El estado de la digitalización en asesorías y despachos profesionales

La digitalización ha transformado fundamentalmente la forma en que las asesorías y consultorías operan en la actualidad. Dicha transformación digital abarca desde la implementación de herramientas de gestión y análisis de datos hasta la automatización de tareas repetitivas, permitiendo a las firmas adaptarse rápidamente a un entorno empresarial cada vez más competitivo y dinámico. Este cambio hacia lo digital no solo mejora la eficiencia y precisión de los servicios, sino que también redefine las relaciones comerciales, ofreciendo nuevas oportunidades para la innovación y la diferenciación en un mercado en constante evolución.

En el caso de España, nuestras pymes muestran un déficit sistémico, con unos problemas que no son tan evidentes en las grandes empresas. De esta forma, el principal problema puede ser el propio tamaño de las asesorías: según el Barómetro de la Asesoría 2023, de Wolters Kluwer, el 80% de las asesorías son microempresas, lo que puede provocar escasez de recursos económicos y personal cualificado en tecnologías emergentes y dificultad para la adaptación a las nuevas herramientas digitales.

En este sentido, Manel Peralta, Product Strategy Director de la compañía, explica que la gestión del talento se convierte en pieza clave, “por una parte, formando a los trabajadores en las nuevas tecnologías; por otra parte, captando y contratando talento externo que sea capaz de abordar la digitalización. Además, nos enfrentamos a una cultura corporativa que, hasta hace pocos años, solía mostrar resistencia al cambio; afortunadamente, esta situación está evolucionando y cada vez más asesorías están adoptando la transformación digital debido a distintos factores. Por su parte, la misma AA.PP está jugando un papel fundamental en este proceso al impulsar normativas que requieren cambios digitales, como las relacionadas con la facturación, que actúan como un catalizador para que las asesorías adopten soluciones digitales y modernicen sus operaciones”.

En palabras de Marc Rius Parera, Global Director of Product Marketing GVP, Accountants de Sage, donde en realidad reside el reto es en una adecuada revisión y optimización de los procesos de trabajo, y en la gestión del cambio con las personas que integran el equipo profesional del despacho, “la revisión de los procesos es clave, pues no tiene sentido invertir en tecnología para trabajar del mismo modo, mientras que la gestión del cambio es imprescindible ya que las personas deben situarse siempre en el centro del proceso de digitalización del despacho”.

Por su parte, Fermín Lozano, Director de la Unidad de Negocio para Asesorías, Pymes y Autónomos de Cegid en España, opina que uno de los principales problemas a los que se enfrentan los despachos profesionales y asesorías en sus procesos de digitalización incluyen la sobrecarga de trabajo que limita su capacidad para gestionar eficientemente sus tareas y mantener una buena relación con los clientes, «además, carecen de los recursos adecuados y se encuentran en un estado de digitalización poco avanzado, dependiendo en gran medida de procesos manuales. La falta de tiempo es un obstáculo significativo que impide mantenerse al día con la tecnología y las regulaciones que cambian casi a diario. Este desafío se ve agravado en las asesorías más pequeñas, que, según un informe que publicamos por Cegid el año pasado, muestran una correlación entre el tamaño de la firma y la falta de adopción de nuevas herramientas tecnológicas”.

Otro dato a tener en cuenta es que los despachos y asesorías a menudo se enfrentan al uso de sistemas heredados que han acumulado a lo largo de los años. Estos sistemas pueden no ser compatibles entre sí, lo que resulta en procesos fragmentados y dificulta la colaboración eficiente entre equipos. Así lo explica Marta Romero, Sales & Marketing Manager de Axazure, que destaca también que, “la dependencia de documentos en papel, que suele ser otra característica en este tipo de compañías, no solo ralentiza los flujos de trabajo, sino que también genera problemas de almacenamiento y acceso a la información”, y lo resume en: “La falta de digitalización, en muchos casos puede traducirse en una situación de pérdida de competitividad con respecto a otras compañías del mismo sector que, gracias a apostar por nuevas tecnologías, consiguen crecer en sus objetivos de negocio de forma acelerada”.

La nube en los despachos profesionales

El uso de la nube en despachos profesionales ha revolucionado la forma en que operan y ofrecen servicios. El cloud les permite almacenar, gestionar y acceder a datos de manera remota a través de internet, eliminando la necesidad de infraestructura física costosa y ofreciendo flexibilidad y escalabilidad sin precedentes.

Y es que, a nivel nacional, las empresas cada vez son más conscientes de todos los beneficios -no solo a nivel rentabilidad- que aporta el cloud. De acuerdo con el último estudio de Microsoft con IDC, para 2026, la nube pública habrá duplicado su tamaño en España, proyectando un crecimiento del 23% anual en industrias clave de la economía local a medida que los clientes recurren al cloud para respaldar sus estrategias de transformación digital.

Siguiente este punto, Juan Chinchilla, director de la Unidad de Negocio de Business Applications de la compañía apunta que la nube proporciona una mayor agilidad en la adopción de innovación al permitir que las organizaciones, incluidos los despachos profesionales, accedan siempre a las últimas versiones y funcionalidades de los productos, «por ejemplo, herramientas como Copilot para Microsoft 365 integran la IA en todos los servicios, brindando a despachos de todos los tamaños capacidades tecnológicas avanzadas para potenciar su productividad”.

Uno de los principales problemas que a los que se enfrentan las asesorías en sus procesos de digitalización incluyen la sobrecarga de trabajo que limita su capacidad

A parte de la escalabilidad y la agilidad, la adopción de soluciones en la nube garantizan una seguridad mejorada para los datos. Sobre esto, Iago Oro, Director del área de gestión por proyectos en ARBENTIA añade que esto de debe a que, “los proveedores suelen invertir en medidas de última generación para proteger a los clientes, como cifrado de datos, autenticación multifactor y monitoreo continuo para detectar y responder a posibles amenazas de ciberseguridad. Además, un aspecto que suele pasar desapercibido, la nube aporta comodidad. Con estas soluciones, las actualizaciones se implementan automáticamente, lo que significa que siempre tienen acceso a las últimas características y mejoras sin tener que preocuparse por ello”.

Para José Luis Pradillo Director de Operaciones ALTAI Asesorías en Zucchetti Spain, uno de los beneficios fundamentales es la tranquilidad, así como la comodidad, “el hecho de poder acceder desde cualquier lugar a la información y documentación de los clientes. Pero tener la seguridad que, ante cualquier contingencia, este contenido tan valioso está a salvo, hace que cada vez sea un requisito indispensable para la adquisición de software de gestión de los profesionales del asesoramiento contable, fiscal y laboral”.

Otro punto clave se resume en que el cloud es fundamental para aprovechar la Inteligencia Artificial, “es el escalón previo”, destaca Lozano, “por eso, cuanto más se acelere la adopción de la nube más preparados estaremos para aprovechar la IA. Sin duda, el cloud es una de las macrotendencias digitales que han llegado para quedarse, especialmente, en el marco de la flexibilidad del trabajo en remoto”.

Qué pedirle al ERP

El ERP sigue siendo una piedra angular en la operación de las asesorías y despachos profesionales en la actualidad. Esta herramienta centraliza y optimiza la gestión de recursos, procesos y datos clave dentro de una organización, proporcionando una plataforma integral para la planificación, ejecución y control de diversas funciones empresariales. Su capacidad para centralizar datos críticos y automatizar procesos clave hace que sea una inversión esencial para mejorar la competitividad y la capacidad de adaptación en un entorno empresarial cada vez más complejo y dinámico. Entonces, ¿qué se le debe pedir a esta herramienta?.

En respuesta a esta cuestión, Peralta enfatizada en la interconectabilidad, “en este sentido desde Wolters Kluwer ponemos a disposición de las asesorías nuestro a3Marketplace, un espacio de interconexión en las que despachos y clientes pueden encontrar todo tipo de aplicaciones para mejorar su productividad, eficiencia y servicio. Nuestro a3Marketplace ofrece apps implementadas por nuestros partners, ISV u otro tipo de desarrolladores con el fin que los despachos puedan ampliar sus funcionalidades, facilitando su proceso de digitalización”.

Mientras que para Romero, una necesidad clave es que sea configurable y personalizable para adaptarse a las necesidades específicas del negocio y cumplir con los requisitos regulatorios. “Además, es importante poner en el foco en la usabilidad y la experiencia de usuario, para facilitar a los equipos el acceso a la información, así como la integración con otras herramientas y sistemas que garantice una transferencia fluida de los datos. El ERP debe proporcionar capacidades avanzadas de informes y análisis, permitiendo a las asesorías obtener información valiosa sobre el negocio y tomar decisiones informadas basadas en datos”.

En este sentido, Oro opina que a un ERP hay que exigirle que sea capaz de gestionar todas las actividades financieras y documentales, que permita mantener un registro completo de los clientes, que facilite la planificación, seguimiento y asignación de tareas, y que permita la gestión del personal, “y es que, por la naturaleza sensible de los datos con los que se trabaja, es imperante asegurarnos de que cuenta con las medidas de seguridad necesarias para proteger la información confidencial. Una vez se cumplan esos requerimientos esenciales, a la hora de implementar una solución que nos puede ayudar a potenciar nuestro negocio, se le debe pedir, por ejemplo, que nos proporcione capacidades robustas de generación de informes y análisis para permitir evaluar el rendimiento, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas basadas en datos”.

Sin duda, la implementación de un ERP tiende a ser más compleja por las definiciones funcionales y de negocio que por los requisitos técnicos. El ERP es la herramienta core de la compañía y cuando se plantea un proyecto de cambio, este suele ir acompañado de una modernización global, lo cual en muchos casos implica “repensar” procesos que llevan muchos años haciéndose de la misma forma.

Para garantizar el éxito de un proyecto de implementación de ERP, desde Axazure destacan que es fundamental realizar un análisis exhaustivo de los procesos existentes y tener una visión clara del futuro de la compañía, “identificando todas aquellas áreas de mejora que puedan beneficiarse de la implementación. En este sentido, desde Axazure, ayudamos a las compañías a establecer objetivos claros y específicos, que sean medibles y alcanzables, y que estén alineados con la estrategia general de la empresa”, finaliza Romero.

Por su parte, Manuel Galán, Director general de DEH Online afirma que, “desde la compañía desarrollamos soluciones sencillas y además ofrecemos un soporte para que las empresas se sientan cómodas y acompañadas en el inicio del uso de la herramienta”.

La digitalización de las pequeñas asesorías

El tamaño de las asesorías, mayoritariamente compuestas por pequeñas empresas, plantea desafíos y oportunidades significativas en su evolución hacia la transformación digital. Aunque estas firmas suelen enfrentarse a recursos limitados y capacidades técnicas, también son ágiles y pueden adaptarse rápidamente a las nuevas tecnologías para mejorar sus servicios y competitividad en el mercado actual.

Según datos del Barómetro de la Asesoría 2023, el 58,6% de los despachos profesionales otorgan a la digitalización una gran importancia y el 78,1% realizó alguno tipo de innovación tecnológica durante el último año, pero estos cambios varían según el tamaño de los despachos, siendo los de 1 a 3 empleados los que otorgan menos importancia a la transformación digital.

Sobre esto, desde Wolters Kluwer sí consideran que el tamaño de las empresas condiciona su transformación digital, pero su Product Strategy Director afirma que, “estaremos siempre a su disposición para asesorarles y ayudarles en su proceso de implementación”.

Al igual que su compañero, el Global Director of Product Marketing GVP, Accountants de Sage reitera que, “aquí el tamaño importa, pues habitualmente mayor dimensión implica mayor estructura y mayores recursos para invertir en este tipo de procesos. En especial, es clave poder disponer de personas dentro del despacho con roles de gerencia o dirección interna que se pueden focalizar en liderar dicho proceso de transformación, pues en la mayoría de despachos pequeños, donde el titular del despacho asesora a clientes a la vez que gestiona internamente el despacho, la presión del día a día y del calendario fiscal y laboral hace que no se pueda dedicar el tiempo necesario para liderar adecuadamente este tipo de procesos de transformación digital. Por dicho motivo, es clave en estos escenarios, el acompañamiento de la empresa que implementa la solución.”.

Siguiendo este punto, el Director del área de gestión por proyectos en ARBENTIA recomienda que las empresas prioricen las inversiones en aquellas que ofrezcan el mayor impacto en su negocio, “por ejemplo, en sistemas ERP que sean personalizables y escalables según sus necesidades, y contar con un apoyo experto que los guíe en su transformación digital”.

La evolución de la legislación

La continua actualización normativa puede presentar desafíos para los despachos profesionales, pero no necesariamente impedir una transformación digital efectiva; más bien lo contrario. Es decir, la necesidad de adaptarse continuamente a las leyes puede ser un impulso para la transformación digital del tejido empresarial.

Como ejemplos de estos cambios normativos, que aceleran la transformación digital de las empresas, desde Wolters Kluwer inciden en la Ley Antifraude, con mención especial al sistema Verifactu; la Ley Crea y Crece, que impulsa la factura electrónica en las operaciones interiores B2B y, por poner otro ejemplo a nivel europeo, el proyecto VIDA, relacionado con la gestión del IVA en la era digital. “Las herramientas digitales ofrecen una actualización normativa inmediata, por lo que las asesorías se ahorran este proceso. Además, los avances en la tecnología pueden ayudar a simplificar y agilizar el cumplimiento normativo al facilitar la gestión y el análisis de grandes volúmenes de datos legales. La clave radica, pues, en adoptar tecnologías flexibles y ágiles que puedan adaptarse rápidamente a los cambios legales y regulatorios”, opina Peralta.

Del mismo modo, desde Cegid destacan también la Ley Antifraude y la obligatoriedad de la facturación electrónica y Verifactu, “se trata de un sistema regulado para garantizar que los documentos sean inalterables desde su emisión y que cumplen con una serie de requisitos y formatos. Pero, además, están obligados a contar con los medios tecnológicos y digitales, certificados, que garanticen su autenticidad e imposibiliten su modificación o alteración. Es muy posible que al digitalizarse en este ámbito, algunas compañías apuesten por integrar tecnologías en otros aspectos de su operativa que antes no se hubieran planteado”, explica Lozano.

Desde el otro punto de vista, la evolución de la legislación, para aquellas compañías que apuesten por digitalizarse, puede suponer un valor diferencial, “al fomentar la adopción de tecnologías que faciliten el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. Si se opta por herramientas que permitan personalización y sean adaptables, el reto puede convertirse en una oportunidad”, resalta Romero.

Adopción de la automatización

El estado actual del mercado de la automatización es dinámico y prometedor, especialmente en el contexto empresarial español. Los despachos y asesorías están adoptando estas soluciones debido a la necesidad de mejorar la eficiencia y competitividad en un mercado cambiante y desafiante. Anteriormente reservadas para personal técnico altamente cualificado, ahora estas tecnologías de automatización están al alcance de un público más amplio gracias al desarrollo de técnicas de low-code y no-code.

Además, las empresas ya ven los beneficios de apoyarse en los citizen developers -individuos que, sin ser profesionales de TI o programadores, tienen la capacidad de crear aplicaciones o soluciones tecnológicas utilizando herramientas low code- para reducir los cuellos de botella en su negocio, cerrar las brechas de desarrollo, aumentar la agilidad e innovar más rápidamente.

“Desde Microsoft, ponemos a disposición de todos los usuarios Microsoft Power Platform, que permite a profesionales no necesariamente técnicos crear aplicaciones empresariales y automatizar tareas sin necesidad de escribir código convencional o conocer lenguajes de programación concretos. Esto significa que cualquier persona dentro del despacho o asesoría, independientemente de su formación o experiencia en programación, puede participar en la automatización de procesos, permitiendo mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la competitividad en un entorno empresarial cada vez más exigente”, comenta Chinchilla.

En este punto, muchos procesos de automatización, por ejemplo un OCR, no lo son al 100%. Por ejemplo, siempre puede cometer errores o dejar en blanco determinados espacios de una factura. Entonces, ¿puede la IA solucionar este tipo de problemas?. En respuesta, Lozano subraya que la IA ya nos está ayudando en mejorar la precisión de nuestros sistemas de OCR mediante aprendizaje automático continuo y modelos específicos para tipos de documentos como facturas, “La validación automática y la integración con verificación humana permiten corregir errores y garantizar la calidad de los datos extraídos. Además, técnicas avanzadas de procesamiento de imágenes mejoran la interpretación de documentos escaneados o complejos. Estas estrategias combinadas potencian la fiabilidad de la automatización en despachos profesionales y otros entornos, optimizando la gestión documental y reduciendo errores”, añade.

“Sin duda, la IA va a cambiar el acceso y consumo de la tecnología por parte de los despachos, aportando al asesor una mayor capacidad para automatizar, y generar valor añadido en todas las tareas y proceso de trabajo dentro del despacho”, destaca Rius Parera.

Sabiendo esto, las empresas cada vez más, le piden a la solución de automatización que sea escalable, y fácil de integrar con otros sistemas. “Es importante que la solución elegida disponga de conectores que estén listos para usar con la mayoría de las plataformas del mercado (Como es el caso de Power Automate, que cuenta con más de 500 conectores preconfigurados), ya que de esta forma la configuración de flujos se convierte en un proceso mucho más ágil y seguro”, recalca Romero.

Integrar el ERP con otras herramientas

Integrar un sistema ERP con otras herramientas es crucial para optimizar la eficiencia y la productividad en un despacho profesional. Un despacho puede beneficiarse enormemente al conectar su ERP con aplicaciones específicas, como herramientas de gestión de documentos, sistemas de contabilidad, software de gestión de clientes (CRM), plataformas de comunicación y colaboración, entre otros. Esta integración permite una mejor coordinación y flujo de información dentro del despacho, lo que resulta en una toma de decisiones más informada y procesos más ágiles.

En palabras del Director de Operaciones ALTAI Asesorías en Zucchetti Spain, las soluciones de las diferentes áreas del despacho tienen que estar interconectadas y totalmente integradas entre ellas, pero también es importante la integración de los clientes del despacho para simplificar los procesos con los mismos, “esta es la clave para eliminar duplicidades y errores y reducir tiempos y costes. Nuestra misión es lograr que los procesos de gestión de nuestros clientes estén cien por cien integrados para impulsar su eficiencia y su rentabilidad”.

Para el Director de la Unidad de Negocio para Asesorías, Pymes y Autónomos de Cegid en España, el ERP debe integrarse siempre de manera coherente y con visión estratégica, «se debe identificar las necesidades específicas del despacho, como contabilidad, gestión laboral y facturación, y seleccionar herramientas compatibles. Por ello, nuestras soluciones disponen de APIs que facilitan la comunicación entre sistemas, permitiendo el intercambio fluido de datos en tiempo real. Además, habilita automatizar procesos y ofrecer experiencias personalizadas e integradas, como nuestro portal en la nube para los clientes de los asesores”.

Mientras que, el Product Strategy Director en Wolters Kluwer Tax & Accounting España recomienda integrar el ERP de manera estratégica, identificando claramente las necesidades para conseguir una interoperabilidad fluida y una visión global, “lo importante es contar con una solución abierta y flexible para poder conectarla con otros sistemas propios o de terceros que den respuesta a necesidades específicas del negocio”.