Digitalización con propósito: el ejemplo de FUNDACIÓN JUAN XXIII

FUNDACIÓN JUAN XXIII, una organización sin ánimo de lucro, lleva más de 55 años trabajando para la inclusión sociolaboral de personas en riesgo o situación de vulnerabilidad psicosocial, especialmente con discapacidad intelectual y/o enfermedad mental. Lejos de lo que pudiera pensarse, tras esa definición se esconde una entidad que apuesta por la digitalización como fórmula para dar todo tipo de servicios de TI a empresas y organizaciones para cumplir con su propósito social.

Cualquier organización que tenga que solucionar algún tipo de necesidad tecnológica va a recurrir a la ayuda de un fabricante TIC o a una consultora que le ayude a implementar y desarrollar un proyecto. Son muy pocas las empresas que conocen que, en un momento dado, una entidad sin ánimo de lucro puede resolver su problemática. Hasta que entran en un espacio como el de FUNDACIÓN JUAN XXIII y descubren que son capaces de resolver y dar respuesta a sus necesidades, con la ayuda de otros partners con los que van de la mano.

Esta Fundación ofrece un amplio conjunto de servicios a las empresas. Una propuesta que va desde la logística hasta el outsourcing o servicios de marketing, entre otras. Una de las actuaciones en las que tiene una mayor experiencia y que cuenta con la confianza de múltiples empresas, entre ellas muchas pertenecientes al IBEX 35, es el área Digital Data. Esta división, dirigida por Salud Martín, se ha convertido en todo un referente en la prestación de servicios de digitalización y gestión documental a empresas, promoviendo al mismo tiempo el empleo inclusivo.

La historia de esta división viene de lejos. Dado que la Fundación era experta en la custodia de archivos y documentos, en el año 2013 empiezan a digitalizarlos. “A partir de ahí empezamos a ofrecer a las empresas escanear sus documentos con tecnología OCR para extraer los datos relevantes. Fue un salto importante, no sólo ofrecíamos la digitalización para agilizar las búsquedas de información o disponer de una copia de respaldo, sino que nos especializamos en la captura de metadatos y el tratamiento de toda esa información. Invertimos en maquinaria para escanear grandes volúmenes de documentos, en tecnología de captura de datos, en el desarrollo de un gestor documental y adaptamos las instalaciones creando un entorno donde los archivos pudieran ser manipulados y tratados con la máxima seguridad. Los servicios han ido evolucionando a lo largo de estos años y si bien seguimos siendo un proveedor de servicios de gestión documental, hemos trabajado para convertirnos en un partner de servicios BPO para acompañar a las empresas en la digitalización de sus procesos de negocio”.

Desde entonces Digital Data se ha convertido en una línea fundamental dentro del ecosistema de servicios que presta FUNDACIÓN JUAN XXIII, cuyos beneficios se destinan a su labor social para la creación de empleo de personas en riesgo o situación de vulnerabilidad psicosocial y a a seguir desarrollando proyectos e invirtiendo en i+D para proporcionar a sus clientes las mejores soluciones tecnológicas y adaptadas a sus necesidades.

En definitiva, la división se ha convertido en un actor protagonista en servicios de gestión documental y BPO, que más allá de ofrecer custodia de archivos, destrucción confidencial certificada, digitalización masiva OCR, grabación de datos y validación documental, ofrece soluciones de digitalización de procesos de negocio de la mano de partners.

Esta transformación ha supuesto un reto muy importante para la organización, ya que como afirma la directora de Digital Data de FUNDACIÓN JUAN XXIII, “es imprescindible la formación continua del equipo. Acompañar a un cliente en la digitalización de un proceso implica involucrarse en sus operaciones. Nos convertimos en el back office que da soporte y agiliza procesos administrativos con ayuda de tecnología y esto implica conocer muy bien los procedimientos y políticas de gestión del dato del cliente y también manejar la tecnología que los soportan. Trabajar junto con el cliente nos permite crear un equipo de trabajo muy especializado para la prestación de su servicio”.

Digital Data se ha posicionado de esta forma, en proporcionar a las organizaciones soluciones SaaS a medida para la digitalización de sus procesos de forma segura. El proceso, además es paulatino. Salud Martín explica que “las empresas comienzan externalizando con nosotros la digitalización de los expedientes de RRHH y los procesos relacionados con el Onboarding, para pasar después a la formación y la PRL, la homologación de proveedores o la gestión y el pago de facturas, entre otros”.

Una de las grandes ventajas para las organizaciones es que, gracias a los años de experiencia de esta área en el procesamiento de datos, las empresas pueden manejar grandes volúmenes de información de manera eficiente. Pero los beneficios son múltiples tal y como enumera Martín: “Les proporcionamos a los clientes el acceso a un catálogo de soluciones SaaS y la posibilidad de integrarlas con otros sistemas como su portal del empleado o ERP. Asimismo, les ofrecemos consultoría gratuita en la digitalización de sus procesos documentales con un amplio abanico de profesionales especializados en el producto. Otra de las ventajas es que ponemos en marcha el PMV en fase piloto sin ningún compromiso de contratación, y todo ello apoyándonos en una red de partners de primer nivel”.

La importancia de los partners

Todo este entramado que ha posicionado a FUNDACIÓN JUAN XXIII en un referente en la gestión documental y del dato de nuestro país, no sería posible si no contase con esa red de partners con la que trabaja la división de Digital Data. Como destaca Martín: “Contamos con partners de primer nivel y nuestros servicios de consultoría acompañan a la empresa de principio a fin, desde el análisis de la situación actual y recomendación de soluciones tecnológicas, hasta la puesta en marcha de pilotos e implantación final de la solución. Nosotros somos un servicio BPO de 360º. Somos las personas que están en el back office, somos el archivo donde se custodian los documentos y los datos y la logística capaz de recoger grandes volúmenes de documentación. En lo que se refiere a tecnología, poseemos desarrollos propios de gestión documental que integramos con otros sistemas, pero sobretodo, apostamos por generar alianzas estratégicas con partners especializados en diferentes tecnologías para proporcionar a nuestros clientes el mejor de los servicios. Cada cliente tiene una necesidad diferente y trabajamos adhoc, poniendo en marcha un servicio que digitalice un proceso concreto y a un precio competitivo”.

Digital Data se ha convertido en una línea fundamental dentro del ecosistema de servicios que presta FUNDACIÓN JUAN XXIII

Efectivamente, la división trabaja con algunas de las empresas líderes en sus campos, como AWS para los entornos cloud, Fujitsu y PFU (EMEA) Limited para la digitalización de procesos documentales, IA generativa y RPA, Polytropo, para el desarrollo de soluciones de gestión documental e integración de sistemas, mientras que Factum y Enthec se encargan de la parte de ciberseguridad.

Un apartado importante es el de la firma digital que permite a las empresas firmar documentos de manera electrónica de forma segura y legal. Se trata de uno de los servicios más demandados por su facilidad de uso y su capacidad para ser empleada en diferentes entornos empresariales. Para ello cuenta con la ayuda de referentes del sector como son Seal Sign y Rubricae.

Como explica Martín, “el objetivo de contar con varios partners es porque cada uno tiene un modelo de negocio diferente que cubre distintos requerimientos. Nosotros podemos llegar a acuerdos con diferentes empresas tecnológicas. No nos cerramos a nada porque se trata de una relación que beneficia a ambas partes y sobre todo a nuestros clientes”.

Para la directora de Digital Data “trabajar con partners y aliados tecnológicos es fundamental porque nos permite co-crear servicios BPO a medida y optimizar mucho los costes. Se trata de una carta de presentación muy competitiva en la que se pone en valor lo mejor de cada parte. El partner es experto en su tecnología y nosotros en el back office administrativo y la prestación de servicios de gestión documental. Es importante señalar que esta alianza beneficia a todas las partes. A nosotros nos hace más competitivos y con capacidad para liderar grandes proyectos y, por otro lado, el partner y el cliente, cuentan con un socio de servicios BPO, que más allá de la calidad y la profesionalidad, apuesta por crear impacto social con cada servicio. Nuestra misión es el desarrollo de las personas en riesgo o situación de vulnerabilidad psicosocial. Nuestro éxito más allá de los ingresos, se mide por el número de puestos de trabajo que hemos conseguido crear y por la mejora en el desarrollo personal y profesional del equipo. Gracias a los clientes y los partners, hacemos que la misión sea posible”.