Grupo Puma opta por Canon para automatizar su gestión de documentos

El Grupo Puma, una destacada empresa española especializada en la fabricación y venta de materiales de construcción con más de cuatro décadas de trayectoria y presencia internacional, ha mejorado y automatizado su manejo de facturas, contratos y albaranes de proveedores mediante el uso de tecnologías y soluciones de gestión de información proporcionadas por Canon.

Con sede en Andalucía, Grupo Puma se ha consolidado como líder en la producción de adhesivos y morteros, exportando actualmente a 55 países. Esta expansión global requirió la implementación de procesos innovadores y eficientes. La estructura compleja y amplia de la empresa, que abarca la gestión tanto de materiales digitales como impresos, llevó a la compañía a elegir a Canon para optimizar su gestión de información.

Después de un proceso inicial de consultoría y asesoramiento, Canon implementó su software de gestión documental Therefore™ con el fin de reducir los costos y el tiempo dedicado a la administración de facturas, documentos logísticos y contratos con clientes. Gracias a esta solución, las facturas digitales de proveedores se archivan y clasifican automáticamente, mientras que las facturas físicas se digitalizan, se certifican y se almacenan mediante el análisis de metadatos relevantes, lo cual es posible gracias a las capacidades avanzadas del software Therefore.

“Para este proyecto, barajamos diversas opciones de proveedores, analizamos las respuestas que nos dieron y finalmente nos quedamos con Canon por varios motivos. En primer lugar, porque la interfaz nos parecía más amigable, más sencilla, por lo que entendimos que sería más fácil que los usuarios se adaptasen. Por último, con Canon lográbamos la integración completa con nuestro ERP, lo que nos permitía aumentar la eficiencia y operatividad de todo el proceso”, explica Manuel García, director de Proyectos en Grupo Puma.

Grupo Puma y Canon en la gestión de documentos

La implantación de Therefore se realizó de forma progresiva, lanzando primero un piloto en una de las sedes de Grupo Puma en el año 2021 y después expandiéndolo paulatinamente al resto. Ahora, transcurrido este tiempo, se han logrado alcanzar todos los objetivos previstos en materia de reducción de costes y tiempo dedicado a la gestión documental en un tiempo menor del esperado.

La tecnología de gestión de la información de Canon ha permitido a Grupo Puma optimizar sus procesos empresariales

“Cuando analizamos el proyecto, estimamos un retorno de la inversión (ROI) de 4 años. Sin embargo, habiendo transcurrido poco más de tres años ya hemos recuperado la inversión completamente. Gracias a Therefore hemos logrado ahorros relevantes en la gestión de las facturas de proveedores, que hasta ahora debíamos realizar de forma física. Esto suponía entre 2 y 3 días de trabajo y actualmente en torno a 1 hora”, explica Francisco Bocanegra, director de Sistemas en Grupo Puma.

Sumado a la gestión de facturas, Grupo Puma ha conseguido también implementar un proyecto para la digitalización de la documentación de sus operaciones logísticas, que ahora se firma y se envía a los clientes de forma digital y después se archiva en Therefore. El resultado es un proceso más eficiente, que permite el seguimiento y control de los envíos en tiempo real, además de agilizar la consulta de la documentación.

Asimismo, se ha llevado a cabo con éxito un proceso para gestionar los contratos con clientes de forma digital. Cuando es necesario modificar las condiciones comerciales, se envía una solicitud de cambio por correo electrónico a través de Therefore, se recoge la firma del cliente de forma digital y se archiva automáticamente en el gestor documental. Este proceso controlado y estandarizado permite un mayor seguimiento de los contratos y condiciones comerciales, un almacenamiento seguro, accesibilidad sencilla y un significativo ahorro en tiempo y costes.