El papel estratégico del CIO en la adopción de los nuevos sistemas de facturación

Tras la prórroga a la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (con la modalidad Verifactu y la no Verifactu), son muchas las pymes y organizaciones que todavía no tienen claro cuáles son los pasos que deben dar para cumplir con la normativa que será aprobada. Con el fin de poder analizar el impacto de los nuevos sistemas de facturación electrónica en diferentes tipos de empresas, Byte TI, junto a Viseo y Wolters Kluwer como patrocinadores, organizaron un almuerzo ejecutivo para debatir sobre la relación entre los departamentos de TI y finanzas ante la entrada en vigor de la nueva normativa.

El encuentro abordó el impacto de los nuevos sistemas de facturación electrónica en las empresas, destacando la complejidad de la normativa, la falta de claridad en su implementación y los desafíos para los departamentos de TI y finanzas. La mesa, moderada por Manuel Navarro, director de Byte TI, contó con la presencia de Javier Peris, SAP Industry Manager y SAP Practice Manager en Viseo; Miguel Valdivia, Sales Channel Manager en Wolters Kluwer; Ángel Báscones, consultor TIC; Gustavo Martínez, CIO y Director de Sistemas en Zermatt; Rafael Corrales, Responsable de Tecnologías de la Información y Ciberseguridad en Nuubo; Carlos Granados, CIO e IT Director en Alcaliber; Víctor Blanco, Global Chief Information Officer en Eptisa; y Gemma Martín, Profesional TIC independiente.

Contexto e implementación

Javier Peris fue el encargado de poner en contexto la implementación, fruto de la experiencia de Viseo como consultora tecnológica que aborda proyectos de transformación digital. La ley de facturación electrónica en España aún no tiene un cronograma definitivo, a la espera de la publicación del Real Decreto y la Orden Ministerial. Se estima que las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán 12 meses para implementarla una vez publicada la ley, posiblemente a partir del mes de julio de 2026. “Para empresas que operan en el ámbito nacional, diría que no van retrasadas, no así aquellas que se encuentren en el mercado internacional, las cuales deberían estar adoptando herramientas tecnológicas para poder llegar en fecha”, señala Javier Peris.

Desde Wolters Kluwer, Miguel Valdivia destaca la labor que la compañía lleva a cabo como socio y proveedor enfocado en las necesidades de los despachos profesionales. El directivo informó que en poco tiempo, el sector está teniendo que adoptar diversas implementaciones y cambios normativos, refiriéndose a la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. “Nuestro conocimiento experto en el cambio legal unido al desarrollo tecnológico que implementamos para aplicar la normativa nos otorga una experiencia avanzada para ayudar a las empresas con sus necesidades concretas”. El directivo advierte que en muchos casos, el cliente no está pensando en la toma de decisiones del software, sino en su cadena de valor.

Al hilo de la inalterabilidad del dato, salió a relucir también el aspecto del gobierno del dato. Para Ángel Báscones, consultor TIC, “la normativa exige una serie de cualidades en todo lo que es el dato, su trazabilidad, el almacenamiento, y la homogeneidad. Lo de tener políticas de gestión del dato es algo que en las empresas suele obviarse”, recalcó.

Sobrerregulación

La gran mayoría de los presentes estuvieron de acuerdo en que esta normativa llega para combatir el fraude o el software de doble uso, donde algunas empresas llevan a cabo una mala praxis. Sin embargo, como destacó Gustavo Martínez, “vamos perdidos con tanta sobrerregulación. Hay como dos empujes diferentes desde los distintos ministerios implicados, tanto el de Hacienda, como el de Economía, lo cual nos obliga a hacer cambios importantes en nuestra operativa de trabajo”.

Para la experta Gemma Martín, existe una clara estrategia para que las empresas pequeñas dejen de utilizar y facturar con el Excel y utilicen programas de digitalización. El problema llega cuando sacan diferentes proyectos paralelos que para las empresas, supone una inversión extra en recursos y tiempo. “No lo están haciendo con sentido común, opina abiertamente”, añadiendo que las empresas que tienen una gran estructura interna pueden llegar a adaptarse a estos cambios, pero las pequeñas o autónomos, no pueden asumir esta indecisión.

Carlos Granados, CIO e IT Director en Alcaliber, opina que en el caso concreto del sector farmacéutico, es necesario garantizar la trazabilidad técnica de suministro. “El timing para empresas pequeñas es algo inviable, como el hecho de pedirlas aspectos de trazabilidad del dato”.

Un caso similar vive Rafael Corrales, responsable de Tecnologías de la Información y Ciberseguridad en Nuubo, una empresa pequeña de apenas 30 empleados que se pregunta “¿cómo puedo meter cinco roles en un departamento formado por tres personas, siendo además incompatibles?”. Para Corrales, el planteamiento debería ser pensar que en España abundan las pymes. “El problema de base de la pyme son las herramientas, porque no tenemos capacidad de asumir tantos cambios a la vez”, destaca.

La conversación sobre los sistemas de facturación continuó abordando aspectos como el rol que desempeñan los proveedores de software para ofrecer plataformas de comunicación con la Administración. Quedó patente que los despachos profesionales necesitan aliados tecnológicos y “traductores tecnológicos” para explicar y aterrizar estas normativas a sus clientes finales. Javier Peris expuso que algunos asesores y gestores carecen de formación tecnológica avanzada, asegurando que “la transformación tecnológica se les ha venido encima y no están lo suficientemente capacitados para afrontar el cambio”.

“Con el objetivo de reducir el fraude fiscal y reducir la morosidad se han impulsado dos leyes distintas que han llegado a confundir al mercado”, destaca Miguel Valdivia, en referencia a las leyes Antifraude y Crea y Crece. Al mismo tiempo, el directivo apunta que en Europa se está trabajando para estandarizar y homogeneizando para poder intercambiar información entre países, con el proyecto ViDA. 

Rafael Corrales opinó que a nivel Europeo deberían establecerse y unificar criterios para todas las partes, aludiendo a que se intenta implantar una normativa estandarizada, pero se dejan alternativas abiertas de A y B que suponen un conflicto.

La responsabilidad de la implementación

Preguntados por cuál es el papel que debe desempeñar el CIO frente al director financiero en la transición a la nueva norma, Víctor Blanco respondió que “tengo ocho CIFS y no puedo tomar decisiones del negocio financiero. Puedo mostrar el abanico de soluciones financieras que puedan ayudar en el trabajo, pero no podemos decidir otra serie de aspectos”, puntualiza. Para Carlos Granados, “un CIO debe conocer el negocio y las soluciones que van bien a la compañía. Pero la coherencia contable debe recaer en el ámbito financiero”, asegura. Javier Peris puntualizó que es el problema de siempre, que el CIO a veces manda en el CFO, mientras que en otras organizaciones, sucede que el CFO está por encima del CIO.

Los nuevos sistemas de facturación electrónica en las empresas destacan por la complejidad de la normativa, la falta de claridad en su implementación y los desafíos para los departamentos de TI y finanzas

Para Gustavo Martínez, se trata de una decisión de finanzas que afecta a los impuestos, la cual debe ir acompañada de una lógica. “La imposición tecnológica no puede ir por encima de la imposición de negocio”, subrayó. Gemma Martín opinó que “parece que los de IT tenemos que saber de finanzas, tecnología, regulación y de todos los ámbitos de la empresa. Tenemos que proporcionar las herramientas, y si te impacta, desde IT se debe acompañar al departamento financiero, facilitando la formación a todo el equipo y no solo al director o jefe de contabilidad”.

En líneas generales, dentro de este apartado se llegó a la conclusión de que el CIO debe conocer el negocio y proponer soluciones tecnológicas, mientras que la coherencia contable siempre debe recaer en el área financiera. La imposición tecnológica no debe prevalecer sobre la imposición de negocio.

El papel del partner tecnológico

Llegados a la parte final del debate, el moderador preguntó a los participantes cómo ayudan empresas como Viseo y Wolters Kluwer a adoptar los nuevos sistemas de facturación electrónica. Miguel Valdivia expuso que el buen socio tecnológico debe tener la capacidad de poder acompañar al cliente a escoger entre las modalidades Verifactu y No Verifactu (los registros de facturación se conservan en el sistema sin enviarse a la AEAT). “La gente culturalmente quiere café para todos, pero tenemos que disponer de soluciones que se adapten a las necesidades de cada empresa”. Gemma Martín tiene claro que “el partner tecnológico que acompaña al CIO y al responsable de sistemas es el que acumula el conocimiento del mercado”. Víctor Blanco aseguró que “más allá de la solución tecnológica, lo que proporciona el partner de gran valor es el conocimiento”.

Sobre si los sistemas de facturación electrónica solucionarán la duplicidad operativa, Javier Peris opinó que “mejorará el día a día del negocio. La demanda de proyectos en BEAM está siendo todo un boom este año, con herramientas OCR o paralelas de SAP que lo que hacen es aprender y contabilizar automáticamente. Para Angel Báscones, la normativa está obligando a que muchas empresas que no se lo planteaban, tengan que digitalizarse sí o sí y entrar en el siglo XXI.

“Los despachos profesionales de la Diputación Foral de Bizkaia, desde la aprobación de TicketBAI, un proyecto que es cien por cien Verifactu, son mucho más felices por el hecho de tener todo conectado con herramientas OCR y la contabilidad cerrada”, destacó Miguel Valdivia, que apuntó que hay muchos fabricantes que han elegido optar por ofrecer solo Verifactu en la actualización de la declaración responsable. En el caso de que se escoja la modalidad no Verifactu, la responsabilidad de lo que es la custodia, el mantenimiento y la responsabilidad de los datos y la información, pasa a manos de la propia empresa.

En ambos casos, tanto a fabricantes como a partners tecnológicos se les están presentando nuevas oportunidades de negocio asociadas a la gestión documental que puede actuar como archivador digital junto con el ERP, una temática interesante que podrá dar de sí para la celebración de un nuevo almuerzo Byte TI entre profesionales del sector.