Leroy Merlin confía la gestión documental del área de Recursos Humanos a FUNDACIÓN JUAN XXIII

FUNDACIÓN JUAN XXIII, con más de 55 años de trayectoria dedicada a la inclusión sociolaboral de personas en situación o riesgo de vulnerabilidad psicosocial, ha culminado con éxito un ambicioso proyecto junto a Leroy Merlin España. Esta iniciativa no solo ha supuesto la digitalización de un gran volumen de documentación, sino que ha generado empleo para personas con discapacidad intelectual en el ámbito tecnológico, reafirmando el compromiso de ambas entidades con la inclusión y la sostenibilidad.

El proyecto, llevado a cabo desde Digital Data (la división especializada en Servicios de Gestión Documental de la Fundación) consistió en digitalizar los expedientes del área de RR.HH. de los 129 centros de trabajo de Leroy Merlin en España. En tan solo seis meses, se logró recolectar cerca de 30.000 expedientes, digitalizando un total de 70.000 archivos correspondientes a 14.000 empleados activos, clasificados en cinco tipologías específicas. Los documentos digitalizados se cargaron directamente en el sistema de gestión documental de Leroy Merlin, lo que permitió un acceso inmediato y eficiente desde las sedes ya procesadas. Este esfuerzo no solo optimizó los procesos internos de la empresa, sino que también supuso un importante avance hacia su transformación digital.

Según Beatriz Pérez-Piqueras, responsable de Producto de FUNDACIÓN JUAN XXIII, “el proyecto comenzó con una consultoría documental que definió la estructura de los expedientes y permitió llevar a cabo un piloto en una de las sedes principales. Este primer paso fue crucial para establecer las fases del proyecto y afrontar los retos logísticos derivados de la dispersión geográfica de los documentos, la normalización archivística y la integración tecnológica en el sistema de gestión de Leroy Merlin”.

Leroy Merlin ha obtenido múltiples beneficios fruto de esta colaboración con FUNDACIÓN JUAN XXIII

Para garantizar el éxito de esta centralización de su archivo físico, se establecieron varios equipos de trabajo especializados, cada uno dedicado a tareas clave como el cotejo de documentos, la clasificación por tipologías, la digitalización y el control de calidad. Este enfoque sistemático permitió cumplir con los objetivos dentro del plazo establecido, superando incluso las expectativas iniciales. Para Soraya Martínez, responsable de Operaciones de la Fundación, “este proyecto implicó poner en marcha un equipo de personas especializadas en documentación de RR.HH. Gracias a su esfuerzo, profesionalidad y seguimiento continuo, finalizamos el proceso antes del plazo establecido”.

Cabe destacar también que el impacto social de esta iniciativa ha sido notable. FUNDACIÓN JUAN XXIII contrató a 12 personas en situación de vulnerabilidad psicosocial, tres de ellos, además, eran alumnos del Centro de Formación para el Empleo de la entidad, quienes accedieron así a su primera oportunidad laboral. Además, el proyecto ha tenido beneficios ambientales significativos al alinearse con la política de “papel cero” de Leroy Merlin, disminuyendo así 4.6 t de madera (equivalente a 15 árboles adultos dejados de talar), un ahorro de la huella hídrica de 107.500 litros de agua, una reducción de 27.750 kWh de energía y de 2 t eq de CO2 de huella de carbono.

Por su parte, Leroy Merlin ha obtenido múltiples beneficios fruto de esta colaboración, . Entre ellos destacan el ahorro del 95% en espacio de almacenamiento, mayor accesibilidad y disponibilidad de la documentación, incremento en la productividad y el cumplimiento normativo en seguridad de la información y protección de datos. Actualmente, la documentación física está custodiada en las instalaciones de la Fundación, que también ofrece al cliente un servicio de soporte, guarda y digitalización periódica.

En definitiva, esta colaboración ha optimizado procesos empresariales, generado empleo inclusivo y promovido la sostenibilidad ambiental. Así, FUNDACIÓN JUAN XXIII se consolida como un referente en la integración laboral y en la gestión documental sostenible, destacando el impacto transformador de este tipo de iniciativas en el ámbito empresarial y social.