El imparable efecto dominó de la digitalización en notarías y registros

Hace ya varios años que la digitalización llegó como un verdadero tsunami a nuestras vidas, dejando de ser una promesa de futuro para convertirse en una realidad de nuestro día a día.

Dentro del entorno empresarial, son muchos los sectores que mostraron una inmediata atracción por esta nueva corriente (servicios financieros, seguros, retail, tecnología, telecomunicaciones, logística, transporte e industria, entre otros), pero, como en todos los grandes avances, ha habido ciertas actividades históricamente más tradicionales que se han mostrado más reticentes a subirse a esta imparable ola (por ejemplo, construcción, sector primario o notarías y registros públicos).

Durante décadas, los procedimientos en notarías y registros fueron sinónimo de largas filas, documentos físicos y lentos procesos de verificación. Hoy, gracias a la digitalización, las empresas y particulares pueden acceder a servicios en línea, firmar documentos electrónicamente y hacer seguimiento de sus trámites en tiempo real.

Así es la digitalización en notarías y registros

La digitalización de notarías y registros no es solo una cuestión de modernización, sino de adaptación del Derecho a la nueva realidad social y tecnológica. El reto es claro: lograr un equilibrio entre innovación tecnológica y preservación de garantías jurídicas fundamentales.

Ya en el año 2024 entró en vigor la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; pudiendo afirmar que los avances implementados han sido un verdadero éxito.

Según datos oficiales, desde su entrada en vigor, se han registrado casi 20 millones de notificaciones electrónicas y más de 4,7 millones de documentos presentados telemáticamente, así como la consolidación del sistema gracias al uso de sellos de tiempo digitales —más de 388 millones en el primer año- y la implementación de herramientas como la comparecencia por videoconferencia, carpetas registrales y el servicio “Cómo va lo mío”.

Diversos países han creado plataformas digitales que permiten realizar gestiones notariales sin necesidad de presencia física como, por ejemplo, la firma electrónica certificada, registro electrónico de escrituras, plataformas de atención virtual e incluso algunos países están incorporando sistemas de videollamadas y validación biométrica para identificar al usuario, garantizando seguridad en los procesos a distancia.

Resulta incuestionable que la digitalización ha permitido una atención más ágil y personalizada, especialmente útil para personas con movilidad reducida o residentes en zonas rurales. Además, ha impulsado una mayor transparencia y trazabilidad en los trámites, reduciendo las posibilidades de corrupción o manipulación de documentos, así como la lucha contra el blanqueo de capitales y fraudes fiscales que eran muy habituales en, por ejemplo, transacciones inmobiliarias.

Para los notarios y registradores, estas herramientas han optimizado el tiempo de trabajo, minimizado la acumulación de papel físico y permitido un mejor control de los expedientes en curso.

Sin embargo, la transformación digital está en continua evolución y es relativamente sencillo dar un paso en falso que pueda poner en jaque estos novedosos sistemas, por lo que no está exenta de desafíos para preservar el equilibrio entre la utilidad y la validez de su intervención.

Con carácter principal, estos sistemas deben garantizar la fe pública notarial, ya que el notario debe verificar la voluntad y capacidad de las partes. La actuación a distancia o por medios electrónicos puede dificultar esta función, planteando dudas sobre cómo preservar la intervención personal del notario.

También el tratamiento de datos sensibles en entornos digitales requiere protocolos estrictos de seguridad, cifrado y almacenamiento conforme a la legislación de protección de datos o incluso la adaptación legislativa ya que hasta el momento muchos marcos jurídicos aún no contemplan integralmente la escritura electrónica o la inscripción digital.

En cualquier caso, latendencia apunta hacia notarías híbridas con una combinación entre servicios presenciales y virtuales, interoperabilidad entre registros de distintos países, inteligencia artificial para apoyar las tareas repetitivas, revisión de documentos y alertas de riesgo legal, uso de tecnologías emergentes como blockchain para asegurar la inmutabilidad de los registros o tokenización de activos y contratos inteligentes con intervención notarial.

En conclusión, estando ante una transformación histórica que no solo mejora la eficiencia del sistema, sino que refuerza los derechos ciudadanos en un mundo cada vez más digital, es muy importante no perder de vista los pilares que nos han traído hasta aquí para que la combinación sea cada vez más exitosa.

Autor: Juanjo Hdez. Bonache, Asociado Principal de ECIJA