El futuro de la oficina será virtual: cómo preparar al personal para el cambio

La idea que se tenía de los trabajos de oficina ha cambiado radicalmente en los últimos años. Ahora existen modelos híbridos y remotos que ofrecen una mayor flexibilidad; y cada vez más empresas ofrecen edificios en formato “campus”, con servicios y estética que se asemejan a los de los hoteles y cafeterías de moda, y “hot desks”, en lugar de asientos asignados. El dinamismo de estos nuevos conceptos de oficina no es compatible con entornos plagados de expedientes y archivos en papel, así que digitalizar todo este pasivo con las herramientas adecuadas, procurando trabajar únicamente en digital, es algo cada vez más imprescindible.

Pero ¿cuál será el siguiente paso en la evolución de las oficinas? Para saberlo, hay que analizar de cerca los lugares de trabajo del futuro, cuáles pueden ser algunos de sus principales avances y cómo pueden las organizaciones preparar a todo su personal, desde los recién llegados hasta los altos directivos, para el cambio.

Trabajo híbrido, a distancia o en el metaverso

El aspecto más obvio que hay que abordar al hablar de las oficinas del futuro son los modelos de trabajo híbridos y a distancia, que se han convertido en un elemento básico de la vida empresarial después de la pandemia. Aunque España es uno de los destinos favoritos de los nómadas digitales, según la última encuesta de población activa del INE, sólo el 14,4% de los trabajadores españoles declaró haber trabajado alguna vez desde casa en el cuarto trimestre de 2023. Si comparamos este dato con el de otros países más avanzados en este ámbito, como Reino Unido, en donde el 38% de los empleados teletrabaja al menos parte de la semana, nos damos cuenta de que a las empresas españolas les queda un largo camino por recorrer.

Es necesario invertir en tecnología que permita una experiencia de usuario totalmente fluida y eficiente para los profesionales tanto dentro de la oficina como fuera, y apostar por soluciones para aumentar la productividad, colaboración o movilidad, además de ayudar a completar la transformación digital. Sobre este último punto, si bien las organizaciones intentan adaptarse a los cambios, muchas aún no tienen controlados los procesos adecuados de gestión de documentos para su seguridad, acceso y fiabilidad. Los archivos en papel pueden suponer un problema cuando no se almacenan adecuadamente o no existe un proceso para destruir las copias físicas. Garantizar que los lugares de trabajo dispongan de copias digitales elimina el riesgo de que se pierda información valiosa o de que caiga en manos equivocadas, por lo que formar al personal en estos protocolos es esencial.

Llevando esto un paso más allá, el metaverso tendría el potencial de crear un mundo completamente digital desde el que se pudiese trabajar y en el que los empleados no necesiten reunirse cara a cara (en formato físico) en absoluto. Pese a que esta tecnología está todavía en sus primeras fases, muchas empresas están dando pasos significativos en este ámbito. Microsoft quiere integrar su plataforma de RV/AR Mesh con Teams y ha anunciado futuros espacios inmersivos dentro de la aplicación de mensajería, mientras que Meta ha construido Horizon Workrooms para celebrar reuniones con gafas Oculus, lo que traerá consigo nuevos retos.

El futuro de la oficina será virtual: cómo preparar al personal para el cambio

El auge de la IA y el blockchain

Los modelos de procesamiento del lenguaje natural tienen la capacidad de automatizar completamente muchos procesos y hacer que el trabajo sea más eficiente. Muchas organizaciones se han dado prisa a la hora de mejorar las ineficiencias físicas, pero sus procesos administrativos, como los flujos de aprobación, siguen dependiendo en gran medida de las intervenciones manuales del personal.

También se espera que el blockchain avance significativamente en 2024. Más allá de la nube, el almacenamiento descentralizado de datos y el cifrado mediante esta tecnología significarán que la información no sólo estará más segura, sino que habrá formas innovadoras de acceder a ella y analizarla. Esto muestra de nuevo la necesidad de digitalizar y almacenar todos los datos. Un estudio de Quocirca revela que el 77% de las organizaciones escanea toda o la mayor parte de la documentación directamente en sus procesos empresariales, lo que indica que hay muchas empresas todavía que siguen dependiendo únicamente del papel. Y para sacar partido a la tecnología blockchain, las organizaciones deben controlar primero su gestión documental.

Asegurar el talento es primordial para el éxito

Las personas son el activo más valioso de una organización, y prepararse para el futuro pasa por conocer tanto a los trabajadores que se tienen como a los que se necesitan. Aunque cada vez se presta más atención a la educación, actualmente el 81% de las empresas españolas afirma tener muchas dificultades para encontrar trabajadores cualificados que se ajusten a sus necesidades específicas, según las conclusiones del informe Tendencias de Recursos Humanos, elaborado por Randstad Research y la CEOE.

Para beneficiarse en un futuro, las empresas deben abordar este problema antes de que se convierta en un lastre competitivo. Por ejemplo, si se garantiza que los trabajadores de más edad tengan las cualificaciones adecuadas mediante inversiones en formación, se evitará una gran brecha generacional dentro de un entorno de aprendizaje permanente y se garantizará que las decisiones se tomen con conocimiento de lo último en tecnología.

Autor: Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited, a Ricoh company