El uso de herramientas no especializadas dificulta la productividad, la equidad y el cumplimiento normativo

Un estudio impulsado por Sesame señala la urgencia de digitalizar la planificación de los turnos de trabajo y su impacto directo en la productividad. Según el informe, que ha contado con la participación de más de 570 directivos de RR. HH. en España, una de cada tres empresas del país continúa organizando los turnos con Excel u hojas compartidas (34,9%), una práctica que frena la productividad y la eficiencia operativa.

El estudio “Hot Topics RRHH”, impulsado por Sesame, software integral líder en gestión del talento y de recursos humanos, junto a su VP of Community & Growth, Tiago Santos, constata que esta forma de organización sigue muy extendida entre las empresas españolas, limitando la productividad y la capacidad de adaptación a entornos laborales cada vez más dinámicos.

Ineficiencia operativa

El avance hacia la digitalización es desigual entre las compañías, ya que apenas un 31,6% de los encuestados reconoce que utiliza una plataforma específica para planificar turnos, mientras que un 6,3% afirma no disponer de ninguna herramienta. Como consecuencia, desde Sesame señalan que esto conlleva una mayor exposición a errores de solapamiento, un reparto poco equitativo de horas y descansos, sobrecostes por horas extra no planificadas y una trazabilidad deficiente ante cambios de última hora, lo que afecta negativamente a la productividad diaria y aumenta el riesgo en inspecciones.

Además, advierten que esta gestión penaliza la operativa diaria, complica el cumplimiento de convenios y legislación laboral y deteriora la experiencia del empleado en entornos con equipos distribuidos, turnos rotativos y picos de demanda, afectando directamente a la productividad de los equipos.

El informe también sitúa la Inteligencia Artificial como prioridad declarada por los equipos de RR. HH. (71%), por delante de cultura y compromiso (54%) y People Analytics (48%), si bien su adopción práctica aún es incipiente: solo el 15% la usa de forma habitual en procesos como el reclutamiento, un 30% en algunas fases y un 43% no ha dado todavía el paso.

Reforzar la productividad operativa

Dar el salto desde las hojas de cálculo a soluciones especializadas permite parametrizar reglas de convenio y límites legales, equilibrar cargas de trabajo con criterios objetivos —clave para mejorar la productividad—, automatizar coberturas, permutas y avisos, y conectar la planificación con el registro horario y la gestión de nómina para eliminar descuadres y reforzar la productividad operativa. Además, centraliza la información con sistemas de permisos y auditoría de cambios, mejorando la seguridad y la calidad del dato para tomar decisiones con antelación y sostener la productividad a largo plazo.

El 35% de las empresas españolas sigue gestionando los turnos de los empleados con Excel u hojas compartidas

“Planificar turnos con Excel en 2026 es como gestionar la producción sin inventario: se puede, pero a costa de eficiencia, equidad, productividad y seguridad jurídica. Las compañías que profesionalizan esta función ganan tiempo operativo, reducen errores y mejoran la predictibilidad para los equipos”, afirma Tiago Santos, VP of Community & Growth en Sesame HR.