COMPARATIVA: 5 plataformas de automatización

La eficiencia es la clave del éxito en un entorno empresarial cada vez más competitivo y acelerado. En este contexto, las tareas que se realizan manualmente, y también las repetitivas, consumen una gran cantidad de tiempo valioso que podría destinarse a otras actividades que verdaderamente aporten un valor añadido al negocio. La solución a esta situación pasa por las plataformas de automatización que, como bien indica su nombre, permiten a las organizaciones automatizar procesos para incrementar su productividad y optimizar las operaciones llevadas a cabo.

Definición y características

Suelen incluir programas concebidos para ejecutar tareas, actividades o procesos de manera automática en los que la intervención de los trabajadores es mínima. Basadas en un conjunto de reglas predefinidas que ’muestran’ cómo ejecutar la acción correspondiente, las plataformas de automatización se conectan con otras herramientas software que utiliza la empresa (programas ERP o CRM, bases de datos …) para, de este modo, automatizar aquellos flujos de trabajo complejos que, por ejemplo, implican múltiples pasos y a distintos departamentos. Entre las tecnologías empleadas se encuentran el aprendizaje automático y la inteligencia artificial.

Una de sus características clave es la escalabilidad, porque estas plataformas se adaptan al crecimiento de las compañías y, por lo tanto, a sus necesidades. Brindan, asimismo, una importante capacidad de personalización que precisamente se deriva de la flexibilidad que presentan para adaptarse a lo que requiere la compañía. Las plataformas de automatización suelen proporcionar otras funcionalidades de interés como herramientas de análisis de datos: de ellas se obtiene información útil para la organización que le permite tomar decisiones a partir de la evidencia y la fundamentación. Incluso ofrecen reportes que ayudan a evaluar cuál es el rendimiento de los procesos automatizados. La seguridad es, asimismo, clave para blindar los datos que se manejan.

Principales aplicaciones

¿Dónde es posible emplearlas? Las compañías interesadas en este tipo de propuestas pueden usarlas en diferentes áreas empresariales. Este es el caso del departamento de finanzas a través de la automatización de reportes financieros y procesos contables, análisis de presupuestos, generación de informes… O recursos humanos, por medio de la automatización de la gestión de nóminas y tareas administrativas, evaluación del desempeño y la simplificación de los procesos de reclutamiento.

En el departamento de atención al cliente, las plataformas de automatización admiten el uso de asistentes virtuales y chatbots mientras que en logística y operaciones las tareas están relacionadas con la gestión de la cadena de suministro e inventario, entre otras. En último lugar, el empleo de las plataformas de automatización en el área de ventas y marketing conlleva la automatización de campañas de e-mail marketing, gestión de redes sociales, seguimiento de clientes, gestión de oportunidades…

Beneficios más destacados

Las ventajas de su adopción son varias: incremento de la productividad, ahorro de los costos operativos, reducción de los errores humando y una mayor capacidad de adaptación; las empresas se muestran más ágiles y reaccionan de manera más rápida tanto a los cambios en sus procesos internos como a los que se producen en el mercado.

COMPARATIVA: 5 plataformas de automatización

Appian

Appian es una plataforma de orquestación, automatización e inteligencia de procesos que permite a las organizaciones coordinar tareas humanas, bots, sistemas y reglas empresariales en flujos de trabajo de extremo a extremo. Dentro de este contexto, gracias a la orquestación de procesos que promete, los usuarios pueden conectar todos los elementos de un flujo de trabajo mediante herramientas visuales low-code, lo que facilita la colaboración entre empleados y sistemas digitales.

Con las capacidades RPA (del inglés Robotic Process Automation, automatización robótica de procesos), Appian elimina las ineficiencias operativas porque delega estas tareas a bots. Además, la plataforma ‘consiente’ modificar los procesos de una manera rápida en función de los cambios en el negocio o el mercado: esto asegura una agilidad operativa en todo momento.

Entrando en detalle, la arquitectura de Data Fabric que emplea la plataforma centraliza y unifica los datos distribuidos, eliminando silos y proporcionando un acceso fluido a la información crítica en tiempo real. Esta integración permite conectar fuentes de datos dispares entre sí mediante APIs y conectores preconfigurados, optimizando así el acceso y la utilización de los datos empresariales. Asimismo, la plataforma de Appian ofrece una experiencia integrada. Los desarrolladores pueden crear aplicaciones compuestas que al combinar datos de múltiples sistemas deriva en interfaces dinámicas y ricas en información para los usuarios.

La seguridad y la gobernanza de estos datos resulta también un punto esencial de esta propuesta al asegurar que los datos disponibles se manejan bajo estándares de cumplimiento y de seguridad, claves para determinadas industrias. Gracias a esta arquitectura Data Fabric, las organizaciones disfrutan de otros beneficios importantes para su día a día como, por ejemplo, crear informes y obtener información impulsada por la inteligencia artificial (IA). Al evitar los ajustes manuales, los desarrolladores pueden, entre otros, concentrarse en aspectos más importantes o críticos del proceso de desarrollo.

Precisamente, con el uso de la IA, los responsables de esta plataforma han querido potenciar los procesos empresariales para automatizar tareas y mejorar la toma de decisiones. Con la AI Skill Designer de Appian los trabajadores pueden crear modelos de IA personalizados sin necesidad de tener conocimientos de programación, integrándolos en los flujos de trabajo. Además, la IA da apoyo a la extracción de datos de documentos o categorizando información, así como prediciendo resultados, optimizando procesos, y mejorando la precisión en la ejecución y planificación de flujos de trabajo.

Por último, Appian combina la minería de procesos y el análisis avanzado para brindar una inteligencia procesable que optimiza la eficiencia. Con el análisis de procesos, sus impulsores proporcionan visibilidad sobre los cuellos de botella y las oportunidades de mejora mediante mapas de procesos interactivos. La optimización continuada integra insights de minería de procesos con automatización, ajustando los flujos de trabajo de forma dinámica según las métricas de rendimiento. Además, la monitorización en tiempo real permite a las empresas realizar un seguimiento en vivo del rendimiento de sus procesos. De esta manera, es más sencillo ajustar las estrategias según sea necesario para alcanzar los objetivos previstos.

Más información: appian.com/es

Salesforce Agentforce

El trabajo se está transformando y las empresas del futuro combinarán su plantilla de profesionales especializados con agentes autónomos, que no solo serán capaces de generar contenidos o sugerir respuestas; podrán igualmente gestionar tareas de servicio, ventas, marketing y comercio para incrementar la eficiencia del negocio. Los trabajadores así no tendrán la necesidad de dedicar tanto tiempo a tareas repetitivas y se centrarán en aportar valor.

En este escenario, la nueva capa de la plataforma de Salesforce, ha sido bautizada con el nombre de Agentforce, permite crear agentes autónomos impulsados por inteligencia artificial en pocos minutos y con herramientas no-code; los agentes de Agentforce son aplicaciones proactivas que por sus características y funcionalidades brindan asistencia especializada tanto a empleados como clientes de manera interrumpida. Disponen, a este respecto, de toda la información empresarial necesaria para ejecutar tareas según su función específica.

Para cumplir con esta funcionalidad, la información que necesita este agente puede incluir, por ejemplo, documentos, guías o recursos que contienen información relevante y estructurada sobre diversos temas relacionados con la empresa, datos de CRM, datos externos a través de Data Cloud, páginas web públicas….

Precisamente, en el núcleo de Agentforce se encuentra Data Cloud, la solución de Safesforce que unifica, gestiona y analiza grandes volúmenes de datos (provenientes de diferentes fuentes) en tiempo real y que proporciona también a los agentes datos empresariales de confianza, unificados en tiempo real; junto al acceso a los sistemas que requieren para operar de forma correcta. Lo hace a través de un concepto técnico denominado Retrieval Augmented Generation (RAG) que permite enseñar a los LLM (grandes modelos de lenguaje) las necesidades específicas de un negocio accediendo a los datos, pero sin tener que volver a formarlos desde cero.

Como plataforma de datos, Data Cloud ayuda a este respecto a las organizaciones, conociendo en detalle al cliente para fomentar la automatización y el análisis de estos datos, personalizando a su vez la interacción con los usuarios finales y las experiencias que se creen; para los equipos de ventas, de servicio y de marketing, Data Cloud es una herramienta especialmente interesante.

Por otro lado, estos agentes se encuentran con ‘límites’ que definen lo que pueden y no hacer: por ejemplo, pueden ser instrucciones en lenguaje natural para derivar casos a personas o proceder de funciones de seguridad integradas en Einstein Trust Layer; hace referencia a la arquitectura de IA desarrollada de forma nativa en Salesforce Platform que ayuda a las compañías a desarrollar aplicaciones para sus clientes, partners y empleados. Las aplicaciones en las que pueden funcionar los agentes de Agentforce son diversas: una solución de CRM, una aplicación móvil, la plataforma de comunicación y colaboración Slack…

Finalmente, cabe señalar que el nuevo motor de razonamiento Atlas es el cerebro de Agentforce. Se basa en un sistema patentado que le ayuda a razonar, tomar decisiones y completar tareas de forma autónoma. Este sistema, combinado con su integración en la plataforma de Salesforce, hace que Agentforce brinde respuestas fundamentadas y precisas a las empresas.

Más información: www.salesforce.com/es

UiPath

En un mundo donde la tecnología evoluciona a pasos agigantados, la hiperautomatización se ha convertido en un concepto esencial para las organizaciones que buscan mantenerse competitivas. UiPath, una de las plataformas de automatización más reconocidas, está diseñada no solo para optimizar procesos, sino también para integrar agentes humanos y digitales en un ecosistema colaborativo.

¿Cómo esta UiPath está redefiniendo la hiperautomatización y su impacto en el mundo empresarial? La hiperautomatización va más allá de la simple automatización de tareas repetitivas. Y es que este concepto abarca la integración de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (machine learning) y la automatización robótica de procesos (RPA): combinadas, garantizan ventajas clave para el mundo empresarial como la reducción significativa de los costos operativos, la mejora en la experiencia del cliente, el incremento de la productividad y la eficacia operativa…

UiPath se presenta así como una plataforma de hiperautomatización integral que abarca diversas capacidades para transformar procesos complejos en flujos de trabajo fluidos y automatizados. Reúne cuatro componentes principales. El primero es UiPath Studio, un entorno intuitivo para diseñar y desarrollar robots automatizados a partir de una interfaz que se basa en la fórmula de ‘arrastrar y soltar’.

UiPath Orchestrator es la segunda característica clave: se trata de un sistema centralizado que gestiona, supervisa y despliega robots automatizados en toda la organización. El tercer componente se llama UiPath Robots, son agentes digitales que ejecutan tareas automatizadas ya sea de forma asistida o no asistida. Finalmente se encuentra UiPath AI Center, que permite integrar modelos de IA y machine learning en los procesos de automatización.

La plataforma de hiperautomatización de UiPath basa su enfoque en la colaboración entre agentes humanos y digitales. Esto significa que, en lugar de reemplazar a los empleados, UiPath busca empoderarlos al liberarles de tareas tediosas, permitiéndoles concentrarse en actividades de mayor valor para la organización empresarial. Un ejemplo de esto es el concepto de asistencia robótica, donde los agentes humanos trabajan junto con robots asistidos que proporcionan datos en tiempo real, recomendaciones y automatizan partes del proceso.

Otra de sus ventajas es que se adapta a una amplia gama de industrias y escenarios como, por ejemplo, el sector financiero. A este respecto, la automatización en bancos y aseguradoras ha cambiado la forma en que se gestionan tareas como la conciliación de cuentas, el procesamiento de reclamaciones y la detección de fraudes. Con la ayuda de UiPath, las empresas pueden, en otro orden de cosas, optimizar el servicio al cliente mediante chatbots, procesamiento de solicitudes y personalización de interacciones. Por su parte, en el ámbito de la salud, UiPath ha conseguido agilizar la gestión de historiales clínicos, la programación de citas y la facturación.

Para cerrar la brecha entre el ser humano y la tecnología, sus creadores han puesto en marcha algunas iniciativas destacadas como la UiPath Academy, que ofrece gratuitos para aprender sobre RPA y automatización. Se ha habilitado asimismo una biblioteca de soluciones preconfiguradas que las organizaciones pueden implementar cuando lo deseen.

Más información: www.uipath.com/es

Versión Xanadu de ServiceNow

Xanadu es la última versión de la Now Platform de ServiceNow que nace con un triple propósito: incrementar la productividad empresarial, optimizar procesos, y mejorar la experiencia de empleados y clientes. Entre sus principales características destaca la presencia de agentes de IA para una productividad 24×7 a gran escala: estos van más allá de las interacciones tradicionales para ofrecer una comprensión casi humana, lo que se traduce en una resolución más rápida de incidencias en áreas como TI, servicio al cliente, compras y recursos humanos.

Además, con la versión de Xanadu, ServiceNow amplía las capacidades de su solución Now Assist para responder a las necesidades de las empresas en nichos clave de misión crítica como seguridad, finanzas y cadena de suministro. En particular, las herramientas Security Operations (SecOps) y Sourcing & Procurement Operations (SPO) permiten a las organizaciones acelerar la respuesta a incidentes de seguridad, gestionar riesgos en tiempo real y simplificar procesos clave como las compras corporativas.

Por ejemplo, la solución SPO ayuda a cursar solicitudes de compras de manera más ágil, mejorar el cumplimiento normativo de los procesos, controlar los gastos y obtener un mayor valor empresarial. Por su parte, el nuevo Now Assist Skill Kit facilita crear habilidades personalizadas de inteligencia artificial generativa que se adaptan a necesidades específicas. Este kit de herramientas potencia la colaboración interna y la productividad tecnológica precisamente mediante funciones de inteligencia artificial generativa que facilitan labores como la creación de análisis en lenguaje natural, la generación de resúmenes automáticos y comandos proactivos basados en modelos grandes de lenguaje.

Para que las organizaciones mejoren su productvidad, Xanadu permite transformar los datos en cuadros de mando interactivos a través de preguntas en lenguaje natural. También a minimizar los tiempos de respuesta en comunicaciones internas y externas, y ayudar a los equipos de TI a evaluar de manera ágil las solicitudes de cambio, minimizando riesgos y aumentando la productividad.

Xanadu refuerza, en otro orden de cosas, la presencia de ServiceNow en sectores como telecomunicaciones, servicios financieros, administración pública y retail. Soluciones como Retail Operations y Retail Service Management unifican, a este respecto, procesos y mejoran las experiencias conectadas en tiendas y canales digitales. Mientras, en colaboración con Microsoft, ServiceNow ha ampliado la integración de Microsoft Copilot para Microsoft 365 con Now Assist. Esto significa que los empleados pueden accader a flujos de trabajo automatizados directamente desde Microsoft Teams, creando una experiencia unificada para realizar tareas como solicitudes de recursos o consultas sobre políticas corporativas.

La nueva arquitectura de datos de la Now Plataform libera valor para los clientes mediante la ultraescalabilidad y el rendimiento. Esto significa que gracias a las nuevas capacidades de la plataforma, que incluyen la base de datos de alto rendimiento RaptorDB, las empresas procesan grandes volúmenes de datos para optimizar la ejecución de los flujos de trabajo de misión crítica en todos los ámbitos. Se han incluido sistemas avanzados de seguridad y de cifrado, junto con herramientas de análisis y de filtrado, que brindan la fiabilidad de los procesos de IA generativa

Más información: www.servicenow.com/es

Yooz

Presente en más de 44 países y para más de 5.000 clientes, Yooz es una plataforma enfocada en la automatización financiera y basada en la nube que se presenta como una solución ‘todo en uno’ que integra las siguientes tecnologías para automatizar de manera integral el ciclo de compra a pago o P2P: inteligencia artificial, machine learning y smart data extraction.

¿Su propuesta de valor? Simplificar los procesos complejos, eliminar los errores manuales y maximizar la eficiencia operativa. El hecho de que se base en un modelo que opera al cien por cien en la nube informatica garantiza la continuidad operativa incluso en escenarios de alta incertidumbre, permitiendo a las empresas mantener sus operaciones financieras activas en cualquier momento y lugar.

Desde la captura multicanal de facturas hasta su digitalización certificada y homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (se garantiza de este modo el cumplimiento normativo recogido por la AEAT y una mayor seguridad) – pasando por una integración nativa con más de 250 ERPs que ayuda a reducir costos y tiempos de implementación, Yooz no solo optimiza los recursos disponibles; asegura una experiencia de usuario mucho más intuitiva.

Dentro de este marco, cabe recordar que la automatización financiera no solo trata de digitalizar procesos, sino de hacerlos más inteligentes, rápidos y precisos. Según un informe de Gartner, las empresas que adoptan tecnologías avanzadas en sus procesos financieros logran reducir hasta un 50% los costos operativos asociados. Yooz combina estas tecnologías (inteligencia artificial, machine learning y smart data extraction anteriormente indicadas) con funcionalidades adicionales que permiten a las organizaciones automatizar hasta el 80% de sus tareas relacionadas con el ciclo P2P según sostiene la firma.

Para cubrir de manera integral cada etapa, desde la recepción de facturas hasta su pago, la tecnología smart data extraction facilita que los negocios procesen facturas de manera inmediata y con una alta precisión adaptándose a los formatos y los tipos de documentos diversos. También destacan los flujos de validación configurables: esto significa que las compañías pueden personalizar sus procesos de aprobación, asegurando eficiencia y control en las operaciones.

Y dado que los datos financieros están siempre disponibles, los equipos de trabajo tienen la oportunidad de tomar decisiones rápidas y basadas en información actualizada. A este respecto, el acceso a los datos en tiempo real y la analítica avanzada ayudan a identificar oportunidades, anticiparse a riesgos y fortalecer la planificación estratégica.

La implementación de Yooz aporta, en otro orden de cosas, resultados concretos que transforman la operativa y estrategia financiera de las empresas. Por ejemplo, reduciendo significativamente los tiempos de gestión y aumentando la productividad del equipo financiero. O automatizando procesos que permiten optimizar los recursos que hay, reducir gastos asociados y aprovechar descuentos por pago anticipado.

Empresas de diversos sectores e instituciones educativas han recurrido a Yooz. Es el caso de las compañías de movilidad Free Now que afirma haber mejorado su trazabilidad y eficiencia en la gestión de altos volúmenes de facturas, o EU Business School que ha logrado centralizar sus operaciones financieras en múltiples ubicaciones.

Más información: www.getyooz.com/es

Conclusiones

Las firmas que han participado en esta comparativa de plataformas de automatización son Appian, Salesforce, ServiceNow, UiPath y Yooz; todas con una destacada presencia en el mercado y con una completa oferta que cubre las necesidades de los diferentes negocios. En nuestra opinión, dos de ellas destacan ligeramente sobre el resto: hablamos de Appian y Yooz.

La primera gracias a la arquitectura de Data Fabric de Appian centraliza y unifica los datos distribuidos, eliminando silos y proporcionando un acceso fluido a información crítica en tiempo real. se presenta como una plataforma de hiperautomatización disponible para distintos sectores (finanzas, salud, manufactura o atención al cliente) que se distingue por una interfaz de ‘soltar y arrastrar’ donde los agentes digitales ejecutan tareas automatizadas, ya sea de forma asistida o no.

La propuesta de Yooz se dirige a entornos financieros. Se trata de una solución todo en uno que combina inteligencia artificial, machine learning y smart sata extraction para automatizar de manera integral el ciclo de Compra a Pago o P2P.

Por su parte, la versión Xanadu de ServiceNow se distingue por sus funciones avanzadas que optimizan la productividad: los datos se transforman en cuadros de mando interactivos a través de preguntas en lenguaje real; los equipos de TI evalúan de manera rápida las solicitudes de cambio minimizando los posibles riesgos; y la experiencia del empleado mejora con recordatorios inteligentes y comandos basados en modelos de lenguaje. Finalmente, Agentforce es el nombre de nueva capa de la plataforma de Salesforce que permite crear agentes autónomos impulsados por IA en pocos minutos y con herramientas no-code.