Copilot para Microsoft 365: más productividad de forma segura para la empresa, de la mano de la IA generativa

La adopción de las soluciones de IA generativa para empresa no para de crecer. Tanto por lo que aportan a las compañías en sí, como a sus trabajadores en su día a día, automatizando tareas repetitivas y encargándose de facilitar la realización de otras de bajo valor añadido y que consumen un tiempo excesivo. Entre ellas está Copilot para Microsoft 365 , que ya hace unos meses que debutó en el mundo de la empresa, aportándoles beneficios de privacidad y seguridad y mejora de productividad y facilidades para los trabajadores.

¿Qué es Copilot para Microsoft 365?

Copilot para Microsoft 365 supone la llegada de la IA a las herramientas de productividad para empresas y profesionales que forman parte de Microsoft 365. Ahora la suite cuenta con la potencia de los modelos grandes de lenguaje en combinación con los datos de la empresa y sus distintas aplicaciones. Una mezcla que permitirá mejorar la creatividad de los empleados, así como su productividad.

Copilot está integrado en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, entre otras aplicaciones de Microsoft 365. A ellas se añade Microsoft 365 Chat, que funciona con modelos largos de lenguaje, y permitirá hacer con las aplicaciones de Microsoft 365 multitud de tareas que no se podían llevar a cabo hasta ahora. Todo a través de indicaciones e instrucciones dadas en lenguaje natural.

La integración de Copilot en estas herramientas facilita el trabajo diario, liberando a los empleados de tareas cotidianas repetitivas y rutinarias. Así, en Word se encargará de generar resúmenes, y en PowerPoint, a crear presentaciones a través de comandos de lenguaje natural.

En Excel puede generar visualizaciones de datos e identificar tendencias con más rapidez, y en Outlook facilitar la gestión de la bandeja de entrada de correo. En Teams permite generar resúmenes de reuniones en tiempo real, y en Microsoft 365 Chat reunir datos de todo tipo de fuentes y archivos para crear documentos o mensajes de correo.

¿Qué aporta Copilot para Microsoft 365 al mundo del trabajo?

Según Microsoft, en su estudio Work Trend Index, Copilot se ha convertido en un importante revulsivo en el mundo laboral. Tanto, que lo han adoptado ya multitud de empresas de todos los tamaños y sectores para su día a día. Entre ellas Visa, BP, Honda, Pfizer o Kyndryl. También consultoras como Accenture, EY, KPMG o PwC.

Estas y otras empresas están ya comprobando los cambios que Copilot para Microsoft 365 está introduciendo en nuestra forma de trabajar, de tal manera que el 70% de sus usuarios señala que son más productivos desde que comenzaron a utilizarlo. Además, un 68% está convencido de que la calidad de su trabajo ha mejorado.

Otros datos reseñables son que un 64% de los trabajadores dice que pasa menos tiempo procesando el correo electrónico gracias a Copilot, y un 85% es capaz de esbozar un primer borrador de un documento con su ayuda con más rapidez. Otro 75% pasa menos tiempo buscando lo que necesitan en sus archivos, el 71% ahorra tiempo en la realización de tareas cotidianas y un 29% asegura también que es más rápido en la redacción o la elaboración de resúmenes. Todo esto lleva a que un 77% de quienes lo ha usado no quieran dejar de hacerlo.

Además de ayudarles a ser más productivos, Copilot también ha cambiado la forma en la que los trabajadores invierten su tiempo. Un 67% indica que Copilot les ahorra tiempo para centrarse en tareas más importantes. De media, les libra cerca de un cuarto de hora al día, aunque un 22% señala que les deja libre para otras tareas más de media hora diaria.

Las empresas, de hecho, podrán comprobar directamente las ventajas que les aporta Copilot, a través de Microsoft 365 Copilot Dashboard. Se trata de un panel de control, con el que las compañías podrán ver, entre otras cosas, lo preparadas que están para utilizar Copilot, su nivel de adopción y diversas métricas relacionadas.

El panel muestra cuántos de sus empleados pueden utilizar Copilot, y si están listos para ello, basándose en la utilización de las apps de Microsoft 365. Además, señala el uso de Copilot por cada aplicación y tomando como base reuniones, chats, correo electrónico y documentos.

Desde principios de 2024 también dará acceso a métricas de adopción y uso de Copilot combinadas con datos de colaboración, informes para responsables de departamentos y organizaciones, datos de comportamiento de antes y después de comenzar a utilizarlo e información de encuestas realizadas entre empleados.

Con la misma seguridad y privacidad de Microsoft 365

Además de mayor productividad y agilidad en el trabajo para sus empleados, las empresas pueden conseguir otras ventajas al utilizar Copilot para Microsoft 365. Entre ellas está la misma  seguridad y privacidad para sus datos sensibles que se obtienen con Microsoft 365, a diferencia de la utilización de otras herramientas y modelos de IA.

Lo hace, por un lado, manteniendo el compromiso de Microsoft de que cumplirá las distintas normativas internacionales relacionadas con los datos y la información sensible de las empresas. Entre ellas, la RGPD y las leyes relacionadas con los límites de datos de la Unión Europea, pero, igualmente, heredando los requisitos de privacidad, seguridad y cumplimiento que Microsoft requiere a todos sus productos: el uso de Copilot no supone ninguna exposición adicional de información ya que todo queda dentro de Microsoft 365. Tanto la información, los datos y el entrenamiento del modelo quedan circunscritos al entorno de la empresa y Microsoft no tiene acceso a los mismos a no ser que la empresa que usa Copilot quiera compartirlo.

Tanto los prompts que se introducen en sus herramientas y asistentes de IA generativa, como los datos a los que se accede a través de Microsoft Graph, cuando se usa Copilot, no se utilizan para el entrenamiento de modelos grandes de lenguaje. La información de las empresas permanece siempre en su seno: los datos de la empresa son solo de la empresa, no salen de su entorno y Microsoft no puede acceder a ellos, ni usarlos ni monetizarlos.

Para que el trabajo sea más seguro, Copilot para Microsoft 365 solo muestra datos de la organización a los usuarios que tengan asignados previamente los permisos necesarios para verlos en Microsoft 365.

Al utilizar Copilot para Microsoft 365, tanto los prompts y los datos que obtiene, como las respuestas generadas, se quedan dentro de los límites de servicio de Microsoft 365 de la empresa que lo utiliza. A esto también contribuye que Copilot para Microsoft 365 usa Azure para procesar información, no los servicios de OpenAI disponibles públicamente.

Un paso más allá: creación de «copilotos» personalizados

Además de mayor productividad y efectividad en el trabajo y una mejora en el rendimiento de los empleados, y de mayor seguridad y cuidado de la privacidad de los datos, Copilot puede ir todavía más allá. Lo hace ofreciendo la posibilidad a las empresas de ampliar el volumen de datos disponibles para Copilot con conectores de Microsoft Graph, o ampliando las opciones de acciones con plugins o, incluso, pudiendo crear sus propios «copilotos» personalizados, gracias a Microsoft Copilot Studio.

Anunciada recientemente, Copilot Studio es una herramienta low-code para personalizar Copilot para Microsoft 365 que estará incluida en la suite, para que las empresas puedan generar sus propios copilotos. Ofrece diversas funciones de conversación, que van desde GPTs personalizados hasta plugins de IA generativa, entre otros elementos.

Con ellos, cada empresa podrá personalizar fácilmente Copilot para Microsoft 365 según sus necesidades particulares. También crear copilotos y GPTs personalizados, así como probarlos y publicarlos. Copilot Studio también permite gestionar y proteger la seguridad de todas las personalizaciones y copilotos creados, estableciendo permisos de acceso, controles de usuario o analíticas, entre otros elementos.

Copilot Studio está desarrollado a partir de Power Virtual Agents, y se integra con Microsoft Azure OpenAI Studio, Azure Cognitive Services, Azure Bot Service y otras tecnologías de IA conversacional de Microsoft. Todo para que cada empresa cuente, tanto en la actualidad como en el futuro, y sin descuidar la seguridad y protección de sus datos, con las herramientas de IA generativa más adecuadas a sus necesidades y al trabajo que realizan sus empleados.

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