguridad de los datos, creando un entorno laboral más eficiente y competitivo en el ámbito tecnológico”.

Para Montesinos lo más destacado es la seguridad avanzada que presenta, “como controles de acceso, cifrado y copias de seguridad automáticas, que ayuda a proteger la información más importante y reduce el riesgo de pérdida o accesos no autorizados. También suelen ofrecer un seguimiento detallado de las versiones de los documentos y proporcionan capacidades de auditoría. Esto es beneficioso porque nos permite rastrear cambios, identificar responsabilidades y cumplir con requisitos de auditoría interna o externa”.

Automatización de los procesos

La automatización en los procesos de gestión documental desempeña un papel fundamental al transformar la eficiencia operativa y la efectividad organizativa de manera integral. Al eliminar tareas manuales repetitivas, la eficiencia operativa mejora considerablemente, liberando recursos humanos para enfocarse en actividades estratégicas y creativas, lo que eleva la productividad general. Además, la automatización minimiza el riesgo de errores humanos en la gestión documental, aumentando la precisión y confiabilidad de los procesos.

Para iniciar un proceso de automatización lo primero que hay que hacer es una revisión y un rediseño de los procesos de todas las áreas de negocio, para con tecnología y con el objetivo de simplificarlos, conseguir más eficiencia y agilidad y así adaptarse a la nueva forma de trabajar. En este sentido, José Aznar, Business Solutions Manager de Kyocera Document Solutions, afirma que en su compañía consideran que “es importante que ese diseño de estrategia combine procesos, tecnología y cultura. Ninguno de los tres elementos por sí solo es suficiente para alcanzar todos los beneficios de la automatización. Por ello, hemos desarrollado una metodología propia que nos permite, mediante una matriz de priorización, identificar y mapear los procesos a automatizar de nuestros clientes, estudiando las ventajas que se pueden alcanzar a corto y largo plazo en función de las características y la situación de cada compañía. De esta forma, la estrategia conducirá a una hoja de ruta, una nueva cultura que se extienda a todos los empleados, y una tecnología que habilite los nuevos procesos para conocer qué documentos se han de automatizar.

La incorporación de procesos de automatización no solo mejora la eficiencia, sino que también fortalece la adaptabilidad y agilidad de la organización. Cómo explica el Director of Product Management de Cegid, los sistemas automatizados permiten ajustar rápidamente los flujos de trabajo para adaptarse a cambios en los requisitos del negocio, regulaciones o condiciones del mercado, proporcionando flexibilidad en un entorno empresarial dinámico, “desde la perspectiva de seguridad, la automatización ofrece una gestión coherente de permisos de acceso y otras medidas de seguridad, cumpliendo con normativas y estándares de seguridad y generando confianza en la protección de la información. Además, la integración fluida con otras plataformas empresariales promueve la interoperabilidad en toda la organización”.

Por su parte, el Partner Director de Cezanne HR se centra en la consistencia en la aplicación de reglas y políticas, que mantienen estándares uniformes en la gestión de documentos y datos, “esta uniformidad contribuye a la confiabilidad de la información. Asimismo, la capacidad de respuesta se ve aumentada, ya que la automatización agiliza la recuperación de información, especialmente relevante en el entorno dinámico de Recursos Humanos. Además de optimizar operaciones, la automatización conlleva ahorro de costes al reducir la carga de trabajo manual, permitiendo una asignación más efectiva de recursos y tiempo. También destaca la capacidad de escalabilidad, ya que la automatización facilita manejar volúmenes crecientes de documentos y datos sin aumentar proporcionalmente la carga de trabajo”.

Coincidiendo con sus compañeros, el Global Head of Value Engineering de OpenText señala el ahorro de costes como un must en esta automatización, “la implementación inicial puede requerir una inversión, pero a largo plazo puede generar ahorros significativos al reducir los costes asociados con errores, tiempo dedicado a tareas manuales y almacenamiento físico de documentos. También facilita la escalabilidad a medida que la organización crece. Es decir, puede manejar un mayor volumen de documentos y procesos sin necesidad de una proporción directa de aumento en los recursos humanos”.

Garantizar la protección de los datos

Una estrategia efectiva de gestión documental tiene como eje central la confidencialidad de la información. En primer lugar, la implementación de controles de acceso rigurosos es fundamental, asignando permisos específicos a usuarios autorizados y restringiendo el acceso a documentos confidenciales. En segundo lugar, al aplicar técnicas de cifrado, se garantiza que incluso si la información cae en manos equivocadas, esta no sea comprensible sin las claves de desencriptación correspondientes. Y es que, como afirma el portavoz de Kyocera, “las empresas corren un gran riesgo cuando no gestionan sus documentos, pues la posibilidad de que se exponga información sensible e importante es considerable. Un buen sistema de gestión documental permite proteger la información mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos. En cuanto a la protección de datos, las empresas somos responsables del buen uso de los datos privados que circulan y se almacenan. Es nuestro deber implementar todas las medidas de mejora de procesos de protección de datos que estén a nuestro alcance y ahí es donde la digitalización y la automatización de los procesos de negocio juegan un papel fundamental”.

Una estrategia efectiva de gestión documental tiene como eje central la confidencialidad de la información

Para abordar la retención, las organizaciones deben establecer políticas claras que dicten cuánto tiempo se retiene la información digitalmente, adaptándose a requisitos normativos específicos. En esta línea, Montesinos expresa que, “la implementación de sistemas de Gestión de Ciclo de Vida de la Información (ILM) facilita la automatización de este proceso, permitiendo la clasificación y eliminación automática de documentos según las políticas predefinidas. Las herramientas o software de borrado de datos específicos también son buenas opciones para eliminar documentos siempre y cuando cumpla a función de borrar y de sobrescritura las veces necesarias”.

A modo de resumen, según Serna, la confidencialidad de los documentos se garantiza mediante la implementación de medidas de seguridad y control de acceso, que incluyen:

• Un control de acceso y autentificación: se deben implementar rigurosos controles de acceso para limitar la visualización y manipulación de documentos solo a personal autorizado. Esto implica la asignación de permisos específicos a usuarios y la utilización de sistemas de autenticación seguros
• El cifrado de datos: la protección de información sensible garantiza que incluso si un documento se ve comprometido, su contenido permanezca inaccesible sin la clave de descifrado correspondiente
• Auditoría y seguimiento: establecimiento de registros detallados de actividades para realizar un seguimiento de quién accede a los documentos, cuándo y qué acciones realizan. Estos registros de auditoría resultan imprescindibles para la detección temprana de actividades sospechosas y para el cumplimiento de regulaciones de seguridad.

Si nos centramos en el área de Recursos Humanos, donde la información personal y confidencial es común, estos métodos de protección son especialmente importantes para evitar filtraciones de datos, cumplir con regulaciones de privacidad y mantener la confianza de los empleados y candidatos. “La gestión de la retención y eliminación segura de documentos involucra una combinación de prácticas tecnológicas y políticas establecidas por la empresa. Un enfoque cuidadoso y estructurado es clave para mantener la integridad y seguridad de la información”, incide Villaseñor.

Llegados a este punto, la duda se surge es, ¿la encriptación puede ser un aliado clave para proteger los documentos de las empresas?. Sobre esto, el estudio de KPMG refleja que el 33% de los directivos españoles ha admitido haber sufrido al menos un ciberataque en los últimos doce meses. Por datos como este, la encriptación de documentos desempeña un papel crucial en la gestión documental, ya que contribuye a garantizar la seguridad y la confidencialidad de la información de las compañías.

“Al cifrar los datos, incluso si un documento cae en manos equivocadas, será extremadamente difícil o prácticamente imposible acceder a su contenido sin la clave de desencriptación correspondiente. Por otro lado, muchas industrias y regiones tienen regulaciones estrictas sobre la privacidad y la seguridad de la información, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea o la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en Estados Unidos”, recalca Mario Montesinos, Global Head of Value Engineering en OpenText.

Políticas de impresión

En la actualidad, muchas empresas son conscientes de los riesgos asociados de trabajar con documentos impresos, aunque, como suele ocurrir, esta conciencia puede variar según la industria o el sector, el tamaño de la empresa, la localización, u otros factores. Lo que si es cierto es que todos los directivos y los responsables de decisiones deberían de conocer las consecuencias que supone seguir trabajando hoy en día con papel, que incluyen desde la perdida de documentos y la dificultad para realizar copias de seguridad, hasta los problemas que puedan surgir de colaboración y acceso remoto, las dificultades en la búsqueda, el cumplimiento normativo e incluso el impacto medioambiental.

Sin embargo, ya estamos viendo como cada vez son más las organizaciones que están adoptando diferentes estrategias y ven la necesidad de cambiar. De hecho, Montesinos incide en un reciente estudio de la consultora KPMG que refleja que el 84% de los empresarios seguirá apostando por la transformación digital, “lo que implica que muchas de estas compañías realizarán o contemplarán ese cambio del papel a lo digital, reduciendo así su dependencia de documentos impresos. La transición hacia un enfoque más digitalizado no solo aborda todos los posibles riesgos que puedan surgir, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad de la gestión documental en general”.

De momento, la gestión inadecuada de documentos impresos también plantea desafíos relacionados con el cumplimiento normativo. Muchas industrias están sujetas a regulaciones estrictas que dictan cómo deben gestionarse y retenerse los datos. “La falta de control sobre los documentos impresos puede resultar en incumplimientos normativos, con consecuencias que van desde sanciones financieras hasta daño a la reputación de la empresa. Otro aspecto evidente es la práctica imposibilidad de colaboración eficiente y disponibilidad de información cuando se trabaja con documentos impresos, especialmente en entornos empresariales donde los equipos están distribuidos geográficamente. Por último, el impacto ambiental del uso excesivo de papel es un factor adicional. Las empresas, cada vez más comprometidas con la sostenibilidad, reconocen la necesidad de reducir su huella de papel y adoptar prácticas más respetuosas con el medio ambiente.  Además, los costes asociados con el almacenamiento, impresión y gestión manual de documentos en papel pueden ser significativos”, explican desde Cegid.

Por lo tanto, ¿trabajan las empresas con una política de impresión adecuada? Para Mario Montesinos todavía no lo podemos afirmar al 100%, y es que, “muchas de ellas están implementando ya diversas políticas de seguridad con el objetivo de ejercer un control preciso sobre el acceso, la impresión y la manipulación de sus documentos. Estas políticas abarcan desde la restricción de los tipos de materiales que pueden imprimirse, hasta la limitación del uso de las máquinas exclusivamente para el personal autorizado. Además, se ha avanzado en la introducción de tecnologías diseñadas para identificar a los usuarios y fortalecer las defensas contra los posibles ataques cibernéticos”.

Una de las empresas que más tiempo lleva incidiendo en que los clientes cambien la forma en la que imprimen y gestionan sus documentos es Kyocera. En este sentido, José Aznar afirma que “las organizaciones “cada vez están más concienciadas de que la gestión de documentos impresos conlleva una serie de riesgos como un mal archivado o la pérdida de documentos. Riesgos que la digitalización de documentos previene, pues la gestión de todos estos archivos se vuelve más estructurada, lógica y accesible, facilitando su localización en cualquier momento y lugar”.

Para José Manuel Villaseñor las empresas sí que disponen de una buena política de impresión, al menos, en términos generales, “a pesar de eso, y, aunque, muchas empresas están implementando políticas de impresión para proteger el acceso a los documentos, aún hay áreas donde se podría mejorar. Nosotros hemos identificado algunas”:

• Autenticación y control de acceso: Las políticas de impresión suelen incluir autenticación de usuarios antes de permitir la impresión, lo que ayuda a controlar quién puede acceder a la impresora y qué documentos se imprimen
• Restricciones y seguimiento: Las políticas de impresión deben incluir restricciones claras sobre qué tipos de documentos se pueden imprimir y quién tiene acceso a la impresión
• Educación y concienciación: A menudo falta una sólida educación y concienciación entre los empleados sobre la importancia de seguir las políticas de impresión
• Sistemas de gestión de documentos: La implementación de sistemas que permitan la gestión más eficiente y segura de documentos digitales podría mejorarse

Almacenamiento en la nube

Los programas de gestión documental han ido ganando peso a lo largo del tiempo en las empresas. Especialmente, cuando tienen que trabajar con un elevado volumen de documentos. En este sentido, el desarrollo que han experimentado se ha reflejado, de forma principal, en la utilización de plataformas de almacenamiento y de gestión de documentos en la nube.

Sobre esto, Cecilia Olaso, Responsable de Marketing de Yooz lo traduce en que “la implementación de un software de gestión documental emerge como una herramienta esencial para las empresas al proporcionar un control organizativo eficiente, ahorrar tiempo y recursos, incrementar la rentabilidad mediante la reducción de costes laborales, fortalecer la seguridad documental contra amenazas cibernéticas, y asegurar plena accesibilidad desde cualquier lugar o dispositivo, aspecto especialmente valioso en el contexto actual de teletrabajo y trabajo híbrido”.

Siguiendo este punto, Serna añade que, “optar por almacenar documentos en la nube en lugar de servidores locales conlleva beneficios sustanciales.como la reducción de costes al eliminar inversiones en servidores locales, mayor seguridad y recuperación de datos gracias a la replicación automática y almacenamiento en diferentes centros de datos. Además, ofrece escalabilidad y flexibilidad para ajustar la capacidad de almacenamiento según las necesidades empresariales, y mejora la accesibilidad y usabilidad al permitir el acceso a los datos desde cualquier ubicación.

Para el portavoz de Kyocera, “la computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad. Al unir la gestión documental y la nube, las organizaciones o empresas obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la necesidad de invertir en hardware. Entre sus beneficios nos encontramos con la liberación de tener que contar con un equipo de TI para instalar y ejecutar el software, la ausencia de grandes costes iniciales, el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento, las copias de seguridad automáticas en la nube o la escalabilidad que proporciona la arquitectura basada en web”.

Por lo tanto, ¿cómo se maneja la migración de documentos desde sistemas locales a un sistema de gestión documental basado en la nube? Para responder a esta cuestión, el Global Head of Value Engineering de OpenText dice que durante el proceso de migración a la nube, se destaca la importancia de una evaluación minuciosa de las soluciones existentes, priorizando aquellas críticas y relevantes para el negocio, “la seguridad, el cumplimiento normativo, la flexibilidad y escalabilidad son criterios fundamentales, y se sugiere mantener soluciones que cumplan con estándares de seguridad, sean eficientes en costos y permitan adaptarse a las demandas cambiantes del negocio. La estrategia de migración debe alinearse con objetivos específicos, equilibrando la modernización y la optimización de recursos, y se subraya la necesidad de una planificación cuidadosa, ejecución de pruebas piloto y formación del personal para garantizar una transición controlada y una adopción efectiva de la nueva plataforma”.

¿Y cómo podemos seguir estos pasos?, lo ideal, como comenta el Director of Product Management de Cegid en España es contar con un buen partner tecnológico, “que sea capaz de realizar una migración de datos que facilite la transferencia masiva de datos, evitar pérdidas de información y mantener la seguridad de la información”.