Entrevista con Antonio Cruz Cruz-Conde, director de Modern Workplace de Microsoft

“Copilot para Microsoft 365 no va a sustituir a las personas, sino que les va a ayudar a avanzar mucho más rápido, al mejorar su trabajo y productividad”

La inteligencia artificial promete cambiar la manera en la que se trabaja y ya se está convirtiendo en una ayuda indispensable para muchas empresas de diferentes tipos de sectores y tamaños. Si hablamos de herramientas utilizadas de forma habitual, aparecerán en el imaginario colectivo aquellas que conforman la suite Microsoft 365. Word, Excel o Outlook son sólo algunas de ellas. Estas aplicaciones forman parte de la rutina diaria de millones de trabajadores desde hace muchos años y la incorporación de la IA generativa, a través de Copilot para Microsoft 365, supone una mejora en la productividad de los profesionales que podrán dedicarse a tareas de mayor valor para el negocio empresarial o tomar mejores decisiones en su día a día.

Para hablar de qué va a suponer la incorporación de la IA generativa a esta serie de herramientas y de cómo Copilot va a transformar la forma de trabajar con Microsoft 365, hablamos con Antonio Cruz Cruz-Conde, director de Modern Workplace de Microsoft.

¿Cuál es la diferencia que hay entre la IA y la IA generativa?

El comienzo de las investigaciones relacionadas con la inteligencia artificial data de mediados de los años 50 aproximadamente, cuando empiezan a trabajarse los primeros modelos. Esto evoluciona más adelante a modelos de machine learning que permiten a las máquinas aprender de datos persistentes. Eso evolucionó a los modelos de deep learning, que son técnicas de aprendizaje automático en la que se utilizan redes neuronales para procesar datos y tomar decisiones. Y ahora llegamos a la IA generativa, con la que hemos alcanzado un hito significativo que representa un salto extraordinario, el procesamiento del lenguaje natural. Con la convergencia de las interfaces de chat y los grandes modelos de lenguaje o LLM (Large Language Models), ahora se puede pedir lo que se quiera en lenguaje natural y la tecnología es lo suficientemente inteligente como para responder, crearlo o interactuar. El desarrollo de los modelos de IA conversacionales abre nuevas oportunidades transformadoras en muchos ámbitos y en todas las áreas de una organización. Nos encontramos en el inicio de una nueva era que está cambiando fundamentalmente la forma en que nos relacionamos con la tecnología y aprovechamos sus beneficios, sobre todo en la forma de trabajar.

Microsoft está apostando de manera muy clara por el desarrollo de la IA generativa. ¿Cuál es la visión que tenéis a este respecto? ¿Dónde entra Copilot para Microsoft 365 y en qué consiste?

El trabajo de Microsoft en Inteligencia Artificial está culminando ahora con novedades que unifican y mejoran nuestra oferta de IA e IA generativa para capacitar a todas las personas y organizaciones del planeta para lograr más. Hemos acuñado el concepto de “copiloto”, que ayuda a las personas a realizar cualquier tarea. Hemos ido incorporando copilotos basados en IA a nuestros productos más utilizados, logrando, por ejemplo, que la codificación sea más eficiente con GitHub, redefiniendo la búsqueda con Bing y Edge, ofreciendo valor contextual en todas las aplicaciones y PCs con Windows o transformando la productividad en el trabajo con Microsoft 365.

Hace unas semanas, la compañía dio el importante paso de reunir todo esto bajo una marca y una experiencia: Microsoft Copilot.

¿En qué consiste Copilot para Microsoft 365?

Es el asistente específico para el puesto de trabajo. La IA generativa revolucionará la forma en que trabajamos y llevamos a cabo nuestras tareas diarias. Copilot para Microsoft 365 no es sólo una manera mejor de hacer las mismas cosas de siempre. Estamos ante un hito en la historia, algo más que tecnología y que es un verdadero catalizador de la gestión del cambio en las empresas. Se trata de una forma completamente nueva de trabajar: coordina modelos de lenguaje a gran escala (LLMs) como los GPT 3.5 y GPT4 de OpenAI, contenido de la empresa en Microsoft Graph, y las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, y esta integración proporciona asistencia inteligente en tiempo real, permitiendo a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y habilidades. Es un copiloto, un asistente personal que te va a ayudar en tu puesto de trabajo para ser más productivo, más creativo, o a emplear menos tiempo a la hora de crear nuevo contenido.

¿Qué diferencia hay entre ChatGPT de OpenAI y Copilot para Microsoft 365?

OpenAI y Microsoft son dos empresas distintas e independientes. OpenAI es una compañía cuyo producto, ChatGPT, está dirigido principalmente al sector de consumo, aunque tiene una vertiente empresarial. En Microsoft tenemos una alianza con OpenAI desde 2019, que incluye, por ejemplo, que puedan utilizar Azure como nube y tener acceso a una elevada capacidad de cómputo. Esto les ha permitido, por ejemplo, evolucionar tanto y de forma tan rápida productos como ChatGPT. En Microsoft, una de las contraprestaciones que obtenemos es que podemos utilizar los productos de OpenAI, como GPT, e introducirlo dentro de nuestros productos para poder comercializarlo en el segmento B2B.

Lo que hace único a Copilot para Microsoft 365 es su capacidad para aprender y adaptarse al estilo y preferencias de cada usuario y de integrarse con otras aplicaciones de negocio y con cualquier conjunto de datos que la empresa tenga disponible. Además, lo hace de forma segura y privada, de modo que ni tan siquiera nosotros en Microsoft tenemos acceso a la información de la compañía, ni a los modelos que entrenen para sus casos de uso. El producto sigue e incluye los principios de privacidad, de seguridad, de cumplimiento o de IA responsable comunes a todos los productos de Microsoft, como el cumplimiento de la EU Data Boundary o RGPD.

¿Qué ejemplos de uso puede poner de Copilot para Microsoft 365?

Los casos de uso que estamos observando podríamos dividirlos en dos, principalmente. Están los que son casi comunes a todas las empresas y a todas las funciones que tienen que ver con soluciones de comunicación y colaboración en Outlook, en Teams o Microsoft 365 Chat, y que se adoptan de forma mucho más sencilla, rápida y exponencial casi por cualquier perfil. Y hay una segunda tipología que son aquellos casos de uso que tienen que ver con aplicaciones de productividad y extensibilidad, a través de conectores de Microsoft Graph o de plugins y con Copilot Studio que implican no sólo ahorro de tiempos sino también impactan en la calidad de los resultados y que son más específicos de cada función. A medida que se utiliza Copilot en aplicaciones de productividad y casos de uso más ligados a funciones o personas concretas dentro de la organización, se comienzan a definir escenarios mucho más profundos por industria o función que ya están transformando multitud de sectores.

A los usuarios, lo que primero les llama la atención es la incorporación de Copilot en soluciones de colaboración como Microsoft Teams: se puede hacer una transcripción directamente de cualquier reunión y se le puede hacer preguntas a Copilot sobre la reunión en el chat a la vez que se está hablando. A posteriori, puede proporcionar un resumen de lo que se ha hablado o tareas pendientes para los participantes, si se han mencionado durante la reunión.

En cuanto a Word, ofrece la posibilidad, por ejemplo, de sacar un extracto de un texto con decenas o cientos de páginas sin necesidad de leerlo directamente; o resolver dudas que se tengan sobre un determinado documento; o comenzar un borrador simplemente dando un pequeño briefing.

Con Excel, Copilot puede explicar en lenguaje natural lo que dice una tabla con múltiples celdas y columnas; o sacar gráficos para visibilizar mejor lo que incluye una tabla; o proponer escenarios alternativos sin necesidad de formular, sólo indicándolo con lenguaje natural.

Otros ejemplos: en Outlook, solemos tener hilos con múltiples conversaciones de las que hemos perdido el foco. Pues Copilot te puede ayudar haciéndote un resumen y darte una visión completa de lo que se dice en todo el hilo de e-mails para que tú saques tus conclusiones e, incluso, puedas responder en función del contenido y tus preferencias, ajustando el tono y la longitud o hasta haciendo que se parezca a tu estilo de redacción.

¿Qué nos puede decir sobre la seguridad en esta herramienta?

Copilot para Microsoft 365 hereda los requerimientos de seguridad, privacidad y compliance que el cliente tiene en Microsoft 365. Esto quiere decir que desde Microsoft no podemos entrar en los datos y en el entorno del cliente, a no ser que éste lo permita. Los datos son solo suyos, y en Microsoft no tenemos acceso a ellos. No los utilizamos, ni monetizamos. El modelo de entrenamiento se queda también en el entorno del cliente. Tanto los prompts que se introducen en sus herramientas y asistentes de IA generativa, como los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph, cuando se usa Copilot, no se utilizan para el entrenamiento de modelos grandes de lenguaje. En Microsoft sólo tendríamos acceso en el supuesto de que el cliente nos lo diera en un momento determinado y por alguna razón concreta. A esto también contribuye que Copilot para Microsoft 365 usa Azure para procesar información, no los servicios de OpenAI disponibles públicamente.

Además, mantenemos nuestro compromiso de cumplir con las distintas normativas internacionales relacionadas con los datos y la información sensible de las empresas. Entre ellas, la RGPD y las leyes relacionadas con los límites de datos de la Unión Europea.

¿Tenéis casos implementados ya en empresas?

Sí, son numerosas las empresas que han participado en nuestro Early Access Program de Copilot, tanto en el mundo como en España, y que ya están transformando su día a día y que nos están dando muy buen feedback.

Según nuestro último estudio Work Trend Index, Copilot se ha convertido en un importante revulsivo en el mundo laboral. Ya lo han adoptado ya multitud de empresas de todos los tamaños y sectores para su día a día. Entre ellas Visa, BP, Honda, Pfizer o Kyndryl. También consultoras como Accenture, EY, KPMG o PwC.

Estas y otras empresas están ya comprobando los cambios que Copilot para Microsoft 365 está introduciendo en nuestra forma de trabajar, de tal manera que el 70% de sus usuarios señala que son más productivos desde que comenzaron a utilizarlo. Además, un 68% está convencido de que la calidad de su trabajo ha mejorado.

Y, desde el lanzamiento general que tuvo lugar el pasado 1 de noviembre, son muchas otras las que se han interesado por desplegar nuestra IA generativa en sus organizaciones. Desde Microsoft acompañamos, también a través de nuestros partners, a estas empresas en su proceso de adopción analizando cada situación.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas de cara a adoptar IA generativa y que no se quede en una tendencia de moda?

Creo que para acometer la incorporación de IA al puesto de trabajo se debe tener un plan porque el cambio de paradigma que supone no es solamente tecnológico, sino que se trata de un proyecto de transformación total del puesto de trabajo. Por tanto, el calado que tiene es mucho mayor de lo que supondría adoptar una nueva tecnología.

Con Copilot para Microsoft 365 hablamos de un cambio de la forma en la que trabajan todos los usuarios, independientemente de su función. Las empresas que ya lo están utilizando lo avalan y están impulsando su uso por el incremento de productividad que han notado. Han comprobado que no solamente pueden dedicar mucho menos tiempo a las tareas más tediosas, sino que también mejora la calidad de los resultados y la satisfacción del empleado con la herramienta.

La IA generativa con Copilot es un asistente muy preparado, pero que no sabe lo que tiene que hacer. Es necesario proporcionarle el contexto de lo que quieres que ejecute con indicaciones precisas sobre lo que quieres que haga, dónde buscarlo, cómo presentarlo y, por supuesto, revisar el resultado que arroja. Copilot no sustituye a las personas, sino que les ayuda en sus tareas. El cliente lo que tiene que analizar es en qué casos es más útil aplicar la IA generativa, de qué tareas va a liberar a los empleados para que puedan dedicarse a otras de mayor valor para la organización.

Desde Microsoft, explicamos a las empresas que, para incorporar todas estas herramientas, deben acometer primero un proyecto de gestión del cambio integral en el que el departamento de TI esté igual de involucrado que el de Recursos Humanos o el de Dirección.