Factura electrónica obligatoria: las empresas se preparan para una transformación sin vuelta atrás

El tejido empresarial español encara una de las mayores transformaciones digitales de la última década. El reglamento aprobado en marzo de 2025, que desarrolla tanto la Ley Crea y Crece (18/2022) como la Ley Antifraude (11/2021), fija una nueva hoja de ruta para las relaciones comerciales entre empresas. A partir de 2026, todas las operaciones B2B deberán realizarse con factura electrónica estructurada, dejando atrás el uso del PDF convencional como única prueba válida.

Este nuevo escenario legal obliga a las empresas, especialmente a las pymes, a revisar sus procesos internos y prepararse para cumplir con unos requisitos que trascienden la simple emisión digital de facturas. Integridad documental, trazabilidad automatizada, conservación legal y comunicación en tiempo real con la Agencia Tributaria serán algunos de los nuevos estándares mínimos exigidos.

Gaspar Palmer, CEO de OpenKM subraya la magnitud del reto: “El nuevo marco legal es ambicioso y necesario, pero también exigente para las pymes”. Y añade: “Nos enfrentamos a una digitalización acelerada en la que no basta con tener un programa de facturación: se necesita una infraestructura tecnológica capaz de garantizar integridad, trazabilidad, automatización y conservación legal de cada factura”.

La transformación no se limita a lo tecnológico. Según Palmer, la factura electrónica obligatoria obliga a las empresas a adoptar una nueva mentalidad, en la que la documentación ya no es solo un archivo, sino un activo crítico que debe cumplir estándares técnicos, legales y fiscales.

El nuevo reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude impone requisitos técnicos inéditos para las operaciones B2B a partir de 2026

De Facturae a UBL: interoperabilidad europea y control fiscal

El reglamento incorpora además elementos que sitúan a España en línea con la Directiva ViDA (VAT in the Digital Age) de la Unión Europea. Entre los principales cambios normativos se encuentran:

• La adopción del estándar europeo UBL (Universal Business Language), en sustitución del tradicional formato Facturae.
• La desaparición de excepciones: todas las facturas voluntarias deberán generarse en formato electrónico estructurado.
• La implantación obligatoria del sistema VeriFactu, que permite reportar en tiempo real a la Agencia Tributaria, incluso mediante formularios web.
• Nuevas exigencias sobre la conservación digital de facturas, conforme a la Disposición Adicional 21ª de la Ley 56/2007.

“El objetivo es claro: mejorar el control de pagos, reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal”, afirma Palmer, quien insiste en que “esto también implica que las empresas deban contar con soluciones robustas que cumplan tanto los requisitos técnicos como los legales de conservación a largo plazo”.

Más allá de la factura electrónica: una oportunidad estratégica

Frente al vértigo normativo, las empresas no están solas. “OpenKM actúa como puente entre su sistema actual y las exigencias legales, centralizando la documentación y asegurando que todo está en regla”, apunta el CEO de la compañía. En su visión, esta transición puede convertirse en una ventaja competitiva: quien invierta ahora en tecnología documental adecuada estará mejor preparado para afrontar futuros cambios regulatorios y ganar eficiencia operativa.

Con la factura electrónica como requisito obligatorio a la vuelta de la esquina, la digitalización ya no es una opción. Es, cada vez más, el terreno donde se juega la sostenibilidad, competitividad y transparencia del ecosistema empresarial.